定期的に封筒を印刷する必要がある場合、個人の招待状やビジネス文書のためであっても、このプロセスをできるだけ簡単かつ効率的に行いたいと思うでしょう。手作業で各封筒のフォーマットを行う代わりに、Wordの差し込み印刷機能を使用して、異なる受取人用に複数の封筒を自動的に生成することができます。この手順では、封筒を印刷し送付の準備をする方法を学びます。
主なポイント
- Wordの差し込み印刷を使用すると、自動的に複数の封筒を作成できます。
- 印刷を容易にするために、Excelテーブルから受取人データをインポートすることができます。
- Wordには、アドレスのフォーマットをカスタマイズするためのさまざまな機能が用意されています。
ステップバイステップガイド
まず、空のWord文書を開き、「差出人」タブに移動します。ここで「封筒」メニュー項目が見つかります。
「封筒」をクリックして、封筒とラベルのウィンドウを開きます。このウィンドウでは、差出人住所と受取人住所を入力できます。この例は、異なる受取人用に差し込み印刷を設定する方法を示しています。
複数の封筒を同時に印刷したい場合は、オプションに移動し、適切な封筒形式を選択します。デフォルトでは「DL」形式になっています。他の形式を使用したい場合はここで調整できます。
重要なことは、印刷オプションです。プリンターモデルによって封筒が挿入される方法が異なる場合があります。テスト印刷の前に、封筒がどのように挿入されるかを確認するために、A4用紙をテンプレートとして使用することが推奨されます。
すべてが正常であれば、「OK」をクリックして封筒を文書に追加します。これにより、差出人住所が表示され、受取人住所を入力する場所が用意されます。
次に、差し込み印刷のためのデータをインポートする準備が整います。受取人リストが含まれたExcelファイルをすでに用意しているはずです。このファイルには、名前、住所などの対応する列が含まれている必要があります。
Excelテーブルを閉じ、Wordに戻ります。「差し込み印刷開始」を選択し、「封筒」を選択します。Wordは、どの封筒を差し込み印刷に使用するか尋ねてきます。必要な封筒を選択してください。
「OK」をクリックすると、封筒が画面上に表示されます。"差出人"タブの下に、受取人を選択するオプションも表示されます。
ここで新しいリストを作成するか、Excelファイルを選択します。Excelファイルを選択し、使用するテーブルを確認してください。
すべての受取人が文書に表示されます。必要なデータが正確であるか確認するために、受取人リストを編集することができます。Wordでは、リストをフィルター処理したり、重複を削除したりすることもできます。
封筒のアドレスブロックを定義する準備が整いました。各封筒に表示されるアドレス要素をカスタマイズするには、「アドレスブロック」をクリックしてください。
国際郵便の場合のように、フォーマットの特定の要件がある場合は、これらの設定も調整できます。
すべての設定が完了したら、予備表示ウィンドウで封筒の外観が表示されます。変更を加えたい場合は、住所の位置を簡単に調整できます。
"完了して結合"をクリックすると、印刷ファイルを作成できます。また、封筒をメールに送信したり、新しいドキュメントに渡すこともできます。
これでWordが各封筒を作成したことが分かります。これらをプリンターに送信したり、必要に応じて削除できます。
これらの手順を通じて、Wordの差し込み印刷機能を活用して、複数の受取人向けに効率的に封筒を印刷する方法を学びました。
まとめ
先述の手順により、Wordで封筒を作成し、直接郵送の準備を整えるのに最適です。大量のデータを簡単に扱い、短時間で多数の個別封筒を印刷できます。
よくある質問
Wordで封筒を印刷する際に選択できるフォーマットは？標準の封筒フォーマットにはDL、C5、C6など一般的なサイズがあります。
差し込み印刷用の宛先リストをどのように調整できますか？Excelでリストを編集して、すべての関連データが正しいことを確認できます。
住所が正しく表示されない場合はどうすればよいですか？Excelテーブルの列名が正しく、Wordのアドレスブロックが正しく構成されていることを確認してください。
差し込み印刷後に封筒を編集できますか？はい、印刷前に新しいドキュメントで生成された封筒を編集できます。
封筒をメールで送信できますか？はい、Wordで設定を行うことで、封筒を直接メールで送信することができます。
