Googleドキュメントをダウンロードしてコピーする

Google Docsの文書をコピーまたはダウンロードしたいが、どのようにすれば良いかわからない？このガイドでは、プロセスをステップバイステップで説明します。同僚や個人用に文書をバックアップしたい場合でも、すべてを知ることができます。

主な発見

• 文書を簡単にコピーして名前を変更できます。
• Microsoft WordやPDFなど、さまざまな形式でダウンロードできます。
• 文書を共有し、特定のユーザーにアクセス権を与えることができます。

文書をコピー

文書をコピーするには、メニューバーに移動して「ファイル」をクリックします。そこで「コピーを作成」オプションを選択できます。このステップにより、現在の文書が直接コピーされます。これを行うと、標準で「[Document Name]のコピー」という名前の新しい文書が作成されます。すぐに名前を変更して、コピーには明確なラベルが付けられるようにします。

例：「コピー1」という名前ではなく、「Fabio用コピー」として名前を付けることができます。これにより、ファイルを整理するのに役立ちます。

コピーを特定のユーザーにアクセス可能にするオプションもあります。複数のユーザーがいる場合、それぞれにアクセス権を与えることができます。これにより、同じ文書の複数のバージョンを管理する際に便利です。

次に、新しい文書を保存するフォルダを指定するように求められます。既存のフォルダを選択するか、例えば「コピー」という名前の新しいフォルダを作成することができます。これは、文書をきちんと整理するのに便利です。

これは、異なる人々とプロジェクトで協力している場合に便利です。各ユーザーが自分の部分を編集できるようにすることができるためです。

文書をダウンロード

今度は文書をダウンロードする方法についてです。再度、「ファイル」メニューに移動します。そこでいくつかの選択肢が表示されます。さまざまな形式で提供される「ダウンロード」オプションを選択します。

最も一般的なオプションの1つは、Microsoft Word文書としてのダウンロードです。Google Docs外で文書を編集したい場合に最適です。システムは、Google Docsで付けた名前と同じ名前で文書を保存します。

Microsoft Wordを持っていない場合、引き続きGoogle Docsで文書を編集したり、オンラインで保存したりすることができます。多くのユーザーにとって、共有やインターネット接続なしで編集するためにローカルコピーを持つことが有益な場合があります。

Microsoft Wordに加え、PDF、Open Document Format、HTMLなどさまざまな形式で文書をダウンロードすることができます。この多様性により、ほぼすべての要求に適した形式を選択できます。

例えば、eBookを執筆している場合、文書をHTMLとしてダウンロードすることが便利です。一般的には、他者に送る際にPDFをよく使用します。なぜなら、ほかの形式に比べて変更が少ないためです。

文書をメールで送信

次に、文書をメールで送信する方法についてです。再度、メニューの「ファイル」を選択します。メール機能を選択すると、新しいウィンドウが開き、例えば「Fabio」のような受信者を追加できます。

文書全体を添付ファイルとして送信する場合、PDF形式を使用することをお勧めします。受信者は編集できないコピーを受け取ることができます。

必要に応じて、受信者が編集可能な形式で文書を必要とする場合は、Word文書として送信してください。いずれにせよ、これらのオプションを柔軟に扱うことができます。

要約

このガイドでは、Google Docsでドキュメントをコピーしてダウンロードし、メールで送信する方法を学びました。プロセスは簡単であり、利用可能なさまざまな形式により、コラボレーション用または個人用に、ファイルが要件を満たすことを確認できます。