Prieiga yra galingas įrankis, skirtas duomenims valdyti ir analizuoti. Ypač naudingi yra Užklausos, kurios rodo tik tuos įrašus, kurie atitinka tam tikrus kriterijus. Jei nori efektyviai dirbti su savo duomenimis, būtina įvaldyti filtravimo galimybes užklausose. Šiame vadove aš tau parodysiu žingsnis po žingsnio, kaip sukurti ir taikyti užklausas Access su įvairiais kriterijais.
Svarbiausios žinios
- Naudokite užklausas, kad tiksliai rodyti įrašus.
- Filtrų specifikacijos leidžia atlikti tikslesnę analizę.
- Vietos žymenų naudojimas plečia paieškos galimybes.
Žingsnis po žingsnio vadovas
Klientų duomenų importavimas
Pirmiausia tau reikės duomenų bazės. Šiame pavyzdyje mes importuosime Excel failą su Klientų duomenimis į Access.
Naviguok į išorinius duomenis ir pasirink „Excel“. Turėsi pasirinkti failą, kuris turi klientų duomenis, ir importuoti jį į „KLIENTAI“ lentelę. Patvirtink importo procesą.
Po sėkmingo importo tu pamatysi atnaujintą duomenų bazę su apie 20-25 klientų įrašais. Atkreipk dėmesį, ar duomenys rodomi teisingai, ir, jei reikia, atlik korekcijas.
Naujos užklausos kūrimas
Dabar pradėk procesą, kad sukurtum naują užklausą. Eik į užklausos dizainą ir pasirink „KLIENTAI“ lentelę, kurią ką tik importavai.
Tu gali pritaikyti peržiūrą, kad geriau priartintum ir pasirinktum reikiamus laukus. Mūsų atveju mums reikia vardo, pavardės ir gimimo datos. Taip pat pagalvok, ar adresas yra svarbus, ar ne – mūsų atveju jis nėra svarbus.
Dabar gali pradėti užklausą. Tu pamatysi duomenų struktūrą ir gali pritaikyti tvarką.
Filtravimas pagal kriterijus
Dabar bus įdomu: norėdami parodyti filtravimą, susitelksime į vardą. Nustatyk kriterijų, kad vardas prasideda didžiuoju „R“.
Naudok žvaigždutę (*) kaip vietos žymeklį, kad Access teisingai interpretuotų vardus. Tu būsi nustebintas, kaip lengva naudoti šiuos filtravimo kriterijus!
Pažiūrėk, kokie rezultatai. Tu turėtum pamatyti įvairius įrašus, kurie atitinka tavo kriterijų.
Išplėstos filtravimo galimybės
Tu gali taip pat derinti kelis kriterijus. Pavyzdžiui, dabar norėtum pridėti pavardę kaip papildomą kriterijų. Nustatyk kriterijų, kad pavardė prasideda „M“.
Atnaujinęs peržiūrą, tu pamatysi, kad užklausa dabar rodo visus atitinkamus duomenis, kurie prasideda šiomis raidėmis. Tai leidžia atlikti tikslesnę analizę.
Užklausos išsaugojimas
Po to, kai suformavote užklausą pagal savo norus, dabar atėjo laikas ją išsaugoti. Paspausk „Išsaugoti“ ir suteik užklausai pavadinimą, kuris apibūdina, kokius kriterijus tu naudodavai – pavyzdžiui, „Klientų užklausa su AM“.
Tai yra naudinga, jei vėliau nori sugrįžti, kad greitai vėl užklausai.
Rodyti įrašus su ypatingomis reikšmėmis
Jei pavyzdžiui, nori rodyti visus įrašus, kurie neturi pašto kodo, tai taip pat gali padaryti. Nustatyk kriterijų „yra nulis“.
Tada eik į „Patikrinti“ ir pažiūrėk, kurie įrašai bus rodomi. Jei tu nori rodyti tik įrašus su nurodytais pašto kodais, gali pakeisti filtrą į „ne nulis“.
Šiuo atveju svarbu atkreipti dėmesį, kad filtravimo sąlygos yra statiškos. Jei turi specialių reikalavimų, pavyzdžiui, derinimo su vietomis, reikės sukurti papildomus ryšius.
Santrauka – Užklausų valdymas su kriterijais Access sistemoje
Užklausų naudojimas Access yra efektyvus metodas, leidžiantis valdyti duomenų kiekį ir tikslingai išfiltruoti informaciją. Tu išmokai, kaip importuoti duomenis, kurti užklausas ir nustatyti specifinius filtrus. Sekdamas šiuos žingsnius, tu gali gerokai pagerinti savo duomenų analizę ir dirbti efektyviau.
Dažnai užduodami klausimai
Ką reiškia užklausos Access sistemoje?Užklausos yra selektyvus įrašų rodymas iš vienos ar kelių lentelių, remiantis kriterijais.
Kaip importuoti duomenis į Access?Duomenis galima importuoti per „Išorinius duomenis“ pasirinkus atitinkamą failo formatą.
Kaip išsaugoti užklausą Access sistemoje?Po užklausos sukūrimo gali ją išsaugoti su „Išsaugoti“ parinktimis ir suteikti jai prasmingą pavadinimą.
Kas turėčiau daryti, jei norėčiau pridėti specialius kriterijus?Gali naudoti įvairių laukų ir vietos žymenų derinius, kad nustatytum tikslesnius paieškos kriterijus.
Kokios filtravimo galimybės yra Access?Access leidžia filtruoti pagal reikšmes, kurios yra lygios, nelygios, nulis arba ne nulis, ir taip pat dirbti su vietos žymenimis.
