Šiame pagalbos straipsnyje apžvelgsime esminį profesionalios dokumentacijos komponentą - turinį. Gerai struktūrizuotas turinys "Word" programoje yra ne tik bet kokio dokumento figūrinė dalis, bet ir palengvina naršymą bei gerokai pagerina skaitomumą. Nesvarbu, ar tai būtų akademiniai darbai, verslo ataskaitos, ar asmeniniai projektai, gebėjimas efektyviai kurti turinį yra būtinas įgūdis.

Šiame pranešime pristatome du pagrindinius turinio lentelių kūrimo "Microsoft Word" programoje būdus: rankinį ir automatinį. Kiekvienas metodas turi savų privalumų ir naudojimo scenarijų, priklausomai nuo konkrečių jūsų dokumento reikalavimų ir asmeninių pageidavimų.

Rankiniu būdu kurdami TOC galite visiškai kontroliuoti turinio lentelę ir jos turinį. Šis metodas idealiai tinka, jei jūsų dokumento struktūra yra unikali arba jums reikia specialaus formatavimo, viršijančio standartines "Word" parinktis.

Kita vertus, automatinės turinio lentelės naudoja "Word" integruotas funkcijas antraštėms ir paantraštėms atpažinti ir pagal jas sukurti turinio lentelę. Šis metodas taupo laiką ir yra ypač naudingas dirbant su dideliais dokumentais, nes dokumento struktūros pakeitimai automatiškai atnaujinami turinio lentelėje.

Norėdami išsamiai paaiškinti abu metodus, siūlome ne tik rašytinį vadovą, bet ir aiškų vaizdo vadovą. Mūsų tikslas - suteikti jums reikiamų priemonių, kad galėtumėte sukurti turinį pagal savo pageidavimus, nepriklausomai nuo jūsų ankstesnių žinių. Nesvarbu, ar esate pradedantysis, ar patyręs "Word" naudotojas, mūsų pagalbos straipsnis padės jums pakelti savo dokumentus į aukštesnį lygį.

Turinio sukūrimas rankiniu būdu "Word" programoje

Rankinis dokumento turinys - tai paties sukurta dokumento struktūros ir turinio apžvalga. Skirtingai nuo automatinio turinio, kurį "Word" sukuria atpažindama ir apibendrindama antraštes ir paantraštes, rankinį turinį sukuria tik naudotojas. Tai reiškia, kad naudotojas pats įveda ir suformatuoja skyrių ar skirsnių pavadinimus ir atitinkamus puslapių numerius. Tai leidžia visiškai pritaikyti dizainą ir turinį, tačiau reikalauja daugiau pastangų, nes dokumento pakeitimai nėra automatiškai atnaujinami turinyje. Rankinis TOC ypač naudingas dokumentams, kuriems reikia specifinės ar netradicinės struktūros, kurios automatinis TOC negali tinkamai užfiksuoti. Tačiau daugeliu atvejų automatiniai TOC naudojami dėl patogumo.

Čia pateikiame vaizdo įrašą apie rankinio turinio sukūrimą (jis yra mokymo kurso "Word kursas pradedantiesiems: pagrindų mokymasis nuo A iki Z" dalis):

Teksto vadovėlis apie rankinį turinio rodyklę

1 veiksmas: paruoškite dokumentą

• Sudarykite teksto struktūrą: Prieš pradėdami rengti turinį, turėtumėte susisteminti tekstą. Dokumento struktūrai apibrėžti naudokite antraštes ir paantraštes.
• Suformatuokite antraštes: Paryškinkite antraštes ir pritaikykite stilius "1 antraštė", "2 antraštė" ir t. t. Tai padės "Word" atpažinti jūsų dokumento struktūrą.

2 veiksmas: pasirinkite turinio vietą

• Pradinis puslapis: Nuspręskite, kurioje vietoje turėtų būti rodomas turinys. Paprastai jis būna dokumento pradžioje.
• Naujas puslapis: Jei reikia, norimoje vietoje įterpkite naują puslapį paspausdami Ctrl + Enter.

3 veiksmas: Turinio įterpimas rankiniu būdu

• Eikite į skirtuką Nuorodos.
• Spustelėkite išskleidžiamąją rodyklę srityje Turinys ir pasirinkite Rankinis turinys.

4 veiksmas: Įrašų pridėjimas rankiniu būdu

• Įterpus rankinį turinį, metas įrašus pridėti rankiniu būdu.
• Įveskite tekstą: Įrašykite skyrių ar skirsnių pavadinimus taip, kaip jie pateikiami dokumente.
• Priskirkite puslapių numerius: Prie kiekvieno pavadinimo pridėkite atitinkamą puslapio numerį.
• Formatavimas: Naudokite skirtuko stoteles arba skirtuko klavišą, kad puslapių numerius išlygintumėte į dešinę, ir, jei norite, pridėkite vedamąją eilutę.

5 veiksmas: Atnaujinkite ir patikrinkite

• Net jei turinys yra rankinis, turėtumėte jį reguliariai tikrinti ir atnaujinti, ypač jei dokumente darote pakeitimus, kurie gali turėti įtakos puslapių numeriams.
• Norėdami atnaujinti turinį, turite rankiniu būdu pakoreguoti įrašus ir puslapių numerius, nes tai nėra atliekama automatiškai.

Patarimai dėl rankinio turinio:

• Išlaikykite nuoseklumą: Kad išlaikytumėte profesionalumą, įsitikinkite, kad turinio formatas yra nuoseklus.
• Naudokite hipersaitus: Skaitmeniniuose dokumentuose prie teksto antraščių galite pridėti hipersaitus, kad būtų lengviau naršyti. Tačiau tai reikia atlikti rankiniu būdu kiekvienam įrašui.

Atlikę šiuos veiksmus, "Word" programoje galite rankiniu būdu sukurti turinį, kuris būtų puikiai pritaikytas jūsų dokumentui. Šis procesas suteikia jums visišką turinio išvaizdos ir struktūros kontrolę. Turinį pravartu išsaugoti, kad visada turėtumėte jį po ranka kartu su kitais profesionaliais "Word" šablonais.

Automatinio turinio sukūrimas "Word" programoje

Automatinis turinys "Microsoft Word" programoje yra funkcija, leidžianti automatiškai sukurti ir atnaujinti turinį pagal dokumente naudojamą antraščių formatavimą. Programa "Word" atpažįsta naudotojo nustatytus antraščių lygius (pvz., 1 antraštė, 2 antraštė ir t. t.) ir sukuria struktūrizuotą turinio lentelę, kurioje pateikiami skyrių pavadinimai ir puslapių numeriai. Šią lentelę galima bet kada atnaujinti, kad būtų atspindėti dokumento pakeitimai, pavyzdžiui, pridedant ar pašalinant tekstą, perkeliant skyrius ar keičiant puslapių numerius. Automatinis turinys labai supaprastina dokumento kūrimą, pagerina naršymą dokumente ir suteikia jam profesionalią išvaizdą.

Čia pateikiame vaizdo įrašą apie automatinio turinio sukūrimą (jis yra mokymo kurso "Word kursas pradedantiesiems: išmokti pagrindų nuo A iki Z" dalis)::

Teksto pamoka apie automatinį turinį

1 žingsnis: antraščių formatavimas

Prieš kurdami automatinį turinį, turite įsitikinti, kad visos dokumento antraštės yra tinkamai suformatuotos naudojant "Word" integruotus stilius. Pagal šį formatavimą "Word" atpažįsta, kurios teksto dalys turėtų būti rodomos turinyje.

• Pasirinkite skyrių antraštes ir pritaikykite stilių "1 antraštė".
• Poskyriams naudokite stilių "Heading 2", "Heading 3" ir t. t.
• Šiuos stilius rasite pradžios skirtuke "Start", skiltyje "Stiliai".

2 žingsnis: Įterpkite turinį

Kai antraštės suformatuotos, galite įterpti turinį:

• Padėkite žymeklį ten, kur norite, kad būtų rodomas turinys, geriausia - dokumento pradžioje.
• Eikite į skirtuką "Nuorodos".
• Spustelėkite "Turinys" ir pasirinkite formatą iš siūlomų dizainų arba spustelėkite "Pasirinktinis turinys", kad pritaikytumėte papildomas parinktis.

3 žingsnis: Pritaikykite turinį

Jei pasirinksite "Pritaikytas turinys", galėsite koreguoti įvairius nustatymus:

• Nuspręskite, ar turi būti rodomi puslapių numeriai ir ar jie turi būti rodomi išlyginti dešinėje su vedančiosiomis eilutėmis.
• Pasirinkite, kiek lygių antraščių turėtų būti įtraukta į turinį.

Pasirinkę spauskite "OK" ir "Word" įterps turinį pagal jūsų antraštes.

4 veiksmas: atnaujinkite turinį

Jei po turinio įterpimo dokumente atliksite pakeitimų, pavyzdžiui, pridėsite ar ištrinsite antraštes arba pakeisite tekstą, turėsite atnaujinti turinį:

• Tiesiog spustelėkite turinį.
• Pasirodys mygtukas "Atnaujinti turinį". Spustelėkite jį.
• Pasirinkite, ar norite atnaujinti tik puslapių numerius, ar visą turinį.

Patarimai dėl automatinio turinio:

• Patikrinkite stilių lapus: įsitikinkite, kad visos antraštės suformatuotos nuosekliai pagal "Word" stilių lapus, kad turinyje būtų išvengta klaidų.
• Naudokite peržiūrą: Prieš įterpdami turinį, parinktyse galite peržiūrėti turinio peržiūrą. Tai padės įsivaizduoti, kaip jis atrodys.

Atlikę šiuos veiksmus, "Word" dokumente galite sukurti profesionaliai atrodantį automatinį turinio lentelę, kuri palengvins naršymą ir suteiks dokumentui struktūrizuotą vaizdą.