Excelは、データを効率的に整理および管理する際に不可欠なツールです。定期的に繰り返される作業では、情報を手動で入力するとすぐに時間がかかり、誤りが生じやすくなります。メンバー名や都市名などの同じ情報を頻繁に入力する必要がある場合は、独自の入力リストを作成することが合理的です。このガイドでは、Excelで独自の入力リストを数ステップで作成し、業務を大幅に効率化する方法を紹介します。
主な考えどころ
- Excelで独自の入力リストを作成することで時間を節約し、エラーを最小限に抑えることができます。
- 入力リストの作成は、「ユーザー定義リスト」のExcelオプションを使用して行います。
- 入力リストはいつでも追加、編集、削除が可能です。
ステップ1：Excelを開いてリストを作成する
まず、Excelを開いて今後頻繁に必要とするデータを考えます。この例では、メンバーのリストを使用し、次の名前で構成されています: アンナ、ピーター、ベッティーナ、ジェニファー、レネ、ハインツ、デイビッド。このリストを使用して後の入力機能をテストします。
ステップ2：Excelオプションを調整する
入力リストを作成するには、Excelオプションに移動する必要があります。「ファイル」をクリックし、「オプション」を選択します。新しいウィンドウが開き、Excelの完全な機能をカスタマイズできます。
ステップ3：ユーザー定義リストを見つける
オプションウィンドウの左側にさまざまなカテゴリが表示されます。「詳細」をクリックします。次に、最下部にある「ユーザー定義リスト」というセクションまでスクロールします。このカテゴリはしばしば隠されていますが、入力リストの必要な設定がそこにあります。
ステップ4：新しいリストを追加する
次に、リストを追加します。「新しいエントリを追加」をクリックします。ここで、事前に書き留めたメンバーの名前をテキストフィールドに入力します。使用する順序と同じ順序で入力することを確認してください。
ステップ5：リストのインポート
リストをインポートするには、メンバーの名前が記載されている範囲（例: A3からA9）を選択し、「追加」をクリックします。リストがすぐに表示されることがわかります。さらにメンバーを追加したい場合は、これらもテキストフィールドに追加して再度「追加」をクリックします。
ステップ6：入力リストを使用する
入力リストを追加したので、今後はExcelで直接使用できます。たとえば、セルに「ハインツ」と入力すると、Excelは自動的に入力リストから次の名前を提供します。セルの右下にある小さな四角形をドラッグすることで、他のセルに簡単に転送することができます。
ステップ7：リストの編集および削除
リストを将来更新または削除する必要がある場合は、再度「ファイル」-「オプション」-「詳細」に移動し、「ユーザー定義リスト」までスクロールします。編集または削除したいリストを選択し、「削除」をクリックして不要な場合は削除します。
ステップ8：再インポート
将来リストを再度使用する必要がある場合は、それは問題ありません。再びユーザー定義リストに移動し、A3からA9の範囲を選択し、リストをいつでも再度インポートできます。
ステップ9: 他のデータに適用する
メンバー名だけでなく、都市名や製品などの他のデータをリストに変換することもできます。手順は同じですので、さまざまな目的のために多くの入力リストを作成できます。
サマリー
Excelでの独自の入力リストを作成することは、繰り返しのデータを迅速に入力し、生産性を向上させる効果的な方法です。このガイドで説明されている手順に従って、必要に応じて簡単に入力リストを作成、編集、または削除することができます。
よくある質問
新しい入力リストをどのように追加できますか？Excelオプションに移動し、「ユーザー設定リスト」セクションを選択し、そこに新しいリストを追加します。
リストを削除できますか？はい、可能です。単に「ユーザー設定リスト」に戻り、削除したいリストを削除してください。
いくつの入力リストを作成できますか？固定の制限はなく、必要なだけ多くのリストを作成できます。
既存のリストを編集できますか？はい、Excelオプションを使っていつでも既存のリストを編集できます。
