複数の受信者に個別の挨拶 を含む個人的な手紙 を送りたいですか？ Microsoft Wordの差し込み印刷 機能を使用すれば、迅速かつ簡単に実現できます。このガイドでは、Excelテーブルを使用して受信者を定義し、「氏」や「女性」などの異なる挨拶形式を正しく使用する方法を示します。さあ、効果的な差し込み印刷を作成する手順に直接取り掛かりましょう。
主な発見
- Wordで差し込み印刷を作成およびカスタマイズする方法を学びます。
- Excelリストの使用により、受信者データの簡単な管理が可能です。
- 挨拶形式をダイナミックに調整することで、個人的なニュアンスを付加できます。
ステップバイステップガイド
Wordで差し込み印刷を作成するには、以下の手順に従います。
ステップ1: 差し込み印刷を開始
まず、Microsoft Wordを開きます。[差し込み印刷]タブに移動し、「差し込み印刷の開始」オプションを選択します。「手紙」をクリックして、差し込み印刷プロセスを開始します。
ステップ2: 受信者リストを選択
次に、受信者リストを選択する必要があります。新しいリストの入力、既存のリストの使用、またはOutlookの連絡先の選択のいずれかを選択できます。このガイドでは、デスクトップに保存されたExcelテーブルを使用します。
ステップ3: 受信者データの編集
今、受信者リストを編集できます。例として、私たちのガイドでは「Adressenliste.xls」というデータソースを使用して、アドレスを追加したり、重複を検索したり、特定の基準でフィルタリングしたりできます。姓、名前、挨拶の概要が表示されます。
ステップ4: 住所ブロックを追加
今、[住所ブロック]を追加して、適切な挨拶と住所フィールドを選択します。Wordはフィールドを自動的に認識するため、必要な情報が簡単に取り込まれます。
ステップ5: プレビューを確認
手紙のプレビューを確認することが重要です。アドレスやその他のコンテンツが手紙にどのように表示されるかを確認できます。「プレビュー結果を表示」をクリックして、すべてが正しく配置されていることを確認してください。
ステップ6: 件名と日付を追加
今、準備されたドキュメントに手紙の件名を挿入できます。例えば、「テスト差し込み印刷」を入力し、日付を追加します。これにより、手紙に正式な構造が与えられます。
ステップ7: ダイナミックな挨拶を挿入
挨拶を調整するための大文字のコマンドを使用します。この機能を使用すると、「拝啓」や「御社の女性」などの間の差をExcelリスト内のデータに基づいて区別できます。
ステップ8: 差し込み印刷を継続
必要に応じて、手紙の本文を作成します。すべての受信者に適用されるジェネリックなテキストを書くことができます。包括的で魅力的な言葉遣いを心がけてください。
ステップ9: エラーチェックを実施
差し込み印刷を完了する前に、エラーチェックを行います。個々のアドレスを確認し、挨拶の形式やアドレスデータに誤りがないことを確認できます。
ステップ10: シリーズメールの印刷または送信
あなたのシリーズメールが完全で見栄えが良いと分かったら、「送信」タブに戻り、「完了して結合」をクリックします。そこで、文書を印刷したり、メールで送ったり、文書を保存して後で編集するオプションがあります。
ステップ11: 追加フィールドの挿入
必要に応じて、例えば電話番号など、カスタムフィールドを手紙に組み込むことができます。追加のパーソナライズ価値を生み出すために、Excelファイルから適切な列を選択してください。
ステップ12: 完了
これらすべてのステップを経て、シリーズメールが正常に作成されました。今すぐ文書を保存し、必要に応じて送信するか印刷できます。
要約
このガイドでは、Microsoft Wordを使用してシリーズメールを簡単かつ効果的に作成する方法を学びました。宛先リストの選択から個別の挨拶まで全プロセスを経て、手紙の最終編集と印刷、送信ができるようになりました。
よくある質問
Wordでシリーズ印刷を開始するには？「送信」タブに移動し、「シリーズ印刷を開始」、次に「手紙」を選択します。
宛先リストをどのように編集しますか？データソースにアクセスして、アドレスの追加、重複の削除、基準に基づいてフィルタリングを行うことができます。
異なる挨拶形式を使用できますか？はい、Excelリストのデータに基づいて動的な挨拶をWordで作成できます。
シリーズメールをどのように印刷しますか？「送信」に移動し、「完了して結合」をクリックし、「文書を印刷」を選択します。
