엑셀 파일의 메타데이터에 주의하세요: 안전한 처리

메타데이터는 Excel 파일에서 숨겨진 위험을 가질 수 있습니다, 특히 파일을 공유하거나 기밀 정보를 추가하는 경우. 이 정보들은 항상 즉시 보이지 않지만 간단한 조치로 전달될 수 있습니다. 민감한 데이터가 제3자에게 노출되지 않도록 보장하려면 메타데이터가 무엇이며 안전하게 편집 또는 제거하는 방법을 이해하는 것이 중요합니다.

주요 인사이트

• 메타데이터는 종종 개인적이거나 기밀 정보를 포함하는 파일의 추가 정보입니다.
• Excel 파일에서 개인 정보를 제거하는 간단한 방법이 있습니다.
• 메타데이터를 올바르게 다루는 것은 개인 정보 침해를 방지하는 데 중요합니다.

단계별 안내

먼저 빈 Excel 테이블을 살펴보겠습니다. 빈 테이블을 열었을 때는 무심코 보이지만 조금 더 자세히 살펴봅시다.

파일 아이콘에 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 "속성"을 선택하여 Excel 파일의 속성을 볼 수 있습니다. 여기에는 많은 정보가 담긴 "세부정보"란이 있습니다. 여기에는 설명 텍스트, 태그, 파일을 만든 작성자 이름 등이 포함될 수 있습니다.

최근 저장 정보 및 작성 날짜 정보에 특히 주목해야 합니다. 이러한 정보들은 기밀 정보를 노출시킬 수 있고, 다른 사람이 볼 수 없었으면 하는 정보일 수도 있습니다. 파일을 전달할 때도 이러한 세부 정보가 계속해서 보이는 것을 잊지 말아야 합니다.

상사나 고객에게 편집된 파일을 전달할 경우, 예전 코멘트나 이전 작성자 정보와 같은 낡은 정보나 기밀 정보가 포함될 수 있습니다. 이러한 정보를 피하려면 한 번의 클릭으로 제거할 수 있습니다.

다시 Excel 파일을 열어주세요. 메뉴에서 "파일"을 선택하고 "속성"을 클릭합니다. 다양한 영역 중에는 파일의 제목 뿐만 아니라 살펴보지 못한 다른 메타데이터도 확인할 수 있습니다.

메타데이터를 효과적으로 제거하는 가장 좋은 방법 중 하나는 저장 전 파일을 재검토하는 것입니다. 파일을 저장하거나 PDF와 같은 새로운 형식으로 내보낼 때 민감한 정보가 포함되지 않도록 주의하세요.

파일을 PDF로 저장하려면 "파일"에서 "다른 이름으로 저장"을 선택한 후 "PDF"를 선택합니다. 이렇게 하면 Excel 파일에서 메타데이터가 포함되지 않은 새 파일이 생성되며, 파일을 인쇄하면 더 이상 메타데이터가 드러나지 않습니다.

파일을 전송하기 전 메타데이터를 정리할 수 있는 다른 옵션도 있습니다. "파일" 메뉴의 "워크북 검사"에서 개인 정보를 식별하고 제거할 수 있습니다. 단순히 "문서 검토"를 클릭하면 모든 존재하는 메타데이터가 표시되며 제거할 수 있는 기회가 제공됩니다.

모든 정보를 제거한 후 파일을 다시 저장해야 합니다. 그러면 세부 정보를 다시 확인했을 때 모든 민감한 정보가 사라진 것을 알 수 있습니다.

작성 날짜와 가장 최근 접근 날짜는 파일의 일부이기 때문에 계속 남아 있지만 파일을 완전히 익명화하려면 새 파일을 생성해야 합니다. 내용을 새 문서로 복사하세요.

새 문서를 다른 이름으로 저장하세요. 이렇게 하면 새 파일에 원하는 정보만 저장되도록 보장됩니다.

이 파일에서도 작성자 데이터 및 생성 날짜를 삭제해야 합니다. 일반적으로 이러한 정보들은 함께 이동하기 때문입니다.

이렇게 하면 종종 부끄러울 수 있는 메타데이터 네트워크를 피할 수 있습니다. 특히 직장 환경에서 특히 신중해야 합니다. 예를 들어, 기존 자료를 새 파일로 교체하면서 메타데이터를 업데이트하지 않는 학생들과 같은 경우입니다.

요약

Office 파일의 메타데이터 다루기는 조심해야 합니다. 메타데이터는 문서 작성자 및 이력에 대한 유용한 정보를 제공할 수 있지만, 외부로 유출되어서는 안 될 중요 정보도 포함할 수 있습니다. 이러한 정보를 파악하고 삭제하는 것이 기밀 콘텐츠를 보호하고 불쾌한 상황을 피하는 열쇠입니다.