MS Visioで組織図を成功裏に作成する

組織図は、階層構造を表現するだけでなく、組織内の見やすさを促進する貴重なツールです。 MS Visio は、このようなダイアグラムを作成し、簡単に調整するための多様な機能を提供します。このガイドでは、Visio で効果的に組織図を作成して企業の構造を視覚的に表現する方法を紹介します。

主なポイント

• Visio にはさまざまな組織図のテンプレートが含まれています。
• ユーザーインターフェースには、レイアウトとデザインを調整するための特定のツールが備わっています。
• 個人的な要素を追加するために画像を挿入できます。
• Shapesの配置とサイズは柔軟に調整でき、お好みに合わせてカスタマイズできます。

ステップバイステップの手順

Visio を開いて新しいドキュメントを作成します。ホームページに移動し、「新規」を選択して新しいダイアグラムの編集領域を開きます。ここには、作業を容易にする多くのテンプレートが用意されています。

テンプレートのページで「組織図」をクリックします。また、Office のオンラインテンプレートを検索するオプションもあります。検索ボックスに「組織図」と入力して検索シンボルをクリックするか、Enter キーを押します。

次のダイアログボックスで新しい組織図を作成するかどうかを尋ねられます。部門図や階層図などの特別なテンプレートにもアクセスできます。まず部門図を選択して「作成」をクリックします。

テンプレートを作成した後、最初の組織構造が表示されます。従業員間の階層関係を示すために、Visio はいくつかの Shapes を自動的に図面に追加します。ユーザーインターフェースの左端には、組織図向けの特定の Shapes が表示されます。

これらの Shapes を単純にドラッグアンドドロップして図面に追加できます。表示される情報を調整するには、Shapes をクリックしてお好みに応じて編集できます。名前を入力するには Shape をクリックして、表現したい人物の名前を入力します。

たとえば、ここには CEO の名前が入ります。テキストフィールドをクリックして、希望する名前を入力します。Visio の Shapes を使用すると、従業員の画像を追加することもできます。単に画像ファイルをクリックして、画像を追加してください。

次に、レイアウトの調整方法を示します。水平や垂直のレイアウト形式を選択できます。たとえば、左揃えのレイアウトが必要な場合は、「レイアウト」メニューからこのオプションを選択します。個々の Shapes の間隔を調整し、情報だけでなく魅力的に見える組織図にします。

Shapes 間の矢印を調整する場合も簡単です。結合元を右クリックして、直線や曲線などの結合器の種類を変更できます。

また、線の色や太さを調整できます。塗りつぶしメニューは右側のフォーマット領域にあります。たとえば、青から赤に色を変更したり、線の太さを変更したりできます。

Shapes の外観や形状を変更したい場合は、Visio のさまざまなオプションを使用して、たとえば四角形の代わりに円形を選択することができます。Shapes の高さや幅を思いどおりに調整することも可能です。

常に最適なビューを確保するために、ウィンドウに合わせて表示を定期的に調整してください。右側の表示設定でこれを行うことができます。

組織図をさらに拡大したい場合は、いつでも新しいShapesを追加し、それらを適切に結合することができます。図形間に接続子を簡単に追加することで、階層を明確に示すことができます。

要約

このガイドでは、MS Visioでプロフェッショナルな組織図を作成する方法を学びました。テンプレートの選択からShapesの編集、レイアウトの調整まで、組織の階層構造を効果的かつ魅力的に表示するために十分に準備が整っています。