Excelファイルでのメタデータには注意してください：安全な取り扱い

メタデータは、Excelファイルには潜在的なリスクがあり、特にファイルを共有したり機密情報を追加したりする場合に注意が必要です。これらの情報は常にすぐには見えないかもしれませんが、簡単な操作で開示される可能性があります。第三者に機密データが漏洩しないようにするためには、メタデータが何かを理解し、安全に編集または削除できることが重要です。

重要なポイント

• メタデータとは、ファイルに関する追加情報であり、しばしば個人情報や機密情報を含んでいます。
• Excelファイルから個人情報を削除するための簡単な方法があります。
• メタデータを適切に取り扱うことは、データ保護違反を回避するために重要です。

ステップバイステップガイド

まず、空のExcelテーブルを見てみましょう。空のテーブルを開いたとき、それは目立たないように見えるかもしれませんが、詳しく見てみましょう。

Excelファイルのプロパティを表示するには、ファイルシンボルを右クリックし、[プロパティ]を選択します。そこには「詳細」という項目があり、多くの情報が含まれています。通常、ここには説明文、タグ、さらにはファイルの作成者の名前などが含まれています。

最終保存日時と作成日時の詳細に特に注意を払うべきです。これらの情報には機密情報が含まれており、他の人に見られることは好ましくありません。このような詳細もファイルを共有する際に見える可能性があることを忘れないでください。

上司や顧客に編集されたファイルを渡す場合、古いコメントや以前の作成者情報など、恥ずかしい情報や機密情報が含まれているかもしれません。これらの情報を避けるためには、簡単に削除することができます。

詳細を表示する方法は、Excelファイルを再度開き、「ファイル」メニューから「プロパティ」を選択することです。さまざまなセクションの中で、ファイル名だけでなく、気づかなかったかもしれない他のメタデータも確認できます。

メタデータを効果的に削除するための最良の方法の1つは、保存前にファイルを見直すことです。ファイルを保存するか、PDFなど新しい形式にエクスポートするかにかかわらず、機密情報が含まれていないことを確認してください。

ファイルをPDFとして保存したい場合は、「ファイル」から「名前を付けて保存」を選択し、「PDF」を選択します。これにより、Excelファイルからメタデータを含まない新しいファイルが作成されます（物理的に印刷する場合は）

ファイルを送信する前にメタデータをクリーンアップする別のオプションもあります。[ファイル]メニュー内の「ワークブックを確認」の下にある「文書を確認」をクリックすると、個人情報を特定して削除することができます。クリックするだけで、ソフトウェアが存在するすべてのメタデータを通知し、削除するオプションを提供します。

すべての情報を削除した後は、ファイルを再度保存する必要があります。その後、プロパティを再度確認すると、すべての機密情報が消えていることがわかります。

ファイルが完全に匿名化されることを望む場合、ファイル作成日時と最後のアクセスは残ることに注意が必要です。しかし、これらの情報を含まない新しいファイルを作成するしかない場合もあります。コンテンツを新しいドキュメントにコピーしてください。

新しいドキュメントを別の名前で保存してください。これにより、新しいファイルに必要な情報だけが保存されます。

このファイルでも作成者データと作成日時を削除する必要があることに注意してください。通常、これらの情報は引き継がれる可能性があるためです。

これにより、古いファイルから新しいファイルに入れ替える際に、可能性のある恥ずかしいメタデータネットワークを避けることができます。特に職場のコンテキストでは、そのような危険があります。例として、生徒たちが古い資料を新しいファイルに置き換える際に、メタデータを適切に調整しないことが挙げられます。

要約

Officeファイルのメタデータを扱う際には慎重である必要があります。メタデータは文書の作成者や履歴に関する貴重な情報を提供しますが、外部に漏れてはいけない機密情報も含まれている可能性があります。これらの情報の編集および削除に関する知識は、機密データを保護し、不快な状況を回避するための鍵となります。