Greitai ir lengvai spausdinkite vokus naudodami "Word

Jei jums reguliariai reikia spausdinti vokus ( asmeniniams kvietimams ar verslo korespondencijai), norite, kad šis procesas būtų kuo paprastesnis ir efektyvesnis. Užuot rankiniu būdu formatavę kiekvieną voką, galite naudoti "Word" pašto sujungimo funkciją , kad automatiškai sukurtumėte kelis vokus su skirtingais gavėjais. Šiame vadove sužinosite, kaip spausdinti vokus ir paruošti juos siuntimui paštu.

Pagrindinės žinios

• Pašto sujungimo programa "Word" leidžia automatiškai sukurti kelis vokus.
• Galite importuoti gavėjų duomenis iš "Excel" skaičiuoklės, kad būtų lengviau spausdinti.
• Programa "Word" siūlo įvairias adreso formatavimo pritaikymo funkcijas.

Žingsnis po žingsnio

Pirmiausia atidarykite tuščią "Word" dokumentą ir pereikite į skirtuką "Pašto siuntos". Čia rasite meniu punktą "Envelopes" (vokai).

Spustelėkite "Envelopes", kad atsidarytų vokų ir etikečių langas. Šiame lange galite įvesti siuntėjo adresą ir gavėjo adresą. Šiame pavyzdyje parodyta, kaip nustatyti pašto sujungimą keliems gavėjams.

Vienu metu norite spausdinti kelis vokus. Norėdami tai padaryti, eikite į parinktis ir pasirinkite atitinkamą voko formatą. Pagal numatytuosius nustatymus nustatytas "DL" formatas. Jei norite naudoti kitokį formatą, čia galite tai pakoreguoti.

Svarbu atkreipti dėmesį į vieną svarbų dalyką - spausdinimo parinktį. Priklausomai nuo spausdintuvo modelio, vokų padavimo būdas gali skirtis. Prieš bandomąjį spausdinimą rekomenduojama kaip šabloną naudoti paprastą A4 formato lapą, kad pamatytumėte, kaip jis paduodamas.

Jei viskas gerai, spustelėkite "OK", kad pridėtumėte voką prie dokumento. Taip gausite dokumentą su siuntėjo adresu ir vieta gavėjo adresui.

Dabar laikas importuoti pašto sujungimo duomenis. Jau turėtumėte būti paruošę "Excel" failą su gavėjų sąrašu. Šiame faile turėtų būti atitinkami vardo, pavardės, adreso ir kt. stulpeliai.

Uždarykite "Excel" skaičiuoklę ir grįžkite į "Word". Pasirinkite "Start Mail Merge" (pradėti pašto sujungimą), tada "Envelopes" (vokai). "Word" paklaus, kurį voką norite naudoti pašto sujungimui. Pasirinkite reikiamą voką.

Spustelėję "OK", ekrane bus rodomas vokas. Kortelėje "Consignments" (Siuntos) dabar taip pat rasite galimybę pasirinkti gavėjus.

Čia galite sukurti naują sąrašą arba pasirinkti savo "Excel" skaičiuoklę. Pasirinkite "Excel" failą ir patvirtinkite, kurią lentelę norite naudoti.

Dabar visi gavėjai yra jūsų dokumente. Galite redaguoti gavėjų sąrašą, kad įsitikintumėte, jog visi reikalingi duomenys yra teisingi. Programa "Word" taip pat leidžia filtruoti sąrašą arba pašalinti pasikartojančius sąrašus.

Dabar galite apibrėžti vokų adresų blokus. Spustelėkite "Adresų blokas", kad pritaikytumėte adreso elementus, kurie turėtų būti rodomi ant kiekvieno voko.

Jei turite specifinių formatavimo reikalavimų, pavyzdžiui, tarptautinėms siuntoms nurodyti tik šalį, šiuos nustatymus taip pat galite pritaikyti.

Kai viską nustatysite, peržiūros lange pamatysite, kaip atrodys vokas. Jei norite padaryti pakeitimų, galite lengvai koreguoti adresų padėtį.

Spustelėję "Finish and merge" (baigti ir sujungti), galite sukurti spausdinimo failą. Taip pat galite siųsti vokus į el. paštą arba perkelti juos į naują dokumentą.

Dabar matysite, kad "Word" sukūrė kiekvieną atskirą voką. Dabar galite juos išsiųsti į spausdintuvą arba, jei reikia, ištrinti.

Apibendrinant galima teigti, kad šiais veiksmais sužinojote, kaip efektyviai spausdinti vokus keliems gavėjams naudojant "Word" pašto sujungimo funkciją.

Apibendrinimas

Atlikę pirmiau aprašytus veiksmus, dabar jau esate gerai pasirengę kurti vokus "Word" programoje ir juos tiesiogiai paruošti išsiuntimui. Galite lengvai dirbti su dideliais duomenų kiekiais ir greitai atspausdinti daugybę asmeninių vokų.