Spalvomis žymėkite susitikimus "Excel" programoje, kad būtų aiškiau

Efektyviai sekti terminus - tai iššūkis, su kuriuo daugelis iš mūsų yra susidūrę kasdieniame darbe. Paprastas ir vizualiai patrauklus būdas prisiminti artėjančius ar praėjusius terminus yra spalvotas jų žymėjimas naudojant "Excel". Šiame vadove parodysiu, kaip galite naudoti kelias formules ir sąlyginį formatavimą, kad struktūriškai ir aiškiai susistemintumėte savo terminus.

Pagrindinės išvados

• Naudodamiesi "Excel" galite lengvai apskaičiuoti iki susitikimo likusias dienas.
• Sąlyginis formatavimas leidžia spalvotai paryškinti artėjančias arba jau praėjusias datas.
• Galite naudoti paprastas formules, kad vis efektyviau valdytumėte ir vizualizuotumėte savo susitikimus.

Žingsnis po žingsnio

1 žingsnis: sukurkite darbalapį

Pirmiausia "Excel" programoje sukurkite naują darbalapį ir į jį įtraukite susitikimus, kuriuos norite tvarkyti. Tai gali būti, pavyzdžiui, šie duomenys:

• 28.04.
• 01.05.

2 veiksmas: Apskaičiuokite likusias dienas

Norėdami apskaičiuoti iki datos likusias dienas, galite naudoti paprastą formulę. Pasirinkite langelį ir pradėkite rašyti formulę: =A2 - TODAY(), kur A2 yra pirmoji data. Tada vilkite laukelį žemyn, kad tęstumėte vienmatį sąrašą. Taip gausite iki kiekvieno termino likusių dienų sąrašą.

3 veiksmas: užbaigtų susitikimų atšaukimas

Kai susitikimas baigtas, galite tai dokumentuoti užpildydami atitinkamą langelį. Patartina prie langelio pridėti komentarą (pvz., "Atlikta" arba "Atšaukta"). Galite naudoti užklausą "IF", kad automatiškai paslėptumėte likusių dienų rodymą.

4 veiksmas: formulės "IF" naudojimas

Ląstelėje, kurioje rodomos likusios dienos, įveskite šią formulę: =WENN(C2<>";"";"";A2-HEUTE()). Taip patikrinama, ar C stulpelyje yra komentaras. Jei ląstelė nėra tuščia, formulė nieko nerodo. Priešingu atveju apskaičiuojamos likusios dienos.

5 veiksmas: spalvotas kodavimas naudojant sąlyginį formatavimą

Norėdami spalvotai paryškinti datas, pasirinkite stulpelį su likusiomis dienomis ir eikite į "Sąlyginį formatavimą". Pasirinkite spalvotų skalių parinktį. Galite pasirinkti trijų spalvų skalę, kad būtų sukurtas sklandus perėjimas tarp skirtingų spalvų.

6 veiksmas: spalvų skalių pritaikymas

Galite reguliuoti spalvų skales, kad nustatytumėte konkrečias rodymo ribas. Pavyzdžiui, galite nurodyti, kad viskas, kas turi būti atlikta per artimiausias dvi dienas, būtų rodoma raudona spalva, o viskas, kas yra toliau ateityje, - žalia.

7 veiksmas: atsižvelgimas į darbo dienas

Jei norite atsižvelgti ir į darbo dienų, likusių iki tam tikros datos, skaičių, galite naudoti funkciją NET WORKING DAYS (grynosios darbo dienos). Įveskite funkciją naujame langelyje: =NETTO DARBO DIENOS(TODAY();A2) ir skliausteliuose įrašykite pabaigą. Rezultatas parodys, kiek darbo dienų liko nuo šiandien iki galutinio termino.

8 žingsnis: Išvada ir tolesni veiksmai

Atlikę visus pirmiau nurodytus žingsnius, dabar turėtumėte gebėti veiksmingai valdyti savo terminus ir greitai atpažinti, kurie iš jų netrukus turi būti įvykdyti. Išsaugokite dokumentą ir viskas paruošta susitikimų planavimui.

Apibendrinimas

Šiame vadove sužinojote, kaip efektyviai žymėti susitikimus spalvotais kodais naudojant paprastus skaičiavimus ir sąlyginį formatavimą "Excel" programoje. Tai padės jums lengviau sekti artėjančius įvykius ir greitai reaguoti į pokyčius.