フローチャートを作成することは、プロセスを明確かつ効率的に表現するのに役立つ注目すべきスキルです。特にMS Visioの横断的なフローチャートは、異なる部門やその相互作用を視覚的に表現する機会を提供しています。このガイドでは、MS Visioで横断的なフローチャートを作成し、あなたのビジネスプロセスを効果的に可視化する方法を段階的に学ぶことができます。
主な洞察
- 横断的なフローチャートは、異なる部門間の相互作用を表示するのに役立ちます。
- MS Visioには、横断的なフローチャート向けの特別なシェイプが提供されています。
- 各シェイプのカスタマイズは、特定の要件に合わせて簡単に行うことができます。
ステップバイステップガイド
横断的なフローチャートを作成するには、次の手順に従ってください:
1. 空のフローチャートを作成する
最初に、空のフローチャートを作成する必要があります。MS Visioを開き、「標準フローチャート」カテゴリを選択します。新しい図面を開くために「作成」をクリックします。
2. シェイプを選択する
左側に必要なシェイプが表示されます。ここには標準フローチャートシェイプだけでなく、横断的なシェイプも含まれています。「フローチャート」カテゴリで必要なシェイプを選択して、ダイアグラムを作成します。
3. 責任範囲を追加する
次に責任範囲を追加します。横断的なフローチャートシェイプを選択すると、新しいタブが表示されます。ここでは、たとえば物流など、プロセスに関与する部門を視覚化できます。
4. 機能領域を実装する
今度は、図にさらに機能領域を表示します。機能を選択し、制御キーを押しながら下に引っ張って複製するだけで簡単にできます。たとえば、顧客の価格情報が処理される「営業部門」としてラベルを変更します。
5. 他の部門を追加する
次に、コントロールを担当する財務部門を追加します。この時点で、図には合計で4つの機能部門が含まれるはずです。これらの領域内で、特定のプロセス要素を追加します。
6. 区切り線を使用する
プロセスの異なる段階を明確にするために、区切り線を追加できます。たとえば、プロセスが月初めに始まり、月の5日に終了する場合があります。シンプルな区切り線は、これを視覚的に表現するのに役立ちます。
7. 図形を複製する
同様の図を並行して作成する場合は、現在の図面を複製できます。これにより、すぐにコピーを作成し、新しい情報を追加できます。
8. 配置を調整する
シェイプを追加したあと、図が水平または垂直に配置されるかどうかを決定できます。MS Visioのフォーマットオプションを使って配置を簡単に変更できます。
9. 図形を編集する
最後に、各シェイプの編集に移ります。テキストをクリアに表示するためにフォントサイズを変更したり、テキストを変更したりすることができます。「物流」の場合、「数量計画」に変更することができます。
10. 追加のプロセスステップを統合する
次に、ダイアグラムに次のステップを追加します。まずは顧客価格分析を表す「営業部門」から始めます。すべてが読みやすいように、適切にフォントサイズを調整することが重要です。
11. 終了と最終分析
コントローリングから最終的な売上分析が行われ、他の部門の情報に基づいています。計算後、データをレポーティングツールにアップロードしたり、経営陣向けのプレゼンテーションを作成することができます。
12. プロセス終了を視覚化する
プロセスを終了させるために「End」の形状を追加し、プロセスを完了させます。様々な横断的なワークフローをグラフィカルにまとめ、必要に応じて変更を加えることができます。
13. フォーマットスタイルを適用する
MS Visioにはさまざまなフォーマットスタイルが用意されており、ダイアグラムの見た目を向上させるために利用できます。異なるスタイルオプションを検討し、プレゼンテーションに最も適したものを選択してください。
14. タイトルと区切り記号の調整
フォーマットスタイルに加えて、区切り記号やそれに適したラベルの調整も行えます。プロセスの段階を明確に表現したプロフェッショナルなダイアグラムを作成できる機会をお楽しみください！
まとめ
MS Visioで横断的なフローチャートを作成することにより、異なる企業部門の相互作用やプロセスを視覚化するだけでなく、これらのデータを効率的に分析・共有することができます。形状、区切り記号、および調整を活用することで、プロセスを最適に表現し、部門間のコミュニケーションを促進できます。
