Wordでのトラッキングと変更

テキスト文書の協力は、複数の人が同時にまたは順番に作業する場合など、時には課題となることがあります。しかし、マイクロソフトワードのトラッキング機能を使用すると、プロセスが大幅に効率化されます。変更を行い、それがすべての関係者に表示されるようにすることができます。このガイドでは、Wordのトラッキング機能を効果的に活用して、リビジョンを簡単に管理する方法を示します。

主なポイント

• Wordでの変更をリアルタイムでトラッキングできます。
• 変更を受け入れるか拒否することで、すべての編集内容を追跡可能に保ちます。
• コメントを使用することで、著者間のコミュニケーションが容易になります。

Wordでの変更のトラッキングを有効にする

トラッキング機能を使用するには、まず有効にする必要があります。これは「レビュー」タブで行います。

「トラッキング」ボタンをクリックします。また、文書全体のトラッキングをブロックして、トラッキングなしでの追加変更を防ぐこともできます。

注意：トラッキングが有効になっていると、行ったすべての変更が別の色でマークされ、簡単に認識できます。

テキストの変更を行う

これで、ドキュメント内で変更を行う準備が整いました。たとえば、テキストを削除したり新しいテキストを追加したりすることができます。これらの変更は自動的に記録されます。

単語やテキスト行を変更すると、その部分が赤くマークされて取り消し線が引かれ、新しい入力が表示されます。

変更内容がすべての関係者によって見逃されないようにするために、これは特に役立ちます。

変更を受け入れるか拒否する

変更内容を行った後、校正者や文書作成者がこれらの変更を受け入れるべきかどうかを決定することができます。

変更を受け入れるには、「受け入れ」をクリックするだけです。不要な変更がある場合は、いつでも「拒否」をクリックして元のテキスト部分を復元することができます。

この機能により、変更が承認されたか拒否されたかが明確に把握できます。

改訂コメントの活用

さらに便利な機能として、コメント機能があります。テキスト部分を選択してコメントを追加することで、ユーザー間のコミュニケーションがスムーズになります。

ドキュメント内の追加したい箇所をクリックしてコメントを追加できます。他の編集者はこのコメントに直接返信したり質問したりできます。

行った変更内容を全体的に把握するには、表示を調整し、すべての変更またはコメントのみを表示することができます。

変更とコメントの表示と管理

リビジョンエリアでは、すべての変更とコメントをコンパクトなリストで確認できます。変更内容や未解決のコメントを把握できます。

水平表示や垂直表示など、表示を必要に応じて調整することで、ドキュメントの状態を迅速に把握できます。

この柔軟性は、文書の状態を迅速に把握するのに非常に便利です。

文書を戻して最終確認

編集後、文書を送り返すことができます。文書を最終的に確認する前に、最後の変更をもう一度確認する機会があります。

変更を承認または却下するボタンを使用して、すべての変更があなたの考えに合致していることを確認してください。

例えば、特定の変更を拒否した場合、変更はすぐに取り消され、元の単語が保持されます。

まとめ

Microsoft Wordの変更履歴とコメント機能は、複数の人が文書に取り組む場合に非常に便利です。変更を追跡し、文書に影響を与える決定をする機会を常に持つことができます。透明なコミュニケーションと変更の明確な文書化により、再編集はより簡単かつ効率的になります。