Šiandieninėje greitai besikeičiančioje pasaulyje efektyvumas yra sėkmingos komunikacijos raktas. Apaštališki laiškai yra efektyvus įrankis, skirtas siųsti asmeniškus pranešimus įvairiems gavėjams. Nesugundykime: laiškas turi 100% atidarymo rodiklį, kurio elektroninių laiškų tik sapnuoti gali.

„Microsoft Word“ siūlo paprastą, bet galingą funkciją, su kuria galite per kelias sekundes sukurti apaštališkus laiškus – efektyviai ir greitai. Nesvarbu, ar norite siųsti pakvietimus, naujienlaiškius ar informacinę medžiagą, šiame vadove parodyta, kaip šį procesą lengvai ir be vargo valdyti.

Suprasti, kas yra apaštališkas laiškas ir kada jį naudoti.

Apaštališkas laiškas yra galingas įrankis komunikacijos pasaulyje, leidžiantis jums sukurti vieną laišką ar dokumentą ir jį vienu metu siųsti keliems gavėjams, kurie yra asmeniškai pritaikyti kiekvienam gavėjui. Įsivaizduokite, kad turite pakviesti į įvykį šimtus skirtingų asmenų. Vietoj kiekvieno atskiro pakvietimo rašymo, apaštališkas laiškas leidžia jums sukurti pagrindinį jūsų pranešimo šabloną ir automatiškai įtraukti specifinę informaciją, tokia kaip gavėjo vardas, adresas ir kiti asmeniški detaliai.

Kada naudoti apaštališką laišką?

Apaštališki laiškai yra naudingi daugelyje scenarijų, pvz.:

• Marketingas ir reklama: Įmonės naudoja apaštališkus laiškus, kad asmeniškai siųstų pasiūlymus ir informaciją savo klientų bazės nariams.
• Pakvietimai: Ar tai būtų verslo renginiai, vestuvės ar gimtadieniai, su apaštališkais laiškais galite suteikti asmeniškumo bruožą, neprivalomai individualizuojant kiekvieną pakvietimą.
• Informacijos sklaida: Organizacijos ir institucijos dažnai siunčia atnaujinimus ar pranešimus savo nariams ar suinteresuotiems asmenims naudodamos apaštališkus laiškus.
• Švietimas: Mokytojai ir mokyklos dažnai siunčia ataskaitas ar informaciją apie jų mokinių tėvams naudodamos apaštališkus laiškus.

Apaštališkų laiškų naudojimas ne tik sutaupo laiką ir išteklius, bet taip pat užtikrina nuoseklų ir be klaidų bendravimą. Tolimesniuose skyriuose supažindinsime jus su apaštališko laiško „Word“ kūrimo procesu, kad galėtumėte pasinaudoti šia galinga funkcija savo sekančiame projekte.

Pasiruošimas duomenų šaltiniui: Kaip importuoti savo gavėjų duomenis į „Word“ arba naudoti esamą sąrašą

Prieš pradėdami kurti savo apaštališką laišką programoje „Word“, svarbu paruošti savo duomenų šaltinį. Šis duomenų šaltinis yra sąrašas su informacija apie jūsų gavėjus, tokia kaip vardai, adresai ir kitos specifinės detalės, kurias norite individualizuoti laiške. Štai žingsniai, kaip efektyviai paruošti savo duomenų šaltinį:

Duomenų šaltinio pasirinkimas: Galite naudoti įvairias duomenų šaltinių rūšis, įskaitant „Excel“ lentelės, „Access“ duomenų bazes ar net „Outlook“ adresų knygelę. Dažniausia ir paprasčiausiai būtų naudoti „Excel“ lentelę, kurioje kiekvienas stulpelis atstovauja skirtingam informacijos tipui (pvz., vardas, pavardė, adresas ir pan.) ir kiekviena eilutė atstovauja skirtingam gavėjui.

Naujo duomenų šaltinio kūrimas: Jei neturite jokio duomenų šaltinio, galite jį sukurti „Word“ ar „Excel“. „Excel“ tai būtų paprasta lentelė su svarbiausiomis stulpelių antraštėmis. „Word“ galite sukurti naują sąrašą naudodamiesi apaštališko laiško funkcijomis ir nurodydami atitinkamus laukus. Norėdami tai padaryti, spustelėkite „Įvesti naują sąrašą“.

Esamo duomenų šaltinio importavimas: Jei jau turite duomenų šaltinį, galite jį importuoti į „Word“. Norėdami tai padaryti, eikite į apaštališko laiško vedlį ir pasirinkite parinktį naudoti esamą sąrašą. Tada naršykite iki savo failo ir importuokite jį.

Duomenų patikrinimas ir valymas: Prieš tęsdami su apaštališku laišku, svarbu patikrinti duomenis ir įsitikinti, kad jie yra teisingi ir nuoseklūs. Pašalinkite dublikatus, ištaisykite rašybines klaidas ir užtikrinkite, kad duomenys būtų tinkamomis formatavimais. Norėdami tai padaryti, spustelėkite „Redaguoti gavėjų sąrašą“.

Duomenų šaltinio ryšio su jūsų „Word“ dokumentu nustatymas: Kai jūsų duomenų šaltinis yra paruoštas, galite jį susieti su savo „Word“ dokumentu. „Word“ apaštališko laiško meniu yra parinktis pasirinkti duomenų šaltinį. Kai ryšys sukurtas, galite įdėti skirtingus laukus iš savo duomenų šaltinio į savo dokumentą.

Rūpestingai paruošę duomenų šaltinį užtikrinsite, kad jūsų apaštališko laiško kūrimo procesas vyktų sklandžiai ir galutiniai produktai būtų kuo labiau individualizuoti ir tiksli.

Vers-by-step-vaizdo įrašas, kaip sukurti jūsų serijinį laišką „Word“

Po to, kai paruošėte savo duomenų šaltinį ir jį sujungėte su „Word“, galite pradėti tikrąjį serijinio laiško kūrimo procesą. Štai paprastas žingsnis-po-žingsnio nurodymas, kaip tai padaryti:

Žingsnis 1: „Serijinio laiško“ dokumento sukūrimas

• Atidarykite naują „Word“ dokumentą.
• Keliaukite į „Siuntiniai“ arba „Siuntiniai“, priklausomai nuo to, kurį „Word“ versiją naudojate.
• Pasirinkite „Pradėti serijinį laišką“ ir nuspręskite dėl dokumento tipo, šiuo atveju laiško.

Žingsnis 2: Pasirinkite savo duomenų šaltinį

• „Siuntinių“ skirtuke, pasirinkite „Pasirinkite gavėją“.
• Pasirinkite „Naudoti esamą sąrašą“ ir naršykite savo duomenų šaltinį, jei jau turite jį arba sukūrkite naują sąrašą.

Žingsnis 3: Įterpkite serijinio spausdinimo laukus

• Padėkite žymeklį dokumente, kur norite įterpti asmenišką lauką (pvz., gavėjo vardą).
• Paspauskite „Įterpti serijinio spausdinimo lauką“ ir pasirinkite atitinkamą lauką iš savo duomenų šaltinio (pvz., Vardas).
• Pakartokite šį žingsnį visiems laukams, kuriuos norite asmeniškai pritaikyti (pvz., Pavardė, Adresas, kt.).
• Tačiau taip pat galite tiesiog įterpti visą adresų bloką:

Žingsnis 4: Peržiūra ir prisitaikymai

• Panaudokite peržiūros parinktį, kad pamatytumėte, kaip laiškai atrodys atskiriems gavėjams.
• Patikrinkite serijinio spausdinimo laukų padėtį ir formatavimą bei, jei reikia, atlikite korekcijas.

Žingsnis 5: Baigti serijinių laiškų kūrimą

• Jei viskas atrodo teisingai, pasirinkite „Baigti ir susieti“.
• Jūs galite pasirinkti, ar norite tiesiogiai spausdinti dokumentus, įrašyti kaip atskirus dokumentus ar siųsti el. laiškus.

Žingsnis 6: Išsaugoti ir spausdinti

• Išsaugokite savo serijinio laiško dokumentą, kad galėtumėte jį vėliau naudoti.
• Pasirinkite norimą spausdinimo parinktį, kad galėtumėte gaminti savo laiškus ar juos siųsti skaitmeniškai, priklausomai nuo jūsų poreikių.

Asmeninimas ir siuntimas

Spausdinti serijiniai laiškai išsiskiria iš kasdieninio skaitmeninės komunikacijos srauto, nes jie suteikia apčiuopiamos, asmeniškos užuominos, kurios retai randamos perpildytame el. pašto dėžutėje. Jie dažnai atrodo vertingesni ir gerai apgalvoti, kas gali paskatinti gavėjus skirti jiems daugiau dėmesio ir juos rimtai priimti. Skirtingai nei el. laiškai, kuriuos galima ištrinti vienu paspaudimu, fizinių laiškų paliktas įspūdis yra stipresnis ir ilgiau trunkantis, nes juos galima haptiškai išgyventi.

Fizinis laiško buvimas realiame pasaulyje taip pat gali padidinti tikimybę, kad turinys bus pastebėtas, nes jis yra tiesiogine gavėjo gyvenamosios aplinkos sąveika. Be to, spausdinti serijiniai laiškai dėl individualaus dizaino ir asmeninimo gali sustiprinti gavėjo vertinimo jausmą, kas papildomai padidina reakcijos lygį. Beje, gavau jausmą, kad kiekvieną mėnesį gaunu laišką iš „Hello Fresh“, prašantys aktyvuoti mano prenumeratą. Ir su pridėtu kuponom man jaučiuosi linkęs būti palankesnis šiai prašymui nei jei jie būtų bandę tai padaryti elektroniniu paštu. Kodėl „Hello Fresh“ tai daro paštu? Nes šiuo metu gaunu tiek daug el. laiškų, kad neturiu laiko susitvarkyti su reklaminiais el. laiškais. Keistai, tai su laišku visiškai kitaip: čia iš tikrųjų atidaryčiau kiekvieną laišką :-)

Norėčiau su jumis pasidalinti keletu patarimų. Kai sukūrėte savo serijinį laišką „Word“, galutinis žingsnis yra jį asmeniškai pritaikyti ir paruošti siuntimui. Asmeniškumas yra didesnis nei tiesiog vardo įdėjimas ir gali ženkliai pagerinti jūsų gavėjų reakciją. Štai keletas patarimų ir žingsnių, kaip efektyviai asmeniškai pritaikyti savo serijinį laišką ir jį išsiųsti:

Asmeniškumo patarimai:

• Turinio reikšmingumas: Įsitikinkite, kad jūsų laiško turinys yra svarbus gavėjui. Tai galima pasiekti, išskirstant jūsų duomenų šaltinį pagal susiklosčiusias intereso grupes ar poreikius.
• Perskambinimas: Nenaudokite tik vardo, bet ir kitos asmeniškos informacijos, kurią turite apie gavėją, siekiant sukurti sąveiką. Pavyzdžiui: „Brangūs dviratininkai“ grupėms, kurios domisi dviračiais.
• Vizualiniai elementai: Įterpkite, jei įmanoma, asmeniškus paveikslus ar grafiką, kurie yra svarbūs gavėjui. Tai gali būti padaryta naudojantis pažangiomis serijinio spausdinimo parinktimis ar specializuota programa.
• Pasiūlymas: Jei darote pasiūlymą, įsitikinkite, kad jis pritaikytas gavėjui. Asmeniškas pasiūlymas gali ženkliai pagerinti atsakymo lygį.

Siuntimo paruošimas:

• Patikrinimas: Visada atlik patikrinimą, kad įsitikintum, jog visi asmeniški elementai yra teisingi. Čia gali padėti spausdinimo testas ant popieriaus arba skaitmeninis patikrinimas.
• Formatavimas: Įsitikink, kad serijinio laiško formatas yra tinkamas siuntimui. Tai apima dydžio, popieriaus tipo ir spaudos kokybės patikrinimą.
• Pašto tvarkymas: Jei siunčiate laiškus fiziškai, atkreipkite dėmesį į dalykus, kaip lankstymas, vokų įdėjimas ir antspaudavimas. Pašto tvarkymo įrenginiai gali pagreitinti šį procesą.
• Popierius: Naudokite aukštos kokybės popierių, nes tai suteikia prabangią išvaizdą ir profesionalumą, kurie pabrėžia vertinimą siųsti jam ir padidina teigiamo atsako tikimybę.
• Skaitmeninės galimybės: Siunčiant laiškus skaitmeniškai, įsitikink, kad failai yra suderinami ir gavėjų el. pašto sistemos nėra perkrautos.

Stebėjimas:

• Atsiliepimai: Svarstyk įtraukti būdą, kaip surinkti atsiliepimus ar įvertinti atsakymo lygį, pvz., specialų nukreipimo puslapį ar sekimo numerį.
• Optimizavimas: Panaudok surinktus duomenis, kad būtų galima optimizuoti būsimus serijinius laiškus. Tai, kas gerai veikė, gali būti išlaikyta, o tai, kas buvo mažiau sėkminga, gali būti patobulinta.

Sekdamas šiais patarimais, gali užtikrinti, kad tavo serijinis laiškas ne tik bus žinutė, bet ir veiksmingas komunikacijos būdas, kuris sukurs asmeninį ryšį su tavo gavėjais ir pasieks norimą poveikį.