Dirbant su dideliais dokumentais reikia ne tik organizuotumo, bet ir efektyvumo. Ypač plačiai naudojama teksto redagavimo programa "Microsoft Word" leidžia kurti sudėtingus dokumentus komandoje. Naudodamas šakinių ir centrinių dokumentų funkciją, "Word" leidžia struktūriškai tvarkyti didelius tekstinius vienetus, pavyzdžiui, knygas ar ataskaitas, sudarytas iš skirtingų skyrių. Šiame vadove parodysiu, kaip naudoti kontūro rodinį, kad galėtumėte efektyviai tvarkyti ir redaguoti dokumentus.
Pagrindinės išvados
- Kontūro rodinys "Word" programoje yra naudinga priemonė dokumentams struktūrizuoti.
- Dokumentų šablonai suteikia galimybę eksportuoti dokumento skyrius, kad būtų galima juos redaguoti atskirai.
- Centriniai dokumentai sujungia visus šakinius dokumentus atgal į vientisą darbą neprarasdami formatavimo.
Žingsnis po žingsnio instrukcijos
1. sukurkite naują dokumentą
Paleiskite "Microsoft Word" ir sukurkite naują dokumentą. Pavyzdžiui, kaip pagrindinę antraštę galite naudoti temą Europa, o po ja įtraukti įvairius skyrius. Užpildykite tekstą taip, kaip reikia, kad sukurtumėte pradinę struktūrą.
2. Įjunkite kontūro rodinį
Perjunkite kontūro rodinį, kad geriau matytumėte ir redaguotumėte dokumento turinio hierarchiją. Šiame rodinyje galite aiškiai peržiūrėti esamus skyrius ir jų struktūrą.
3. sukurkite dokumento struktūrą
Pridėkite atskirų šalių, pavyzdžiui, Vokietijos ir Austrijos, paantraštes. Tai galite padaryti atitinkamai formatuodami tekstą ir naudodami "Word" kontūro funkcijas hierarchijai atvaizduoti.
4. Išskirkite skyrius
Jei dokumentas tampa platesnis, galite išskirti tam tikrą dalį, pavyzdžiui, Austrijos skyrių. Pasirinkite antraštę Austrija ir spustelėkite "Rodyti dokumentą", kad išskirtumėte skyrių.
5. sukurti dokumento šaką
Pasirinkę Austriją, pasirinkite parinktį sukurti naują šakinį dokumentą. Šis dokumentas išsaugomas atskirai ir jį gali redaguoti kiti asmenys. Tai ypač naudinga, jei komandos kolegos dirba su skirtingais skyriais.
6. išsaugokite šakos dokumentą
Išsaugokite naujai sukurtą šakos dokumentą. Patikrinkite "Windows Explorer" programoje, ar failas sukurtas kaip "Austria.docx". Tai rodo, kad struktūra ir turinys buvo išsaugoti teisingai.
7. redaguokite šakos dokumentą
Atidarykite šakos dokumentą ir atlikite pakeitimus. Pavyzdžiui, galite pridėti teksto, kad pateiktumėte daugiau informacijos. Redagavimas yra nepriklausomas nuo pagrindinio dokumento, todėl galite veikti lanksčiai.
8. Grįžkite į pagrindinį dokumentą
Uždarykite atšakos dokumentą ir grįžkite į pagrindinį dokumentą. Šiame dokumente dabar turėtumėte matyti nuorodą į savo šakos dokumentą, kuri leidžia vėl peržiūrėti visus Austrijoje atliktus pakeitimus.
9. Įterpkite filialo dokumentus
Norėdami įterpti filialo dokumentą į savo centrinį dokumentą, grįžkite į kontūro rodinį ir spustelėkite parinktį "Expand branch document" (išplėsti filialo dokumentą). Taip visi filialo dokumento duomenys bus sugrąžinti į centrinį dokumentą.
10. viso failo redagavimas
Naudodamiesi centriniu dokumentu, dabar turite išsamią visų redaguojamų dalių apžvalgą. Galite apibendrinti visus pakeitimus viename faile ir koreguoti visą dokumentą neprarasdami pradinio formatavimo. Būtinai išsaugokite visus pakeitimus.
11. tvarkyti nuorodas
Jei norite pašalinti nuorodą į šakinį dokumentą, galite ją tvarkyti kontūro rodinyje. Taip galite nuspręsti, ar tam tikri skyriai ir toliau turėtų būti susieti, ar likti kaip atskiri failai.
12. Optimizuoti dokumentų valdymą
Šis dokumentų valdymo būdas gali būti labai naudingas komandiniams projektams, kuriuose dalyvauja keli žmonės. Taip sukuriama tvarka redaguojamame turinyje, todėl optimizuojamas bendradarbiavimas ir išlaikomas aiškumas.
Apibendrinimas
Naudodamiesi "Microsoft Word" esančiu konspekto vaizdu, šakinių dokumentų kūrimu ir integravimu atgal į centrinį dokumentą, galite efektyviai valdyti didelius teksto vienetus. Tokia struktūra leidžia lengvai dirbti komandoje ir užtikrina, kad visi formatai ir turinys išliktų nepakitę, kai jie vėl sujungiami.
Dažniausiai užduodami klausimai
Kurios "Word" versijos palaiko šakinius ir centrinius dokumentus?Šias funkcijas palaiko "Word 2013" ir "Word 2016".
Kaip teisingai išsaugoti šakinį dokumentą? Šakinį dokumentą galite išsaugoti tiesiai iš kontūro peržiūros.
Kas atsitinka formatavimui sujungiant? Formatavimas išsaugomas, kai sujungiate šakinius dokumentus į centrinį dokumentą.
Ar galiu matyti pakeitimus šakos dokumente, kai dirbu centriniame dokumente?Taip, pakeitimus galite atnaujinti kontūro rodinyje.
Ar gali keli žmonės vienu metu dirbti su skirtingais šakos dokumentais? Taip, tai pagrindinis šio metodo privalumas, nes kiekvienas gali dirbti su savo dalimi.
