Saugokitės metaduomenų "Excel" failuose: saugus tvarkymas

Metaduomenys gali slėpti paslėptą pavojų "Excel" failuose , ypač jei dalijatės failais arba į juos pridedate konfidencialios informacijos. Ši informacija ne visada iš karto matoma, tačiau ją galima nutekinti atliekant paprastus veiksmus. Jei jūsų tikslas - užtikrinti, kad konfidencialūs duomenys nebūtų nutekinti trečiosioms šalims, svarbu suprasti, kas yra metaduomenys ir kaip juos saugiai redaguoti ar pašalinti.

Pagrindinės įžvalgos

• Metaduomenys - tai papildoma informacija apie failą, kurioje dažnai pateikiama asmeninė arba konfidenciali informacija.
• Yra paprastų būdų, kaip iš "Excel" failų pašalinti asmeninius duomenis.
• Teisingas metaduomenų tvarkymas yra labai svarbus siekiant išvengti duomenų apsaugos pažeidimų.

Žingsnis po žingsnio vadovas

Pirmiausia pažvelkime į tuščią "Excel" skaičiuoklę. Jei turite atidarytą tuščią skaičiuoklę, gali atrodyti, kad ji nepastebima, tačiau pažvelkime atidžiau.

Excel failo savybes galite peržiūrėti dešiniuoju pelės klavišu spustelėję failo piktogramą ir pasirinkę "Properties" (savybės). Ten turėtumėte rasti skiltį "Details" (Išsami informacija), kurioje pateikiama daug informacijos. Dažnai rasite aprašomąjį tekstą, žymas ir net failą sukūrusio autoriaus vardą.

Ypatingą dėmesį turėtumėte atkreipti į paskutinio išsaugojimo ir sukūrimo datas. Šie duomenys gali atskleisti konfidencialią informaciją, kurios nenorite, kad kiti matytų. Lengva pamiršti, kad tokia informacija gali likti matoma net ir tada, kai failas bendrinamas.

Jei redaguotą failą perduodate savo viršininkui ar klientui, jame gali būti pateikta nepatogi ar konfidenciali informacija, pavyzdžiui, seni komentarai ar ankstesnio autoriaus duomenys. Kad išvengtumėte tokios informacijos, galite ją pašalinti vienu pelės spustelėjimu.

Norėdami tai padaryti, dar kartą atidarykite "Excel" failą. Meniu eikite į "File" (failas) ir pasirinkite "Properties" (savybės). Įvairiuose skyriuose atpažinsite ne tik failo pavadinimą, bet ir kitus metaduomenis, kurių galbūt nepastebėjote.

Vienas iš geriausių būdų veiksmingai pašalinti metaduomenis - peržiūrėti failą prieš jį išsaugant. Nesvarbu, ar failą išsaugosite, ar eksportuosite į naują formatą, pavyzdžiui, PDF, įsitikinkite, kad jame nėra konfidencialios informacijos.

Jei norite išsaugoti failą kaip PDF, eikite į "File" ir pasirinkite "Save as", o tada "PDF". Taip bus sukurtas naujas failas, kuriame nebus jokių metaduomenų iš "Excel" failo, jei fiziškai spausdinsite failą.

Taip pat yra dar viena galimybė išvalyti metaduomenis prieš siunčiant failą. Meniu "File" (Failas) esančiame prieštaravime "Check workbook" (Patikrinti sąsiuvinį) galite nustatyti ir pašalinti asmeninę informaciją. Tiesiog spustelėkite "Patikrinti dokumentą" ir programa informuos jus apie visus esamus metaduomenis bei suteiks galimybę juos pašalinti.

Pašalinę visą informaciją, turėtumėte vėl išsaugoti failą. Jei tada dar kartą patikrinsite savybes, pamatysite, kad visa slapta informacija išnyko.

Verta pažymėti, kad sukūrimo data ir paskutinės prieigos data vis tiek bus, nes ši informacija yra failo dalis. Tačiau jei norite, kad failas būtų visiškai nuasmenintas, neturite kito pasirinkimo, kaip tik sukurti naują failą. Nukopijuokite turinį į naują dokumentą.

Tada naująjį dokumentą išsaugokite kitu pavadinimu. Taip užtikrinsite, kad naujame faile bus išsaugota tik norima informacija.

Įsitikinkite, kad šiame faile taip pat ištrinti autoriaus duomenys ir sukūrimo duomenys, nes jie paprastai kopijuojami.

Taip išvengsite metaduomenų tinklų, kurie gali būti nepatogūs, ypač profesiniame kontekste. Pavyzdys - studentai, kurie keičia seną medžiagą naujais failais, nepritaikydami metaduomenų.

Apibendrinimas

Turite būti atsargūs dirbdami su "Office" failų metaduomenimis. Nors metaduomenys suteikia vertingos informacijos apie dokumento kūrėją ir istoriją, juose taip pat gali būti slaptų duomenų, kurių nereikėtų nutekinti. Norint apsaugoti konfidencialų turinį ir išvengti nemalonių situacijų, svarbiausia žinoti, kaip redaguoti ir pašalinti šią informaciją.