Norite siųsti asmeninius laiškus keliems gavėjams ir asmeniškai įrašyti sveikinimą? Tai galite padaryti greitai ir lengvai naudodami " Microsoft Word" pašto sujungimo funkciją. Šiame vadove parodoma, kaip apibrėžti gavėjus naudojant "Excel" skaičiuoklę ir kaip teisingai naudoti įvairias adreso formas, pavyzdžiui, "ponas" ir "ponia". Pereikime iš karto prie efektyvaus pašto sujungimo kūrimo žingsnių ir kartu apžvelkime juos.
Pagrindinės įžvalgos
- Sužinosite, kaip "Word" programoje sukurti ir pritaikyti pašto sujungimą.
- Naudojant "Excel" sąrašą lengva tvarkyti gavėjų duomenis.
- Pasveikinimo formatus galima dinamiškai pritaikyti, kad pridėtumėte asmeninį akcentą.
Žingsnis po žingsnio instrukcijos
Norėdami "Word" programoje sukurti pašto sujungimą, atlikite toliau nurodytus veiksmus:
1 veiksmas: paleiskite pašto sujungimą
Pirmiausia atidarykite "Microsoft Word". Pereikite į skirtuką "Pašto siuntos" ir pasirinkite parinktį "Pradėti pašto jungimą". Tada spustelėkite "Letters" (laiškai), kad pradėtumėte pašto sujungimo procesą.
2 veiksmas: pasirinkite gavėjų sąrašą
Tada turite pasirinkti gavėjų sąrašą. Galite įvesti naują sąrašą, naudoti esamą sąrašą arba pasirinkti "Outlook" kontaktus. Šiame vadove naudosime "Excel" skaičiuoklę, kurią išsaugojote darbalaukyje.
3 veiksmas: gavėjo duomenų redagavimas
Dabar galite redaguoti gavėjų sąrašą. Naudodamiesi duomenų šaltiniu, kuris mūsų vadovo pavyzdyje pavadintas "Adresų sąrašas.xls", galite pridėti adresų, ieškoti pasikartojančių adresų arba filtruoti pagal tam tikrus kriterijus. Rodoma pavardės, vardo ir pavadinimo apžvalga.
4 veiksmas: pridėkite adresų bloką
Dabar pridėkite adresų bloką spustelėję "Address block" (adresų blokas). Čia galite pasirinkti atitinkamus sveikinimo ir adreso laukus. Programa "Word" automatiškai atpažįsta laukus, todėl reikiama informacija tiesiog perkeliama.
5 veiksmas: Patikrinkite peržiūrą
Svarbu patikrinti laiško peržiūrą. Galite pamatyti, kaip laiške atrodys adresas ir kitas turinys. Norėdami tai padaryti, spustelėkite "Rodyti peržiūros rezultatus" ir įsitikinkite, kad viskas išdėstyta teisingai.
6 veiksmas: pridėkite temą ir datą
Dabar į paruoštą dokumentą galite įterpti laiško temą. Pavyzdžiui, parašykite "Testų serijos laiškas" ir pridėkite datą. Tai suteiks jūsų laiškui oficialią struktūrą.
7 veiksmas: dinamiškai įterpkite sveikinimą
Naudodamiesi komandomis, parašytomis didžiosiomis raidėmis, pritaikykite sveikinimą. Galite naudoti funkciją, kad pagal "Excel" sąraše esančius duomenis galėtumėte atskirti "Gerbiamasis pone" ir "Gerbiamoji ponia".
8 veiksmas: Tęskite pašto sujungimą
Dabar laiško tekstą sudarykite pagal savo poreikius. Galite parašyti bendrą tekstą, kuris būtų taikomas visiems gavėjams. Įsitikinkite, kad jis yra visa apimantis ir patrauklus.
9 veiksmas: patikrinkite, ar nėra klaidų
Prieš baigdami pašto sujungimą, atlikite klaidų patikrą. Galite spustelėti atskirus adresus ir įsitikinti, kad adresų formatuose ar adreso duomenyse nėra klaidų.
10 veiksmas: Spausdinkite arba siųskite pašto sujungimą
Dabar, kai pašto sujungimas baigtas ir atrodo gerai, grįžkite į skirtuką "Mailings" ir spustelėkite "Finish and merge" (baigti ir sujungti). Čia galite pasirinkti spausdinti dokumentą, siųsti jį el. paštu arba išsaugoti dokumentus tolesniam apdorojimui.
11 veiksmas: įterpkite papildomus laukus
Jei reikia, į laišką galite integruoti papildomus atskirus laukus, pavyzdžiui, telefono numerius. Pasirinkite atitinkamus stulpelius iš "Excel" failo, kad sukurtumėte papildomą individualizavimo vertę.
12 veiksmas: užbaigimas
Atlikę visus šiuos veiksmus, sėkmingai sukūrėte pašto sujungimo laišką. Dabar galite išsaugoti savo dokumentą ir siųsti arba spausdinti, kaip norite.
Apibendrinimas
Šiame vadove sužinojote, kaip lengvai ir efektyviai sukurti pašto sujungimo laišką naudojant "Microsoft Word". Perėjote visą procesą - nuo gavėjų sąrašo ir asmeninio sveikinimo pasirinkimo iki galutinio redagavimo ir laiškų spausdinimo arba siuntimo.
Dažniausiai užduodami klausimai
Kaip "Word" programoje pradėti pašto sujungimą? Eikite į skirtuką "Pašto siuntos" ir pasirinkite "Pradėti pašto sujungimą", tada "Laiškai".
Kaip redaguoti gavėjų sąrašą?Galite pridėti adresų, pašalinti pasikartojančius adresus ir filtruoti pagal kriterijus iškvietę duomenų šaltinį.
Ar galiu naudoti skirtingus pasveikinimus? Taip, "Word" programoje galite sukurti dinaminį pasveikinimą, remdamiesi "Excel" sąraše esančiais duomenimis.
Kaip atspausdinti formos laiškus? Eikite į "Mailings" ir spustelėkite "Finish and merge", tada pasirinkite "Print documents".
