プロジェクト作業では、自分の進捗状況を文書化して共有するために正しい方法を活用することが重要です。 MS Projectには、プロジェクトを保存およびエクスポートするための強力な機能が備わっており、効率的に作業し、他者と結果を共有するのに役立ちます。このガイドでは、プロジェクトのバックアップを作成し、さまざまな形式でエクスポートする方法を紹介しています。
主なポイント
MS Projectでのプロジェクト保存は簡単です。メニューの「ファイル」から行えます。
PDFを含むさまざまな形式でプロジェクトをエクスポートできます。
プロジェクト情報をメールで共有したり、SharePointと同期したりすることができます。
ステップバイステップガイド
プロジェクトを保存する
プロジェクトを開始し、上部メニューに移動します。プロジェクトを保存するには、「ファイル」をクリックし、「名前を付けて保存」を選択します。新しいウィンドウが開き、保存する場所を選択できます。 PCの特定のフォルダーを選択して、ファイルを保存したい場所を指定できます。 OneDriveなどのクラウドサービスに接続されている場合、そこに保存するオプションもあります。これにより、さまざまなデバイスからプロジェクトにアクセスできます。
保存場所の選択
選択ウィンドウを開いて、PCから特定のフォルダーをダブルクリックで選択できます。この機能により、プロジェクトを簡単に見つけるために整理されたままにできます。また、頻繁にこのプロジェクトにアクセスする場合には、選択したフォルダーが簡単にアクセスできるようにする必要があります。
プロジェクトをエクスポート
プロジェクトを保存した後、エクスポートするオプションがあります。 「共有」タブに移動してください。ここには、使用できるさまざまなオプションが表示されます。 最も一般的なエクスポートオプションの1つは、PDFファイルを作成することです。 このオプションを選択して、プロジェクトの概要を生成します。 このPDFは、プロジェクトを理解しやすい形式で共有できるようにします。
エクスポートの期間を選択
PDF生成が有効になったら、表示したい期間を選択できます。 返されるデータを正確に指定できます。 特定の期間やマイルストーンのみを強調したい場合に特に役立ちます。
ドキュメントを確認して保存する
選択を完了したら、ドキュメントを確認してください。 エクスポートには少し時間がかかる場合がありますが、選択した情報が正しく表示されているかどうかを確認します。 PDFは、プロジェクトの進捗状況や情報を文書化する便利な方法となります。
メール機能を利用する
MS Projectのもう1つの利点は、プロジェクトをメールで共有できることです。 「共有」タブに戻り、「プロジェクトをメールの添付ファイルとして送信」を選択します。 メールプログラムが自動的に開き、プロジェクトを送信したい連絡先を追加できます。 これにより、情報の共有が非常に簡単になります。
メールの送信
適切な受信者アドレスを入力し、メッセージを追加する場合は追加してください。 関連情報を追加したら、単純に「送信」をクリックしてください。 このようにして、他の人に最新のプロジェクトを受け取ってもらい、関係者が常に最新情報にアクセスできることを確認できます。
要約
MS Projectでのプロジェクトの保存とエクスポートはプロジェクト管理の重要な要素です。 前述の手順に従うことで、情報が正確に捉えられ、自分自身やチームが簡単にアクセスできるようになります。
