" Kanban" lenta tapo galinga projektų valdymo priemone. Sukūrus lentą, dabar daugiausia dėmesio reikia skirti veiksmingam užduočių atlikimui. Čia sužinosite, kaip vizualizuoti ir valdyti užduotis kaip korteles , kad padidintumėte savo komandos efektyvumą. Kiekvienas kortelės elementas turėtų būti aiškiai apibrėžtas, kad būtų išvengta painiavos. Atlikime būtinus veiksmus, kad galėtumėte maksimaliai išnaudoti savo "Kanban" sistemą.
Pagrindiniai dalykai
- Naudokite spalvas ir skirstymus užduotims organizuoti pagal komandą ar sritį.
- Integruokite pavadinimus, kad būtų aiškios pareigos
- Reguliariai atlikite peržiūras, kad maksimaliai padidintumėte pažangą ir efektyvumą.
1 žingsnis: sukurkite užduotis su kortelėmis
Sėkmingai sukūrus "Kanban" lentą, kitas žingsnis - sukurti atskirų užduočių korteles. Kaip minėta paskutiniame vaizdo įraše, galite naudoti lipdukus. Šios kortelės turėtų būti pažymėtos veiksmažodžiais arba konkrečiomis užduotimis, pavyzdžiui, "rinkodaros planas" arba "patalpinti skelbimą".
2 žingsnis: Nustatykite spalvų užduotis
Kad lenta būtų aiškesnė, rekomenduoju naudoti skirtingas spalvas skirtingoms sritims ar komandoms. Pavyzdžiui, geltona spalva galėtų būti skirta rinkodarai, o raudona - gamybai. Arba galite suskirstyti korteles pagal komandas. Jei jūsų komanda auga ir vienu metu galite dirbti su keliomis užduotimis, toks vizualus skirstymas padės jums palaikyti tvarką.
3 veiksmas: nurodykite ir suskirstykite užduotis į kategorijas
Dabar ateina momentas, kai turėtumėte tiksliau apibrėžti korteles. Svarbu aiškiai apibrėžti tikslias užduotis arba projektus. Pavyzdžiui, rinkodaros komandai skirtoje kortelėje gali būti tokios užduotys: "Įdėti reklamą", "Suprojektuoti X gaminio pakuotę" arba "Gauti klientų atsiliepimus". Kuo tiksliau suformuluotos užduotys, tuo lengviau išlaikyti apžvalgą.
4 veiksmas: perkelkite užduotis į apdorojimo būseną
Dabar, kai jau sukūrėte ir suskirstėte į kategorijas savo korteles, metas aktyviai dirbti su "Kanban" lenta. Tarkime, dabar dirbate su reklama. Perkeliate kortelę į stulpelį "Vykdoma". Tai rodo, kad su šiuo žingsniu aktyviai dirbama. Tas pats galioja, jei kolega dirba su rinkodaros planu - ši kortelė taip pat atitinkamai perkeliama.
5 veiksmas: apibrėžkite atsakomybę
Kad išlaikytumėte bendrą vaizdą, taip pat turėtumėte užfiksuoti, kas už kurią užduotį yra atsakingas. Naudojant internetines priemones, tai dažnai lengva integruoti. Naudojant fizines lentas, gali būti naudinga prie kiekvienos kortelės įvesti papildomą vardo lentelę, kad visi žinotų, kas šiuo metu dirba su kuria užduotimi. Tai skatina bendravimą ir komandinį darbą.
6 žingsnis: reguliariai atlikite patikrinimus
Svarbu reguliariai atlikti patikrinimus, kad būtų įvertinta užduočių vykdymo pažanga. Pavyzdžiui, projekto vadovas visada turėtų pažiūrėti, su kuriomis kortelėmis šiuo metu dirbama, o kurios galbūt dar nepradėtos. Tai leidžia tikslingai imtis tolesnių veiksmų, jei užduotys atsilieka nuo grafiko arba jas reikia paaiškinti.
7 žingsnis: užbaigimas ir atsiliepimų rinkimas
Projekto ciklo pabaigoje visos kortelės idealiu atveju turėtų atsidurti skiltyje "Atlikta". Čia įvertinate, ar visos užduotys buvo atliktos laiku ir jus tenkina. Komandos grįžtamasis ryšys yra labai svarbus siekiant optimizuoti procesą būsimiems projektams.
Apibendrinimas
Šiame vadove sužinojote, kaip efektyviai dirbti su "Kanban" lenta valdant užduotis. Atskiri žingsniai padės jums aiškiau apibrėžti atsakomybę ir reguliariai peržiūrėti pažangą. Gerai struktūrizuota Kanban lenta gerokai padidina efektyvumą ir bendravimą jūsų komandoje.
Dažniausiai užduodami klausimai
Kodėl turėčiau naudoti spalvas savo "Kanban" kortelėms? Spalvos palengvina vizualinį atskyrimą ir padeda greitai priskirti užduotis konkrečiai komandai ar sričiai.
Kaip užtikrinti, kad visi komandos nariai būtų informuoti apie pažangą?Reguliarios apžvalgos ir aiškios pareigos padeda išlaikyti bendrą vaizdą ir skatina bendravimą.
Ką daryti, jei užduotis neįvykdoma laiku? Turėtumėte stebėti komandą ir išsiaiškinti, kodėl vėluojama, kad rastumėte sprendimus ir išvengtumėte problemų ateityje.
