Sukurti automatinį gimtadienių sąrašą programoje "Excel

Gimtadienių tvarkymas "Excel" sąraše gali būti ne tik naudingas, bet ir labai veiksmingas. Kada paskutinį kartą kalendoriuje įvedėte esamą datą ir paskelbėte: "Su gimtadieniu!"? Užuot rankiniu būdu ieškoję šios informacijos, galite naudoti "Excel", kad automatiškai pažymėtumėte gimtadienius ir juos stebėtumėte. Šiame vadove sužinosite, kaip naudoti paprastas formules ir sąlyginį formatavimą "Excel" programoje, kad sužinotumėte, kurie kontaktai šiandien švenčia gimtadienį.

Pagrindinės išvados

• Sužinosite, kaip, naudodami formulę, palyginti gimimo datas "Excel" programoje.
• Naudodami sąlyginį formatavimą galėsite sukurti vaizdinį atvaizdavimą.
• Šie metodai padės jums efektyviau atlikti kasdienį biuro darbą.

Žingsnis po žingsnio

1 žingsnis: Paruoškite "Excel" failą

Pirmiausia atidarykite "Excel" failą, kuriame jau yra kontaktų sąrašas ir jų gimimo datos. Įsitikinkite, kad duomenys yra aiškaus formato, pavyzdžiui, A stulpelyje, kuriame yra vardai ir pavardės, o B stulpelyje - atitinkamos gimimo datos.

2 žingsnis: Supraskite gimimo datų kontekstą

Šioje "Excel" skaičiuoklėje gali būti įvairios informacijos, kuri padės geriau organizuoti gimtadienius. Taip pat gali būti naudinga išsaugoti tam tikrą kontaktinę informaciją, pavyzdžiui, adresus ir telefono numerius, kad prireikus būtų galima remtis šia informacija.

3 žingsnis: sukurkite paprastą testo formulę

Norėdami nustatyti, ar šiandien yra kieno nors gimtadienis, pradėkite nuo bandomosios formulės sukūrimo. Šioje formulėje gimtadienio duomenų mėnesio ir dienos reikšmės bus sulygintos su dabartine data. Metų įtraukti nereikia, nes turi sutapti tik mėnuo ir diena.

4 žingsnis: palyginkite mėnesį ir dieną

Naudodami funkciją "TODAY()" sužinokite dabartinį mėnesį ir dieną. Todėl jūsų formulėje gimimo datos mėnesį reikia palyginti su šiandienos mėnesiu. Tam naudokite funkciją "MONTH()", kad gimimo datos mėnesį palygintumėte su dabartiniu mėnesiu.

5 veiksmas: teisingai nustatykite skliaustelius

Įsitikinkite, kad visi skliaustai jūsų formulėje nustatyti teisingai. Kiekviena jūsų formulės dalis turi būti tinkamuose skliaustuose, kad "Excel" galėtų be klaidų įvykdyti teiginį. Tai svarbu norint teisingai apdoroti jūsų palyginimo operacijas.

6 veiksmas: kasdienių palyginimų užbaigimas

Dabar, kai jau sinchronizavote mėnesį, palyginkite ir dienas. Įsitikinkite, kad dienos reikšmės jūsų formulėje taip pat sinchronizuotos. Dabar turite užbaigtą sąlygą, skirtą patikrinti, ar šiandien yra gimtadienis, ar ne.

7 veiksmas: vilkite formulę žemyn

Norėdami taikyti formulę visam gimtadienio datų sąrašui, vilkite ląstelės, kurioje yra formulė, kampą žemyn. Taip "Excel" automatiškai pritaikys palyginimo funkciją visiems sąrašo įrašams.

8 veiksmas: Taikykite sąlyginį formatavimą

Norėdami vizualiai išryškinti gimtadienius, pasirinkite visą gimtadienio duomenų stulpelį ir eikite į "Sąlyginį formatavimą". Pasirinkite parinktį sukurti naują taisyklę ir įterpkite anksčiau sukurtą formulę. Nustatykite formatavimą taip, kad laukai, kuriuose buvo sugeneruota reikšmė "True", būtų užpildyti žalia spalva.

9 veiksmas: rezultatų tikrinimas

Pritaikę sąlyginį formatavimą, dar kartą patikrinkite sąrašą. Dabar turėtumėte matyti, kad šiandien švenčiančių žmonių gimtadieniai paryškinti žaliu fonu. Tai leidžia greitai atpažinti, kas tą dieną turi gimtadienį.

10 veiksmas: atsiliepimai ir klausimai

Jei turite papildomų klausimų ar problemų, tiesiog palikite komentarą po vaizdo įrašu. Naudotojų atsiliepimai yra vertingi būsimiems patobulinimams.

Santrauka

Atlikę pirmiau paaiškintus veiksmus galite gerokai supaprastinti gimtadienių valdymą "Excel" programoje. Formulės ir sąlyginio formatavimo derinys užtikrina, kad visada turėsite artėjančių gimtadienių apžvalgą. Šios priemonės palengvins jūsų kasdienį biuro gyvenimą ir padarys jį efektyvesnį.