Norint "Excel" programoje sukurti veiksmingas sukamąsias lenteles , pirmiausia reikia sukurti tinkamą duomenų pagrindą. Gerai struktūrizuota duomenų bazė leidžia atlikti sudėtingas analizes ir gauti vertingų įžvalgų iš savo duomenų. Šiame vadove sužinosite, kas svarbu kuriant sukamąsias lenteles ir kaip turėtų atrodyti jūsų duomenų rinkiniai, kad pasiektumėte optimalių rezultatų.
Pagrindinės išvados
- Duomenų pagrindas turi turėti aiškią struktūrą su aiškiomis stulpelių antraštėmis.
- Duomenų rinkinyje venkite tarpų, tarpinių sumų ar sumų.
- Duomenis suformuokite kaip lentelę, kad juos būtų galima dinamiškai apdoroti sukamosiose lentelėse.
Žingsnis po žingsnio vadovas
1 Duomenų struktūros supratimas
Prieš naudodami duomenis "Excel" programoje sukamosioms lentelėms, turėtumėte įsitikinti, kad duomenų rinkinys turi tinkamą struktūrą. Tinkamame duomenų rinkinyje visada yra stulpelių su aiškiomis antraštėmis, apibrėžiančiomis atitinkamas charakteristikas.
Pavyzdiniame duomenų rinkinyje turite stulpelius su informacija apie pardavimų duomenis, pardavimų duomenis ir kitus svarbius pagrindinius duomenis. Ši aiški struktūra yra labai svarbi, nes tik taip "Excel" gali tinkamai apdoroti duomenis, skirtus sukimosi analizei.
2. Venkite neteisingų duomenų struktūrų
Įsitikinkite, kad jūsų duomenų rinkinys nėra išskaidytas dalinėmis sumomis ar nenuosekliomis antraštėmis. Jei tarp atskirų duomenų laukų atsiranda suminės reikšmės arba tušti stulpeliai, sukamoji lentelė negali teisingai interpretuoti šios informacijos.
Netinkamo duomenų rinkinio pavyzdys gali būti informacija su iš dalies tuščiais stulpeliais ir esamomis dalinėmis sumomis. Dėl tokios struktūros "Excel" dažnai patiria sunkumų generuodama teisingą sukimosi lentelę.
3. Duomenų rinkinio formatavimas kaip lentelės
Norėdami optimizuoti duomenų struktūrą, turėtumėte juos "Excel" formatuoti kaip lentelę. Tai ne tik suteikia geresnę apžvalgą, bet ir užtikrina, kad į naujus duomenis būtų dinamiškai atsižvelgiama jūsų sukimosi lentelėse.
Tai padaryti paprasta: pažymėkite visą duomenų rinkinį naudodami Ctrl + A, eikite į meniu "Start" ir pasirinkite parinktį "Format as table" (formatuoti kaip lentelę). Įsitikinkite, kad pažymėjote varnele "Lentelė turi antraštes", kad "Excel" atpažintų pirmąją eilutę kaip tokią.
4. Naudokite standartizuotas antraštes
Įsitikinkite, kad visi stulpeliai turi antraštes, kurios aiškiai apibrėžia, kokia informacija juose pateikiama. Dėl nenuoseklių ar netikslių antraščių "Excel" gali būti sunku teisingai apdoroti duomenis.
Nuoseklus ir aiškus stulpelių žymėjimas padeda ne tik kuriant sukamąsias lenteles, bet ir apskritai analizuojant duomenis.
5. švieži duomenys be tarpinių sumų
Labai svarbus dalykas yra tai, kad į pradinius duomenis neturėtumėte įtraukti jokių tarpinių ir bendrųjų sumų. Vietoj to jas turi sukurti pati sukamoji lentelė.
Jei būtina pateikti tarpines sumas, geriau tai daryti tik po analizės. Pirminius duomenis laikykite kuo "švaresnius".
6. dinaminiai sukimosi lentelių atnaujinimai
Dar vienas duomenų formavimo kaip lentelės privalumas yra tas, kad juos galima dinamiškai atnaujinti. Jei į lentelę įterpsite naujų duomenų, "Excel" automatiškai įtrauks juos į visas esamas sukimosi lenteles.
Ši procedūra leidžia visada atnaujinti sukamųjų lentelių analizes ir nereikia rankiniu būdu koreguoti duomenų šaltinio.
7 Teisingas duomenų pagrindas sukamosioms lentelėms
Kai būsite pasirengę kurti sukamąją lentelę, galite sukurti naują sukamąją lentelę naudodami juostos juostą. Įsitikinkite, kad duomenų šaltinis nustatytas teisingai ir nurodo į suformatuotą lentelę.
Jei šie veiksmai bus atliekami atidžiai, galite garantuoti, kad jūsų sukamosios lentelės veiks be klaidų.
Suvestinė
Tinkamas duomenų šaltinis yra raktas į efektyvią sukamųjų lentelių analizę "Excel" programoje. Įsitikinkite, kad jūsų pirminiai duomenys yra aiškiai struktūruoti, juose nėra tarpinių sumų ir kad duomenys buvo pritaikyti kaip lentelė. Tai suteiks jums puikią sistemą prasmingoms analizėms atlikti!
Dažniausiai užduodami klausimai
Kaip struktūrizuoti duomenis, kad juos būtų galima naudoti sukamojoje lentelėje?Įsitikinkite, kad kiekvienas stulpelis turi aiškią antraštę ir kad nėra tuščių langelių ar tarpinių sumų.
Kodėl turėčiau duomenis formatuoti kaip lentelę? Formatuojant kaip lentelę, "Excel" gali dinamiškai atpažinti ir apdoroti naujus duomenis.
Ar galiu į savo duomenų rinkinį įterpti tarpines sumas? geriau vengti tarpinių sumų, nes jas turėtų generuoti pati sukimosi lentelė.
Kas atsitinka, kai į lentelę įterpiu naujų duomenų?Sukamoji lentelė automatiškai atsinaujina, kai lentelė naudojama kaip duomenų bazė.
Kaip optimizuoti sukamųjų lentelių naudojimą?švarus ir aiškus duomenų pagrindas yra labai svarbus naudojant sukamąsias lenteles "Excel" programoje.
