워드에서 메일 병합 편지 만들기 - 간단한 안내서

여러 명에게 개인 편지를 보내고 개별적인 인사말을 지정하고 싶나요? Microsoft Word의 메일 병합 기능을 사용하면 이를 빠르고 간편하게 수행할 수 있습니다. 이 안내서는 Excel 표를 사용하여 수신자를 정의하고 "Mr." 또는 "Mrs."와 같은 다양한 인사말 양식을 올바르게 사용하는 방법을 안내합니다. 지금 바로 시작하여 효과적인 메일 병합을 위한 단계를 함께 살펴보겠습니다.

주요 포인트

• Word에서 메일 병합을 생성하고 조정하는 방법을 배웁니다.
• Excel 리스트 사용으로 수신자 데이터를 쉽게 관리할 수 있습니다.
• 개인적인 느낌을 주기 위해 인사말 형식을 동적으로 조정할 수 있습니다.

단계별 가이드

Word에서 메일 병합을 만들려면 다음 단계를 따르세요:

단계 1: 메일 병합 시작하기

먼저 Microsoft Word를 엽니다. "발송" 탭으로 이동한 후 "메일 병합 시작" 옵션을 선택합니다. 그리고 "편지"를 클릭하여 메일 병합 프로세스를 시작합니다.

단계 2: 수신자 목록 선택

그런 다음 수신자 목록을 선택해야 합니다. 새 목록 입력, 기존 목록 사용 또는 Outlook 연락처 선택 중 하나를 선택할 수 있습니다. 이 안내서에서는 데스크톱에 저장된 Excel 표를 사용합니다.

단계 3: 수신자 데이터 편집

이제 수신자 목록을 편집할 수 있습니다. '주소 목록.xls'와 같은 예시 안내서에서 데이터 소스를 통해 주소를 추가하거나 중복을 찾거나 특정 기준으로 필터링할 수 있습니다. 성, 이름 및 인사말에 대한 개요가 표시됩니다.

단계 4: 주소 블록 추가

이제 '주소 블록'을 추가하기 위해 '주소 블록'을 클릭하세요. 여기서 인사 및 주소에 대한 적절한 필드를 선택할 수 있습니다. 필요한 정보가 쉽게 가져와지도록 Word가 필드를 자동으로 인식합니다.

단계 5: 미리 보기 확인

편지의 미리 보기를 확인하는 것이 중요합니다. 주소 및 기타 내용이 편지에 어떻게 나타나는지 볼 수 있습니다. 모든 것이 올바르게 배치되었는지 확인하려면 '미리 보기 결과 표시'를 클릭하세요.

단계 6: 제목과 날짜 추가

이제 준비된 문서에 편지 제목을 추가할 수 있습니다. 예를 들어 "테스트 메일 병합"을 작성하고 날짜를 추가하세요. 이렇게 하면 편지가 공식적인 구조를 갖게 됩니다.

단계 7: 동적으로 인사말 삽입

대문자 명령을 사용하여 인사말을 조정하세요. 이 기능을 사용하면 Excel 표의 데이터에 따라 "Dear Sir"와 "Dear Madam" 사이를 구분할 수 있습니다.

단계 8: 메일 병합 계속하기

이제 필요에 따라 편지 내용을 작성하세요. 모든 수신자에게 적용되는 일반 텍스트를 작성할 수 있습니다. 포괄적이고 매력적으로 작성되었는지 확인하세요.

단계 9: 오류 확인

메일 병합을 완료하기 전에 오류를 확인해야 합니다. 각 주소를 클릭하여 인사 형식이나 주소 데이터에 오류가 없는지 확인하세요.

단계 10: 편지봉투 인쇄 또는 전송

이제 편지봉투가 완성되고 잘 보이면 “보내기” 탭으로 돌아가서 “완료 및 병합”을 클릭합니다. 거기서 문서를 인쇄하거나 이메일로 보내거나 추가 편집을 위해 문서를 저장할 수 있습니다.

단계 11: 추가 필드 삽입

필요한 경우 전화번호와 같은 추가 개별 필드를 편지에 통합할 수 있습니다. Excel 파일의 해당 열을 선택하여 추가적인 개인화를 만들 수 있습니다.

단계 12: 완료

모든 단계를 완료한 후 당신은 성공적으로 편지봉투를 작성했습니다. 이제 문서를 저장하고 원하는 대로 보내거나 인쇄할 수 있습니다.

요약

이 안내서를 통해 Microsoft Word로 간편하고 효과적으로 편지봉투를 만드는 방법을 배웠습니다. 방금 당신은 받는 사람 목록 선택부터 개인화된 인사말, 마지막 편집 및 편지 인쇄 또는 보내기까지 전체 프로세스를 거쳤습니다.