Lengvai kurkite savo "Excel" užpildymo sąrašus

"Excel" yra nepakeičiamas įrankis, kai reikia efektyviai tvarkyti ir valdyti duomenis. Tačiau reguliariai pasikartojančioms užduotims atlikti informacijos įvedimas rankiniu būdu gali greitai pareikalauti daug laiko ir klaidų. Jei dažnai tenka įvesti tą pačią informaciją, pavyzdžiui, narių vardus ar miestų pavadinimus, tikslinga sukurti savo pildymo sąrašus. Šiame vadove sužinosite, kaip vos keliais žingsniais "Excel" programoje sukurti savo užpildymo sąrašus, kurie gerokai palengvins jūsų darbą.

Pagrindinės išvados

• Pasirinktiniai užpildymo sąrašai "Excel" programoje taupo laiką ir sumažina klaidų skaičių.
• Užpildymo sąrašai kuriami per "Excel" parinktis, esančias skyriuje "Vartotojo nustatyti sąrašai".
• Užpildymo sąrašus galima bet kada pridėti, redaguoti arba ištrinti.

1 veiksmas: atidarykite "Excel" ir sukurkite sąrašą

Pirmiausia atidarykite "Excel" ir pagalvokite, kokių duomenų jums dažnai prireiks ateityje. Šiame pavyzdyje naudosime narių sąrašą, kurį sudaro vardai ir pavardės Anna, Peter, Bettina, Jennifer, René, Heinz ir David. Vėliau šį sąrašą naudosite bandydami užpildymo funkciją.

2 žingsnis: pritaikykite "Excel" parinktis

Norėdami sukurti užpildymo sąrašus, turite pereiti prie "Excel" parinkčių. Norėdami tai padaryti, viršutiniame kairiajame kampe spustelėkite "File" (failas) ir pasirinkite "Options" (parinktys). Atsidarys naujas langas, kuriame galėsite pritaikyti visas "Excel" funkcijas.

3 veiksmas: suraskite pritaikytus sąrašus

Parinkčių lange kairėje pusėje rasite įvairių kategorijų. Spustelėkite "Advanced" (išplėstinis). Tada slinkite iki pat apačios į skyrių "Custom Lists" (pasirinktiniai sąrašai). Ši kategorija dažnai būna šiek tiek paslėpta, tačiau joje galite rasti nustatymus, kurių reikia jūsų pildomiesiems sąrašams.

4 veiksmas: pridėkite naują sąrašą

Dabar atėjo laikas pridėti savo sąrašą. Spustelėkite "Pridėti naują įrašą". Čia galite įvesti savo narių vardus, kuriuos prieš tai įrašėte į teksto lauką. Įsitikinkite, kad juos įvedate ta pačia tvarka, kaip norite juos naudoti.

5 veiksmas: sąrašo importavimas

Norėdami importuoti sąrašą, pasirinkite sritį, kurioje yra jūsų narių pavadinimai (pvz., nuo A3 iki A9), ir spustelėkite "Add" (Pridėti). Pamatysite, kad sąrašas dabar rodomas apžvalgoje. Jei norite pridėti daugiau narių, taip pat galite juos įrašyti į teksto lauką ir dar kartą spustelėkite "Add" (pridėti).

6 veiksmas: Naudokite užbaigimo sąrašą

Dabar, kai pridėjote užbaigimo sąrašą, galite jį naudoti tiesiogiai "Excel" programoje. Pavyzdžiui, jei ląstelėje įvesite vardą "Heinz", "Excel" automatiškai pateiks kitus vardus iš jūsų pildymo sąrašo. Juos galite greitai perkelti į kitas ląsteles vilkdami mažą stačiakampį apatiniame dešiniajame ląstelės kampe.

7 veiksmas: sąrašo redagavimas ir trynimas

Jei norite bet kada atnaujinti arba ištrinti sąrašą, vėl eikite į "File" - "Options" - "Advanced" ir pereikite prie "Custom lists" (pasirinktiniai sąrašai). Pasirinkite sąrašą, kurį norite redaguoti, ir spustelėkite "Delete", jei jis jums nebereikalingas.

8 veiksmas: dar kartą importuokite

Jei sąrašo prireiks ir ateityje, tai ne problema. Galite grįžti į naudotojo apibrėžtus sąrašus ir, vėl pasirinkę intervalą nuo A3 iki A9, bet kada vėl importuoti sąrašą.

9 veiksmas: taikymas kitiems duomenims

Be narių vardų, į sąrašą galite konvertuoti ir kitus duomenis, pavyzdžiui, miestų pavadinimus arba produktus. Procesas išlieka toks pat, o jūs galite sukurti daugybę užpildomų sąrašų įvairiems tikslams.

Suvestinė

Savų užpildymo sąrašų kūrimas "Excel" programoje yra veiksmingas būdas greitai įvesti pasikartojančius duomenis ir padidinti produktyvumą. Atlikę šiame vadove aprašytus veiksmus, prireikus galite lengvai kurti, redaguoti ar ištrinti užpildymo sąrašus.