Zoom 미팅 사전 계획하기: 이메일 전송을 위한 간단한 지침

Zoom은 회의를 계획하고 참가자를 집중적으로 초대하는 간편하고 효과적인 방법을 제공합니다. 이 안내서에서는 Zoom 회의를 미리 계획하고 해당 링크를 이메일로 발송하는 방법을 배웁니다.

중요한 결론

• 올바른 계획은 회의의 성공에 결정적입니다.
• 날짜, 시간 및 참가자와 같은 회의 세부정보를 설정할 수 있습니다.
• 이메일로 링크를 보낼 수 있는 기능은 참가자들에게 빠르고 효율적으로 정보를 제공하는 데 도움이 됩니다.

단계별 안내

Zoom 회의를 미리 계획하려면 다음 단계를 따르세요.

1. Zoom 회의 계획

Zoom 앱을 열고 "계획" 옵션을 선택합니다. 회의 세부정보를 설정할 수 있는 새 창으로 이동됩니다.

2. 회의 제목 설정

입력해야 할 첫 번째 필드는 회의 제목입니다. 모든 초대된 참가자가 주제를 즉시 알 수 있도록 명확하고 정확한 주제여야 합니다. 예를 들어 "7월 프로젝트 회의"나 "프로젝트 계획 XY"와 같이 입력할 수 있습니다.

3. 날짜와 시간 선택

회의의 날짜와 시간을 선택하세요. 미래의 특정 날짜를 선택할 수 있으며, 예를 들어 2023년 10월 31일 오전 10시와 같이 할 수 있습니다. 또한 회의의 대략적인 소요 시간도 고려해야 합니다. 이 경우에는 한 시간을 예상할 수 있습니다.

4. 주기적 회의 설정

정기적으로 회의를 계획하려면 반복 회의로 설정할 수 있습니다. 예를 들어 매주 토요일 오전 10시에 회의가 진행되도록 설정할 수 있습니다. 그러나 대부분의 경우 선택 사항이며 개인의 요구에 따라 다릅니다.

5. 시간대 설정

올바른 시간대가 선택되었는지 확인하세요. 이 예시에서는 가장 중요한 유럽 중앙 시민에게 관련된 "파리" 시간대를 선택했습니다.

6. 회의 ID 및 보안 코드 설정

회의 ID는 자동으로 생성됩니다. 추가적인 보안을 위해 보안 코드를 추가하여 보안 수준을 보장할 수 있습니다. 참가자가 전화나 회의 시스템을 통해 참여하려는 경우 이 코드가 필요합니다.

7. 대기실 구성

대기실은 참가자가 회의에 참석하기 전에 제어할 수 있는 흥미로운 기능입니다. 대기실을 활성화하거나 비활성화할 수 있습니다. 대기실이 활성화되어 있으면 각 참가자가 입장할 때까지 대기하고 승인해야 합니다.

8. 비디오 설정

회의 시작 시 호스트 및 참가자가 비디오를 활성화할지 여부를 결정하십시오. 한 사람이 회의를 계획하지만 참석하지 않는 경우 특히 유용할 수 있습니다.

9. 캘린더 옵션 선택

알림에 사용할 캘린더를 선택하세요. Outlook, Google 캘린더 및 기타 옵션 중에서 선택할 수 있습니다. 이 경우 Outlook을 선택했습니다.

10. 고급 설정 사용자 정의

고급 설정에서 추가 조건을 설정할 수 있습니다. 예를 들어 참가자가 호스트보다 먼저 회의에 참여할 수 있도록 설정할 수 있습니다. 새로운 참가자가 입장하면 즉시 음소거 설정 옵션도 활성화해야 합니다.

11. 회의 저장

모든 설정을 마치면 "저장"을 클릭하세요. 회의가 만들어지고 회의 링크를 표시할 수 있는 옵션이 제공됩니다.

12. 이메일로 링크 전송

링크를 전송하려면 복사하여 초대된 참가자들에게 이메일을 보낼 수 있습니다. Zoom 내에서 바로 초대할 수도 있지만 때로는 오류가 발생할 수 있습니다. 모든 참가자가 제때 링크를 수신하도록 보장하려면 링크를 수동으로 복사하여 자신의 이메일에 보내는 것이 좋습니다.

13. 이메일 전송 확인

이메일 프로그램으로 이동하여 초대가 성공적으로 전송되었는지 확인하십시오. 개인적인 이메일을 작성하여 초대한 사람에게 직접 링크를 보낼 수 있습니다.

14. 회의 참가

이제 모든 것이 준비되었고 초대된 사람들이 회의에 참가할 수 있습니다. 보낸 링크를 통해 누구든지 바로 회의에 참여할 수 있습니다.

요약

이러한 단계를 통해 Zoom 회의를 효과적으로 계획하고 모든 참가자가 제때 알림을 받도록 할 수 있습니다. 다양한 옵션과 설정을 통해 회의를 효율적이고 조직적으로 진행할 수 있습니다.