Word로 빠르고 쉽게 봉투를 인쇄하기

정기적으로 봉투를 인쇄해야 하는 경우 개인 초대나 비즈니스 통신을 위해이 프로세스를 가능한 간단하고 효율적으로 만들고 싶습니다. 각 봉투를 수동으로 서식 지정하는 대신 Word의 메일 병합 기능을 활용하여 여러 수신자에 대한 다양한 봉투를 자동으로 생성할 수 있습니다. 이 안내서에서 봉투를 인쇄하고 발송 준비하는 방법을 배우게 될 것입니다.

중요한 결론들

• Word의 메일 병합은 여러 봉투를 자동으로 생성할 수 있습니다.
• 엑셀 테이블에서 수신자 데이터를 가져와 인쇄를 용이하게 할 수 있습니다.
• Word는 주소 서식을 조정하는 다양한 기능을 제공합니다.

단계별 안내서

먼저 빈 Word 문서를 열고 "메일 병합" 탭으로 이동합니다. 여기서 '봉투' 항목을 찾을 수 있습니다.

"봉투"를 클릭하여 봉투 및 라벨 창을 엽니다. 이 창에서 발송자 주소와 수신자 주소를 입력할 수 있습니다. 이 예제에서는 여러 수신자용 메일 병합을 설정하는 방법을 보여줍니다.

여러 봉투를 동시에 인쇄하려면 옵션으로 이동하여 적합한 봉투 형식을 선택하십시오. 기본적으로 "DL" 형식이 설정되어 있습니다. 다른 형식을 사용하려는 경우 여기에서 조정할 수 있습니다.

고려해야 할 중요한 점은 인쇄 옵션입니다. 프린터 모델에 따라 봉투가 어떻게 투입되는지가 다를 수 있습니다. 어떻게 투입되는지 확인하려면 테스트 인쇄 전에 간단한 A4 용지를 사용하는 것이 좋습니다.

모두 준비되면 "확인"을 클릭하여 문서에 봉투를 추가하십시오. 이렇게 하면 발송자 주소와 수신자 주소가 있는 문서가 생성됩니다.

이제 메일 병합용 데이터를 가져오는 시간입니다. 이미 수신자 목록이 포함된 Excel 파일을 준비해 두어야 합니다. 이 파일에는 이름, 성, 주소 등의 열이 포함되어 있어야 합니다.

Excel 테이블을 닫고 Word로 돌아갑니다. "메일 병합 시작"을 선택한 다음 "봉투"를 선택합니다. Word에서 메일 병합에 어떤 봉투를 사용할지 묻습니다. 필요한 봉투를 선택하십시오.

"확인"을 클릭한 후 봉투가 화면에 표시됩니다. "메일 병합" 탭 밑에 수신자를 선택할 수 있는 옵션이 나타납니다.

여기서 새로운 목록을 만들거나 Excel 테이블을 선택할 수 있습니다. Excel 파일을 선택하고 사용하려는 테이블을 확인하십시오.

이제 문서에 모든 수신자가 표시됩니다. 필요한 데이터가 올바른지 확인하기 위해 수신자 목록을 편집할 수 있습니다. Word를 사용하여 목록을 필터링하거나 중복을 제거할 수도 있습니다.

이제 봉투용 주소 블록을 정의할 수 있습니다. "주소 블록"을 클릭하여 각 봉투에 표시될 주소 요소를 조정할 수 있습니다.

국제 우편물의 경우 국가를 특정해서 표시하는 등 특정 서식 요건이 있는 경우 해당 설정을 조정할 수 있습니다.

모두 설정한 후 미리보기 창에서 우편물이 어떻게 나타날지 확인할 수 있습니다. 수정하려면 주소 위치를 쉽게 조정할 수 있습니다.

"완료 및 병합"을 클릭하여 인쇄 파일을 만들 수 있습니다. 또한 우편물을 이메일로 보내거나 새 문서로 전달할 수도 있습니다.

이제 워드가 각각의 우편물을 생성했음을 확인하실 수 있습니다. 필요하면 프린터로 보내거나 삭제할 수 있습니다.

이러한 단계를 통해 여러 수신자를 위한 우편물을 효율적으로 인쇄하는 방법 및 워드의 동기 인쇄 기능을 활용하는 방법을 배우셨습니다.

요약

앞에서 설명한 단계로 워드에서 우편물을 만들고 즉시 발송할 준비가 되었습니다. 대량 데이터를 쉽게 처리하고 짧은 시간 내에 많은 맞춤 우편물을 인쇄할 수 있습니다.