Naudoti "Excel" verslo duomenims tvarkyti gali būti nepaprastai naudinga, ypač atliekant finansinę analizę. Šiame vadove sužinosite, kaip naudoti "Excel" tarpinių sumų funkciją, kad automatiškai apskaičiuotumėte pardavimų sąrašo tarpines sumas. Ypač parodysime, kaip aiškiai parodyti ketvirčio skaičius ir juos paryškinti spalvotai.
Pagrindinės išvados
- Dalinių rezultatų funkcija leidžia lengvai apskaičiuoti tarpines sumas pagal tam tikrus kriterijus, pavyzdžiui, ketvirčius.
- Duomenis grupuodami galite gerokai padidinti analizės aiškumą.
- Norint vizualiai pabrėžti svarbius rezultatus, galima naudoti sąlyginį formatavimą.
Žingsnis po žingsnio instrukcijos
1. Atidarykite pardavimų sąrašą
Pradėkite nuo pardavimo sąrašo atidarymo "Excel" programoje. Jums reikia failo, kuriame būtų visi svarbūs duomenys, pavyzdžiui, mėnesiai, pardavimai, pelnas ir klientai.
2. Pasirinkite atitinkamą duomenų intervalą
Mėnesiai, pardavimai, pelnas ir ketvirčiai išvardyti ketvirčių sąraše. Dabar pasirinkite intervalą, kurį norite naudoti tarpinėms sumoms apskaičiuoti, pavyzdžiui, ketvirčių reikšmes.
3. Taikykite dalinio rezultato funkciją
Norėdami taikyti dalinio rezultato funkciją, eikite į meniu juostos skirtuką "Data" (Duomenys) ir ieškokite skyriaus "Breakdown" (Išskaidymas). Jame rasite parinktį "Dalinis rezultatas". Spustelėkite ją, kad atsidarytų atitinkamas meniu.
4. Grupavimas pagal ketvirčius
Dabar reikia nurodyti, kad grupavimas turėtų būti pagal ketvirčius. Kaip grupavimo kriterijų pasirinkite "Quarter" (ketvirtis). Tai reiškia, kad visos tam pačiam ketvirčiui priklausančios vertės bus sugrupuotos kartu.
5. nustatykite bendros sumos naudojimą
Jūsų taip pat bus paprašyta pasirinkti skaičiavimo funkciją. Pasirinkite "Total" (iš viso), jei norite sudėti kiekvieno ketvirčio pelną ir pardavimus. Patvirtinkite šiuos įrašus mygtuku "OK".
6. patikrinkite rezultatus
Paspaudę "OK", pamatysite apskaičiuotas kiekvieno ketvirčio tarpines sumas, įskaitant apyvartos ir pelno sumas. Taip galite greitai apžvelgti finansinę padėtį.
7. vizualizuokite rezultatus
Kad ketvirčio rezultatai būtų vizualiai patrauklesni, turite galimybę juos paryškinti spalvotai. Pasirinkite atitinkamus langelius ir eikite į skirtuką "Pradžia". Pasirinkite parinktį "Sąlyginis formatavimas".
8. pritaikyti sąlyginį formatavimą
Čia turite galimybę sukurti naują formatavimo taisyklę. Pasirinkite parinktį "Use formula to determine the cells to be formatted" (Naudoti formulę formatuojamoms ląstelėms nustatyti). Įveskite formulę, kuri pagal kriterijus paryškina rezultatus.
9. apibrėžti formatavimą
Pasirinkite norimą formatavimą (pvz., oranžinė fono spalva), kad paryškintumėte ką tik pakoreguotus rezultatus. Spustelėkite "Gerai", kad pritaikytumėte naująjį formatavimą.
10. Pritaikykite galutinį rodinį
Jei pageidaujate, bendrą rezultatą galite pabrėžti formatuodami jį paryškintu šriftu. Tai pagerina skaitomumą ir atkreipia dėmesį į svarbiausius pagrindinius skaičius.
Apibendrinimas
Šiame vadove sužinojote, kaip "Excel" programoje naudoti dalinio rezultato funkciją, kad sukurtumėte automatines pardavimo duomenų dalines sumas. Galite sugrupuoti ketvirčio reikšmes, apskaičiuoti sumas ir suformatuoti jas vizualiai patraukliai, kad rezultatai būtų pateikti aiškiai ir glaustai.
Dažniausiai užduodami klausimai
Kaip suaktyvinti dalinio rezultato funkciją?Dalinio rezultato funkciją rasite skirtuko "Duomenys" dalyje "Išskaidymas".
Kas atsitiks, jei sugrupuosiu pagal mėnesį?Grupuojant pagal mėnesį gaunama tik viena eilutė vienam mėnesiui, todėl nepateikiamos norimos dalinės sumos.
Ar galiu bet kada pakeisti dalinių sumų formatavimą? Taip, sąlyginį formatavimą galima bet kada koreguoti, norint pabrėžti ar pakeisti rezultatus.
Ar reikia rankiniu būdu atnaujinti tarpines sumas? Ne, tarpinės sumos atnaujinamos automatiškai, kai pakeičiate pagrindinius duomenis.
Kaip galiu geriau išryškinti svarbiausius rezultatus?Naudodami sąlyginį formatavimą galite keisti spalvą arba šrifto dydį, taip pagerindami matomumą.
