適切なツールと方法を使用すると、Excelでの作業が大幅に簡素化されます。特に、作成したワークブックを編集しにくい形式に変換し、改ざん防止するには、PDF形式が優れた選択肢です。このガイドでは、Excelファイルを順次PDFに変換して、お客様に簡単で明確に提示する方法について説明します。
重要な洞察
- 印刷機能または「名前を付けて保存」機能を使用して、Excelデータを直接PDFに変換できます。
- PDFに引き継がれる可能性のあるメタ情報に注意してください。
- PDF作成オプションにより、ファイルを希望通りにカスタマイズできます。
手順
ExcelファイルをPDFに変換する場合は、変換したいExcelファイルを開始してください。たとえば、既に準備されている労働時間記録ファイルを開きます。おそらく、PDFで表示したいロゴやその他の情報が含まれています。
情報の表示がPDFファイルで最適に行われることを確認するために、レイアウトのさまざまな側面を確認できます。余分な改ページを避けるために、ページの詳細をプレビューして拡大表示することが最適です。
残りの設定を行うためにページレイアウトに移動してください。ここで、表示を維持するか別のモードを選択するかを決定します。改ページにより、PDF出力がどのようになるかよく把握できます。
設定を完了したら、「ファイル」をクリックしてください。次のメニューから印刷オプションを選択します。「Microsoft Print to PDF」を使用して印刷することができます（Windows 10を使用している場合）。このプログラムがインストールされていない場合は、Microsoft Officeの最新バージョンか適切なPDF印刷プログラムを持っているか確認してください。
PDFを作成する際は、慎重に行ってください。特に機密性の高い情報や個人情報に関する場合は、PDFオプションで引き継がれるメタ情報やデータに注意し、外部のデータがファイルに入らないように確認してください。
ファイルを保存する一般的な方法は、「名前を付けて保存」機能を使用することです。希望の保存場所を選択し、ファイルを希望の形式で保存するためにPDF形式を選択してください。
次のダイアログボックスでは、追加オプションを設定できます。たとえば、ファイルのタイトルを入力し、PDFに他のPDFプログラムと互換性がある必要があるかどうかを指定できます。
また、含める情報や含めない情報を設定し、たとえば画像や印刷不可能な情報を除外するかを指定できます。エクスポートする要素の書式設定も考慮してください。
すべての情報が正しいと確信した場合は、「OK」をクリックしてください。これにより保存プロセスが開始されます。通常、Adobe AcrobatなどのPDFリーダーをインストールしている場合は、PDFファイルが自動的に開きます。
PDFの標準を使用することで、Excelを使用していない顧客でも開くことができる文書を共有できます。ファイルが必要なデータをユーザーフレンドリーな形式で提供するため、プロの表現を確保するのに特に役立ちます。
印刷オプションに関しては、PDFが要件に正確に一致するよう、サイズやレイアウトを変更することができます。用紙の形式を調整し、縦書きと横書きの間で選択することができます。
PDFをエクスポートする前に、すべての重要な情報（フォーマットを含む）が正しく転送されることを確認するために、印刷設定を確認してください。たとえば、A4用紙で縦方向に印刷したい場合は、それが適切に設定されていることを確認してください。
ファイルを保存した後、Explorerでお好きな場所に保存されているファイルを見つけるはずです。さまざまな保存方法の間でファイルサイズを比較して、あなたのニーズに最適な保存方法を選んだことを確認してください。
質問がある場合は、気軽にコメントで質問してください。必要なサポートを受けることができます。
要約
ExcelデータをPDFファイルとして保存することで、プレゼンテーションが容易になるだけでなく、重要な情報を保護できます。これらの手順を適用することで、作業ブックをユーザーフレンドリーで安全な形式に効果的に変換できます。
