Naudokite sąlyginį formatavimą su apskaitos lentelėmis

Šiame vadove išmoksiši naudoti sąlyginio formatavimo galimybes Pivot-lentelėse „Excel“ programoje. Remdamiesi realiu pavyzdžiu iš srauto bendrovės, pamatysime, kaip galite tvarkyti savo duomenis ir pateikti juos aiškiai. Sąlyginiai formatavimai padės jums ne tik greitai atpažinti svarbią informaciją, bet ir pagerins jūsų ataskaitų vizualinį dizainą. Pradėkime!

Svarbiausi išvedimai

• Sąlyginiai formatavimai suteikia efektyvų būdą vizualiai pateikti duomenis.
• Svarbu pažymėti tik atitinkamus atskirus vertes, o ne sumas.
• Įvairūs formatavimo variantai, tokius kaip spalvinės skalės, simbolių rinkiniai arba taisyklių pagrindu paremti formatavimai, lengvai taikomi.

Žingsnis po žingsnio instrukcija

Žingsnis 1: Sukurkite Pivot-lentelę

Pirmiausia turite sukurti Pivot-lentelę iš įrašytų duomenų. Parengiau pavyzdį, kuriame analizuojami srauto bendrovės verslo skaičiai. Turime informaciją apie įvairius filmus, kategorizuotus kaip nuotykiai, fantastika, siaubo, meilė ir mokslinė fantastika. Kitas žingsnis yra sukurti Pivot-lentelę.

Žingsnis 2: Pridėkite rinkos ir kategorijų analizės taškus

Siekiant tikslesnės analizės, pridėsime rinkos segmentus. Šiame pavyzdyje nagrinėsime Vokietiją, Jungtinę Karalystę ir Jungtines Valstijas. Be to, pridėsime įvairias filmų kategorijas, kad galėtume gauti išsamų verslo skaičių vaizdą.

Žingsnis 3: Formatuokite ląsteles

Prieš pradedant sąlyginį formatavimą, turite optimizuoti ląstelių formatavimą. Įsitikinkite, kad įjungti tūkstančių skirtukai ir pašalintos dešimtainės kablelio pozicijos. Tai suteiks jums aiškesnį apžvalgą apie skaičius.

Žingsnis 4: Taikykite sąlyginį formatavimą

Siekdami pritraukti dėmesį į duomenis vizualiai patraukliau, pasirinkite sritį, kurią norite formatuoti. Eikite į meniu juostą, pasirinkite „Pradėti“ ir tada „Sąlyginis formatavimas“. Čia rasite jau parengtas spalvų skalės, kurios padės jums suskirstyti vertes.

Žingsnis 5: Naudojant spalvų skalę

Reklamos išlaidoms norime naudoti spalvų skalę, kuri atspindėtų didesnes išlaidas raudonais kritiniais atspalviais. Pavyzdžiui, galite pasirinkti raudonos-geltonos-žalios spalvų skalę. Būkite tikri, kad pažymite tik atskiras vertes, o ne bendras sumas.

Žingsnis 6: Formatavimo perdavimas

Norėdami perkelti savo formatavimą į kitas ląsteles, galite naudoti formato teptuką. Tai paprastas būdas taikyti jau nustatytus formatavimus kitoms vertėms, neprivalant jų rankiniu būdu nustatyti iš naujo.

Žingsnis 7: Pridėkite daugiau sąlyginių formatavimų

Galite naudoti ne tik spalvų skalę, bet taip pat simbolių rinkinius. Jie padės jums greitai nustatyti tendencijas ar išskirti duomenų neatitikimus. Pavyzdžiui, galite naudoti rodykles norėdami nurodyti besivystančias arba mažėjančias kryptis.

Žingsnis 8: Tinkinami taisyklių pagrindu paremti formatavimai

Taikydami taisyklių pagrindu paremtą formatavimą, galite nustatyti, kad ląstelės su vertėmis virš 8000 bus žaliai spalvintos, o vertės žemiau - raudonai. Tai padės jums greitai analizuoti savo vertes.

Žingsnis 9: Rodyti geriausius ir prasčiausius rezultatus

Dar viena naudinga funkcija yra rodyti geriausius ir prasčiausius rezultatus. Galite nustatyti, kad geriausi ir prasčiausi trys vertės bus pabrėžtos konkrečia spalva, kas padės jums greitai suvokti savo filmų rezultatus vienu žvilgsniu.

Žingsnis 10: Prisitaikykite prie individualios formatavimo

Galite individualiai pritaikyti sąlyginį formatavimą. Galite nuspręsti, ar norite, kad viršutiniai penki vertės būtų atvaizduoti kitu spalvų arba norite pridėti jiems rėmelių liniją. Tai padės jūsų ataskaitai tapti patrauklesne ir informatyvesne.

Santrauka

Su pateiktais žingsniais galite efektyviai naudoti sąlyginį formatavimą „Excel“, kad jūsų „Pivot“ lentelės būtų patrauklesnės. Jūs išmokote vertingas technikas, kaip vizualiai išryškinti savo duomenis padedant analizuoti verslo skaičius.