文書を編集することは多くの場面で諸刃の剣となります。特にWord文書に機密情報が含まれている場合、意図しない変更が行われないように確認したいと思うでしょう。このガイドでは、Word文書を効果的に保護する方法を学んでいきます。元の内容を保持しながら送信する際に変更を加えられないようにするには、特に役立ちます。さっそく手順に進んでみましょう。
最も重要なポイント
- Word文書の編集をさまざまなオプションで制限することができます。
- 変更へのアクセスを制限するためにパスワードを使用できます。
- 特定のユーザーのために例外を設けることができます。
ステップバイステップガイド
ステップ1: 「レビュー」メニューを開く
Word文書を意図しない変更から保護するためには、まず「レビュー」メニューを開く必要があります。これは編集制限を有効にするための最初のステップです。Wordの上部バーにメニューがあります。
ステップ2: 編集を制限する
「レビュー」メニューに移動して「編集を制限する」オプションを選択します。クリックすると、右側に新しいメニューが表示され、保護を有効にするためのさまざまな設定を行うことができます。
ステップ3: 編集制限の選択
今、ドキュメントで許可される編集の種類を設定できます。変更の許可、フォームの記入、コメントの編集など、さまざまなオプションから選択できます。ドキュメントを完全に読み取り専用にしたい場合は、「変更を許可しない」を選択します。
ステップ4: 例外の追加
特定のユーザーのために例外を追加できる便利な機能があります。メールアドレスや同じドメインのユーザーを指定して、編集を実行できるようにすることができます。複数の人にドキュメントを送信し、一部に編集権限を与えたい場合に便利です。
ステップ5: 保護を適用する
設定を行ったら、保護を有効にする必要があります。 「はい、保護を適用する」をクリックします。 ここでパスワードを設定するように求められますので、後でドキュメントを編集する際に必要となるため、パスワードをよく覚えておくことが大切です。
ステップ6: ドキュメントの保存
パスワードの設定が完了したら、ドキュメントを保存してください。保護が有効になるため、ドキュメントを正しく保存することが重要です。保存後に変更が正しく反映されているかを確認してください。
ステップ7: 保護の確認
テストは重要なステップです。どこかをクリックしてドキュメントを編集しようとしてください。正しく保護が設定されていると、変更ができない旨を通知するメッセージが表示されます。
ステップ8: 保護を解除する
ドキュメントをさらに編集したい場合は、保護を解除する必要があります。再び「レビュー」メニューに移動し、「保護を解除」オプションを選択します。これで、ドキュメントを編集できるようになります。
ステップ9: ドキュメントの再保存
必要な変更を加えた後、ドキュメントを再度保存してください。これにより、すべての調整が反映されることが保証されます。
要約
このステップバイステップガイドで、Word文書を望まない変更から保護する方法を学びました。編集制限の適切な適用とパスワードの設定により、文書が送信や共有される際に元の状態を維持することができます。履歴書や他の個人文書などの機密データには特に重要です。
