Excelには、データ入力を最適化するための多くの便利な機能があります。これらの機能の一つがデータベースフォームです。この機能を使用すると、情報を構造化された方法で表に挿入および管理することができます。このチュートリアルでは、データベースフォームを使用して、表全体を直接編集せずに効率的にアイテムを追加および編集する方法を説明します。
重要なポイント Excelのデータベースフォームを使用すると、データを構造化して入力および編集することができます。新しいデータを追加したり、既存のデータを変更したりするための快適なユーザーインターフェースを提供します。また、フォームの呼び出し方、データの入力方法、データの検索方法なども学びます。
データベースフォームの使用手順
ステップ1: 商品リストの準備
データベースフォームを使用する前に、クリーンで良く構造化された商品リストが作成されていることを確認してください。このリストには、商品番号、製品名、価格、および在庫番号の列が含まれている必要があります。この例では、これらの項目をリストに追加しています。
ステップ2: データベースフォームの呼び出し
データベースフォームにアクセスする方法はさまざまあります。Excelの左上にある検索機能を使用する方法があります。検索フィールドに「フォーム」と入力してフォームを開始します。また、アクセスを迅速にするために、クイックアクセスツールバーにフォームを追加することもできます。「すべてのコマンド」に移動し、「フォーム」を検索して追加します。
ステップ3: フォームインターフェイスの使用
フォームを起動すると、商品番号、製品名、価格、および在庫番号のフィールドが表示されるわかりやすいユーザーインターフェースが表示されます。必要な情報を素早く入力するために、タブキーを使用してフィールド間を移動できます。
ステップ4: データ入力
これでデータの入力を開始することができます。たとえば、在庫管理担当者が商品番号25を検索する場合は、フォームで直接行うことができます。商品番号を入力してEnterキーを押すと、他のフィールドが自動的に入力され、製品名を追加または変更することができます。
ステップ5: 新しいデータレコードの作成
新しい商品を追加する場合は、「新規」をクリックするか、新しい商品番号を直接フィールドに入力します。製品名や価格などの他の情報も入力してください。入力を確認して新しいデータレコードを保存してください。
ステップ6: データの確認と編集
必要に応じて、既存の情報を確認または編集する必要がある場合は、データベースフォームを使用して移動します。移動するたびに現在のデータレコードが表示されます。データレコードを削除するには、該当するデータレコードに移動し、「削除」をクリックします。データレコードが正常に削除されたか確認してください。
ステップ7: 入力の完了
データの入力が完了したら、データベースフォームを閉じてください。入力したすべてのデータは、使用を終えると商品リストに追加され、いつでも情報にアクセスできるようになります。
まとめ
Excelのデータベースフォームの使用は、データ入力を簡素化し、構造化する素晴らしい方法です。わずかなクリックで新しいデータレコードを挿入したり、データを編集したりして、表で直接作業する必要はありません。これにより、より快適な入力方法が提供され、既存のデータを誤って変更する危険が軽減されます。
よくある質問
Excelのデータベースフォームにアクセスする方法は？検索機能を使用するか、クイックアクセスツールバーに追加します。
データベースフォームをカスタマイズできますか？Excelに標準で組み込まれているデータベースフォームは機能のカスタマイズができません。
フォームビューを保存できますか？はい、フォームを閉じると入力したすべてのデータが保存されます。
保存されていないデータはどうなりますか？保存されていないデータは失われますので、フォームを閉じる前にすべての入力を確認することが重要です。
特定のデータレコードを見つける方法は？商品番号やその他の基準でフォーム内で検索して、必要なデータレコードを素早く見つけることができます。
