Sudarykite „Zoom“ susitikimą išankstinai: Paprastas nurodymas el. pašto išsiuntimui

Zoom siūlo paprastą ir efektyvų būdą planuoti pasitarimus ir kviečiant teilį sėkmingai. Šiame vadove sužinosite, kaip įvykdyti Zoom pasitarį ir išsiųsti atitinkamą nuorodą el. laišku.

Svarbiausios pastabos

• Tinkamas planavimas lemia sėkmingą pasitarimo eigą.
• Galite nustatyti pasitarimo informaciją, tokią kaip data, laikas ir dalyviai.
• Pateikiant nuorodas el. paštu, padedama greitai ir efektyviai informuoti dalyvius.

Etapai po etapo vadovas

Siekiant iš anksto suplanuoti Zoom pasitarį, vadovaukitės šiais veiksmais:

1. Planuoti Zoom pasitarį

Atidarykite Zoom programėlę ir pasirinkite „Planuoti“ galimybę. Jus nukreips į naują langą, kuriame galėsite nurodyti pasitarimo informaciją.

2. Nurodyti pasitarimo pavadinimą

Pirmas laukas, kurį turite užpildyti, yra pasitarimo pavadinimas. Jame turėtų būti aišku ir tiksli tema, kad visi pakviesti dalyviai iš karto žinotų, apie ką kalbama. Pavyzdžiui, galite įvesti „Liepos projekto aptarimas“ arba „XY projekto planavimas“.

3. Pasirinkti datą ir laiką

Dabar pasirinkite datą ir laiką savo pasitarimui. Galite nustatyti būsimą datą, pvz., 2023 m. spalio 31 d. 10 val. Būkite tikri, kad įvertinsite ir pasitarimo trukmę. Šiuo atveju galite numatyti valandą.

4. Nustatyti pasikartojančius pasitarimus

Jeigu norite numatyti reguliarius pasitarimus, turite galimybę juos nustatyti kaip pasikartojančius. Pavyzdžiui, galite nurodyti, kad šis pasitarimas vyks kiekvieną šeštadienį 10 val. Tai dažniausiai yra parinktinė išranka, priklausanti nuo jūsų poreikių.

5. Nustatyti laiko juostą

6. Nustatyti pasitarimo ID ir saugos kodą

Pasitarimo ID yra sukuriamas automatiškai. Taip pat galite pridėti saugos kodą, siekiant užtikrinti papildomą saugos lygį. Šis kodas bus naudojamas, jei dalyviai norės prisijungti telefonu ar konferenciniu sistemomis.

7. Konfigūruoti laukimo kambarį

Laukimo kambarys yra įdomi funkcija, kuri padeda jums kontroliuoti dalyvius prieš juos įleidžiant pasitarimą. Galite įjungti arba išjungti laukimo kamerą. Jei ji įjungta, kiekvieną dalyvį turėsite patvirtinti, prieš leidžiant jį įėjimui.

8. Nustatyti vaizdo nustatymus

(Pašalinat) tokia veikla bus ypač naudinga, jei asmuo organizuoja pasitarimą, tačiau pats joje nedalyvaus.

9. Pasirinkti kalendoriaus parinktis

(Pašalinat)

10. Priderinti išplėstiniausias nustatymus

(Pašalinat)

11. Pasitarimą išsaugoti

(Pašalinat)

12. Nuorodos išsiuntimas el. Paštu

Norėdami išsiųsti nuorodą, galite ją nukopijuoti ir išsiųsti el. laišką pakviestiems dalyviams. Taip pat galite naudoti „Zoom“ funkciją, kad tiesiogiai pakviestumėte asmenis, tačiau tai kartais gali būti klaidinga. Geriau rankiniu būdu nukopijuoti nuorodą į savo el. laišką ir išsiųsti, užtikrinant, kad visi dalyviai ją laiku gautų.

13. Patvirtinkite el. pašto siuntimą

Eikite į savo el. pašto programą ir patvirtinkite, kad kvietimas sėkmingai išsiųstas. Galite tiesiogiai išsiųsti nuorodą asmenims, kuriuos pakvietėte, rašydami asmeninį el. laišką.

14. Dalyvavimas susitikime

Dabar viskas pasiruošę, ir pakviesti asmenys gali prisijungti prie susitikimo. Per nuorodą, kurią išsiuntėte, kiekvienas gali tiesiogiai patekti į susitikimą.

Santrauka

Sekdami šiais veiksmais galėsite efektyviai iš anksto suplanuoti „Zoom“ susitikimą ir užtikrinti, kad visi dalyviai būtų informuoti laiku. Skirtingos parinktys ir nustatymai padės jums surengti susitikimą taip, kad jis būtų efektyvus ir organizuotas.