プロジェクトの進捗を定期的に確認することは、成功を収めるために不可欠なプロジェクト管理の要素です。このチュートリアルでは、MS Projectを使用してプロジェクトの進捗を確認および調整する方法を段階的に説明します。さまざまなビューの活用方法、プロジェクト計画に基づく進捗データの入力方法、および基本計画の設定方法について学びます。これにより、実績と計画の状況を比較できるようになります。
重要なポイント
- MS Projectで進捗を確認するには、「ガントチャート監視ビュー」に切り替えます。
- 個々のタスクの進捗を記入して、プロジェクト全体の進捗を示します。
- 進行記録を入力する前に、基本計画を設定することを忘れず、比較可能な状態を確保します。
ステップバイステップガイド
1. 監視用ガントチャートを有効にする
プロジェクトの進捗を正確に把握するには、最初に適切な形式を選択する必要があります。「タスク」タブに移動して、左側の部分で「ガントチャート監視」を選択します。この選択肢により、プロジェクトの状況の概要が表示され、今後の分析に重要です。
2. 進捗データを入力する
ガントチャート監視ビューで進捗データの入力を開始できます。確認したい各タスクをクリックします。これにより、パーセンテージの完了が表示されます。それぞれのタスクのどれだけが完了したかが明確にわかるよう、パーセンテージを調整できます。
3. パーセンテージを調整する
タスクを選択してから、進捗率を変更できます。たとえば、「ブレインストーミング」が100%完了したことに気付いたら、「100%」と入力します。これにより、プロジェクトが適切に更新されることが保証されます。
4. イベントの状態を監視する
パーセンテージを入力する際には、進捗の色付けが表示されることを確認してください。100%未満の値は赤色で表示され、100%は青で表示されます。この視覚的指標により、まだ完了していないプロジェクトの部分を迅速に把握できます。
5. 進捗を正常としてマークする
進捗の入力を調整したい場合は、進捗を正常としてマークすることもできます。進捗データを入力した後にこの手順を実行します。「タスク」横のパーセンテージをクリックします。これにより、MS Projectがそれらがスケジュール内であるとマークします。
6. プロジェクトを調整する
プロジェクトのスケジュールが変更された場合、タスクの期間および残りの期間を適切に調整できます。たとえば、開始日が29日から30日に変更された場合、プロジェクト全体の期間がそれに応じて変更されることがわかります。
7. バッファ日数を考慮に入れる
バッファ日数を効果的に利用することを心がけてください。バッファ日数があるにもかかわらず使用されていない場合、スケジュールに変更がもたらされる可能性があります。開始時期や総作業期間など、すべての関連する情報が最新であることを確認してください。
8. 基本計画を設定する
進捗を入力する前に、基本計画を作成することが重要です。これを行うには、「プロジェクト」メニューに移動し、「基本計画を設定」を選択します。ここで基本計画を作成し、プロジェクトの元データを保持します。これにより、計画と実績の進捗を比較できる基盤が確立されます。
9. 実績と計画の比較を行う
基本計画を設定した後は、実績データを計画データと比較できます。これにより、プロジェクト管理の効率を把握し、プロジェクトを適切に保つために必要な調整を適時行えるようになります。
まとめ
MS Projectでのプロジェクトの進捗確認は、プロジェクト管理の重要な側面です。ガントチャート監視機能を適切に活用し、パーセンテージを調整することで、プロジェクトの進捗状況を常に把握できます。基本計画を作成することをためらわず、リアルな比較を行えるようにしましょう。これらの側面を組み合わせることで、プロジェクトを成功裏にかつ効率的に運営できます。
