오늘날과 같이 빠르게 변화하는 세상에서는 효율성이 성공적인 커뮤니케이션의 핵심입니다. 편지 병합은 많은 수신자에게 개인화된 메시지를 보낼 수 있는 효과적인 도구입니다. 솔직히 말해서 편지에는 이메일은 꿈도 꿀 수 없는 100%의 열람률이 있습니다.

Microsoft Word는 간단하면서도 강력한 기능을 제공하여 단 몇 초 만에 메일 병합 편지를 효율적이고 빠르게 만들 수 있습니다. 이 가이드에서는 초대장, 뉴스레터 또는 정보 자료를 보내려는 경우 이 프로세스를 빠르고 쉽게 마스터하는 방법을 보여 드리겠습니다.

편지 병합의 정의와 사용 시기 이해하기

편지 병합은 하나의 편지나 문서를 작성하여 여러 수신자에게 한 번에 보낼 수 있는 강력한 커뮤니케이션 도구로, 각 수신자에 맞게 콘텐츠의 특정 부분을 맞춤 설정할 수 있습니다. 100명의 다른 사람들에게 이벤트 초대장을 보내야 한다고 상상해 보세요. 각 초대장을 개별적으로 작성하는 대신 편지 병합을 사용하면 메시지의 기본 개요를 작성하고 수신자의 이름, 주소 및 기타 개인화된 세부 정보와 같은 특정 정보를 자동으로 삽입할 수 있습니다.

양식 편지는 언제 사용되나요?

편지 병합은 다음과 같은 여러 시나리오에서 유용합니다.

• 마케팅 및 광고: 기업에서는 메일 병합 편지를 사용하여 고객층에게 맞춤화된 제안 및 정보를 보냅니다.
• 초대장: 비즈니스 행사, 결혼식, 생일 파티 등 어떤 경우에든 양식 편지를 사용하여 초대장을 일일이 디자인할 필요 없이 개인적인 느낌을 더할 수 있습니다.
• 정보 배포: 조직과 기관은 종종 메일 병합을 통해 회원이나 이해관계자에게 업데이트나 뉴스를 보냅니다.
• 교육: 교사와 학교는 종종 양식 편지를 사용하여 학생의 학부모에게 보고서나 정보를 보냅니다.

양식 편지를 사용하면 시간과 리소스를 절약할 수 있을 뿐만 아니라 일관되고 오류 없는 커뮤니케이션을 보장할 수 있습니다. 다음 섹션에서는 다음 프로젝트에서 이 강력한 기능을 활용할 수 있도록 Word에서 편지 병합을 만드는 과정을 안내해 드립니다.

데이터 소스 준비하기: 받는 사람 데이터를 Word로 가져오거나 기존 목록을 사용하는 방법

Word에서 편지 병합을 만들기 전에 데이터 소스를 준비하는 것이 중요합니다. 이 데이터 소스는 이름, 주소 및 편지에서 개인화하려는 기타 특정 세부 정보와 같은 수신자에 대한 정보 목록입니다. 데이터 소스를 효과적으로 준비하는 단계는 다음과 같습니다:

데이터 소스 선택: Excel 스프레드시트, Access 데이터베이스 또는 Outlook 연락처 등 다양한 유형의 데이터 소스를 사용할 수 있습니다. 가장 일반적이고 간단한 방법은 각 열이 다른 유형의 정보(예: 이름, 성, 주소 등)를 나타내고 각 행이 다른 수신자를 나타내는 Excel 스프레드시트를 사용하는 것입니다.

새 데이터 소스를 만듭니다: 아직 데이터 소스가 없는 경우에는 Word 또는 Excel에서 새 데이터 소스를 만들 수 있습니다. Excel에서는 관련 열 제목이 있는 간단한 표를 만들 수 있습니다. Word에서는 편지 병합 기능을 사용하여 새 목록을 만들고 관련 필드를 정의할 수 있습니다. 이렇게 하려면 '새 목록 입력'을 클릭합니다.

기존 데이터 소스 가져오기: 이미 데이터 소스가 있는 경우 해당 데이터 소스를 Word로 가져올 수 있습니다. 이렇게 하려면 편지 병합 마법사로 이동하여 기존 목록 사용 옵션을 선택합니다. 그런 다음 파일로 이동하여 파일을 가져옵니다.

데이터를 확인하고 정리합니다: 편지 병합을 진행하기 전에 데이터를 확인하고 데이터가 정확하고 일관성이 있는지 확인하는 것이 중요합니다. 중복을 제거하고 철자 오류를 수정하며 데이터가 올바른 형식인지 확인하세요. 이렇게 하려면 '받는 사람 목록 수정'을 클릭합니다.

데이터 소스를 Word 문서에 연결: 데이터 소스가 준비되면 바로 Word 문서에 연결할 수 있습니다. Word 편지 병합 메뉴에 데이터 소스를 선택할 수 있는 옵션이 있습니다. 링크가 설정되면 데이터 소스의 다양한 필드를 문서에 배치할 수 있습니다.

데이터 소스를 신중하게 준비하면 편지 병합을 만드는 과정이 원활하게 진행되어 최종 결과물이 최대한 개인화되고 정확해질 것입니다.

Word에서 편지 병합을 만드는 단계별 가이드

데이터 소스를 준비하고 Word에 연결했으면 실제 편지 병합 만들기 프로세스를 시작할 수 있습니다. 다음은 그 방법을 보여주는 간단한 단계별 가이드입니다:

1단계: 편지 병합 문서 설정

• 새 Word 문서를 엽니다.
• 사용 중인 Word 버전에 따라 "메일" 또는 "메일링" 메뉴 항목으로 이동합니다.
• '편지 병합 시작'을 선택하고 문서 유형(이 경우 편지)을 결정합니다.

2단계: 데이터 소스 선택

• "메일링" 탭에서 "받는 사람 선택"을 선택합니다.
• "기존 목록 사용"을 선택하고 이미 있는 경우 데이터 소스로 이동하거나 새 목록을 만듭니다.

3단계: 편지 병합 필드 삽입

• 문서에서 개인화된 필드(예: 받는 사람 이름)를 삽입하려는 지점에 커서를 놓습니다.
• '편지 병합 필드 삽입'을 클릭하고 데이터 소스에서 해당 필드(예: 이름)를 선택합니다.
• 개인화하려는 모든 필드(예: 성, 주소 등)에 대해 이 단계를 반복합니다.
• 전체 주소 블록을 직접 삽입할 수도 있습니다:

4단계: 미리보기 및 사용자 지정

• 미리보기 옵션을 사용하여 편지가 개별 수신자에게 어떻게 보이는지 확인하세요.
• 편지 병합 필드의 배치와 형식을 확인하고 필요한 경우 조정합니다.

5단계: 편지 병합 마무리

• 모든 것이 올바르게 보이면 '완료 및 병합'을 선택합니다.
• 문서를 직접 인쇄할지, 개별 문서로 저장할지, 이메일 메시지로 보낼지 선택할 수 있습니다.

6단계: 저장 및 인쇄

• 메일 병합 문서를 저장하여 향후 메일 발송에 재사용할 수 있도록 합니다.
• 필요에 따라 원하는 인쇄 옵션을 선택하여 편지를 인쇄하거나 디지털로 전송하세요.

개인화 및 발송

인쇄된 양식 편지는 매일 쏟아지는 디지털 커뮤니케이션의 홍수 속에서 돋보이는데, 복잡한 이메일 받은 편지함에서는 찾아보기 힘든 확실한 개인적 감성을 제공하기 때문입니다. 종종 더 가치 있고 사려 깊어 보이므로 수신자가 더 많은 주의를 기울이고 더 진지하게 받아들이도록 유도할 수 있습니다. 클릭 한 번으로 삭제할 수 있는 이메일과 달리 실제 편지는 촉각으로 느낄 수 있기 때문에 더 강렬하고 오래 남는 인상을 남깁니다.

또한 실제 편지는 받는 사람의 생활 공간에 존재하기 때문에 내용이 기억에 남을 가능성이 높습니다. 또한 인쇄된 편지를 개별적으로 디자인하고 개인화하면 받는 사람의 감사함을 느낄 수 있어 답장 의향도 높아집니다. 덧붙여서, 매달 Hello Fresh에서 구독을 다시 활성화하라는 편지를 받으면 마치 구독을 다시 시작하는 것 같은 기분이 듭니다. 그리고 바우처가 동봉되어 있어서 이메일로 요청했을 때보다 실제로 이 요청에 응할 의향이 더 큽니다. 헬로프레시가 왜 우편으로 이 작업을 하나요? 현재 너무 많은 이메일을 받고 있어서 프로모션 이메일을 처리할 시간이 없기 때문입니다. 재미있게도 편지는 완전히 다릅니다. 저는 정말 모든 편지를 열어보거든요 :-)

하지만 몇 가지 팁을 더 드리고 싶네요. Word에서 편지 병합을 만들었으면 마지막 단계는 개인화하여 보낼 준비를 하는 것입니다. 개인화는 단순히 이름을 삽입하는 것 이상으로 수신자의 응답을 크게 향상시킬 수 있습니다. 다음은 편지 병합을 효과적으로 개인화하여 보내기 위한 몇 가지 팁과 단계입니다:

개인화 팁

• 콘텐츠 관련성: 편지의 콘텐츠가 수신자와 관련이 있는지 확인하세요. 이는 관심 그룹이나 필요에 따라 데이터 소스를 세분화하여 달성할 수 있습니다.
• 인사말: 이름뿐만 아니라 수신자에 대해 가지고 있는 다른 개인화된 정보를 사용하여 관계를 맺으세요. 예를 들어, 자전거에 관심이 있는 그룹에게는 "자전거 친구 여러분"이라고 인사말을 작성합니다.
• 시각적 요소: 가능하면 수신자와 관련된 개인화된 이미지나 그래픽을 포함하세요. 이는 고급 편지 병합 옵션이나 전문 소프트웨어를 통해 가능합니다.
• 제안: 제안: 제안을 작성할 때는 수신자에게 맞춤화된 제안인지 확인하세요. 개인화된 오퍼는 응답률을 크게 향상시킬 수 있습니다.

발송 준비:

• 확인: 모든 개인화 요소가 올바른지 항상 최종 확인을 수행합니다. 종이 인쇄 테스트 또는 디지털 확인이 도움이 될 수 있습니다.
• 서식: 편지 병합의 형식이 메일 발송에 적합한지 확인하세요. 여기에는 크기, 용지 종류 및 인쇄 품질 확인이 포함됩니다.
• 우편 처리: 편지를 물리적으로 보내는 경우 접기, 봉투 넣기, 프랭킹 등의 측면을 고려하세요. 우편 처리 기계를 사용하면 이 과정을 빠르게 처리할 수 있습니다.
• 용지: 고급 용지를 사용하면 고급스러운 느낌과 전문성을 전달하여 수신자에 대한 감사를 강조하고 긍정적인 응답을 받을 가능성을 높일 수 있습니다.
• 디지털 옵션: 디지털 방식으로 편지를 보내는 경우 파일이 호환되는지, 수신자의 이메일 시스템에 과부하가 걸리지 않는지 확인하세요.

후속 조치:

• 피드백: 전용 랜딩 페이지나 추적 번호와 같이 피드백을 수집하거나 응답률을 측정할 수 있는 방법을 통합하는 것을 고려하세요.
• 최적화: 수집한 데이터를 사용하여 향후 메일을 최적화하세요. 효과가 좋았던 것은 그대로 유지하고, 덜 성공적이었던 것은 개선할 수 있습니다.

이러한 팁을 따르면 메일 병합이 단순한 메시지가 아니라 수신자와의 개인적인 관계를 형성하고 원하는 효과를 얻을 수 있는 효과적인 커뮤니케이션 방법이 될 수 있습니다.