Šiandieniniame sparčiai besivystančiame verslo pasaulyje labai svarbu aiškiai suprasti pagrindines projektų valdymo sąvokas. Jei norite būti kompetentingas projektų vadovas ar aktyvus komandos narys, suprasti, kas yra projektas ir kaip jis apibrėžiamas, yra pirmas žingsnis į sėkmę. Štai viskas, ką reikia žinoti apie projekto apibrėžimą ir kodėl šios žinios yra būtinos.
Pagrindinės įžvalgos
- Projektas - tai laikinas siekis sukurti unikalų produktą, paslaugą ar rezultatą.
- Projektai yra terminuoti ir turi aiškią pradžios ir pabaigos datą.
- Projektui reikalingi konkretūs ištekliai, pavyzdžiui, biudžetas, medžiagos ir žmonės.
- Kiekvienas projektas turi apibrėžtą tikslą, kuris turi būti pasiekiamas.
- Suinteresuotosios šalys yra labai svarbios projekto sėkmei, todėl į jas reikia atsižvelgti nuo pat pradžių.
Žingsnis po žingsnio projekto apibrėžimo vadovas
1 Kas yra projektas?
Pirmiausia svarbu apibrėžti sąvoką "projektas". Pagal Projektų valdymo instituto (PMI) apibrėžtį projektas yra "laikinas siekis sukurti unikalų produktą, paslaugą ar rezultatą". Ši apibrėžtis yra pagrindas, kuriuo grindžiamas jūsų supratimas apie projektų valdymą.
2 Kodėl laikinas?
Sąvoka "laikinas" reiškia, kad projektas turi apibrėžtą pradžios ir pabaigos datą. Jis nevyksta neribotą laiką, bet turi aiškią sistemą, kuri jį skiria nuo kasdienės veiklos. Todėl projektai yra riboto laiko ir turi apibrėžtą tikslą, kuris turi būti pasiektas per tam tikrą laiką.
3. Projekto unikalumas
Labai svarbus aspektas yra tai, kad kiekvienas projektas siekia unikalaus rezultato. Nesvarbu, ar tai būtų produkto, paslaugos, ar konkretaus rezultato kūrimas, svarbu, kad jis nesikartotų reguliariai. Unikalumui iliustruoti įsivaizduokite, kad priklausote komandai, kuriančiai naują internetinės prekybos sistemą. Tai yra vienkartinis projektas, nors jame gali būti naudojama daug tų pačių principų kaip ir ankstesniuose projektuose.
4. išteklių valdymas
Ištekliai yra esminė bet kurio projekto dalis. Jie apima ne tik medžiagas, bet ir biudžetą bei žmones. Projekto vadovas turi užtikrinti, kad būtini ištekliai būtų paskirstyti efektyviai. Paprastai ištekliai yra riboti, todėl jų planavimas ir panaudojimas yra sėkmingo projekto raktas.
5 Projektų sinergija
Projekte dažnai kartu dirba skirtingų skyrių darbuotojai. Ši tarpdisciplininė komanda sujungia reikiamus įgūdžius ir perspektyvas, kad būtų pasiektas projekto tikslas. Geras tokios sinergijos pavyzdys - kai rinkodara, IT ir pardavimai kartu dirba prie naujo gaminio įvedimo į rinką, kad būtų užtikrintas geras visų aspektų - nuo kūrimo iki pardavimo - koordinavimas.
6. Apibrėžkite tikslus
Projektas visada susijęs su tikslu. Reikia pradėti nuo dabartinės būklės ir apibrėžti siektiną tikslą. Pavyzdžiui, per nustatytą laiką turite sukurti naujo gaminio pakuotę. Jūsų pradinis tikslas ir laiko tarpas padės jums valdyti projektą ir imtis reikiamų veiksmų.
7. Laiko rėmai ir galutiniai terminai
Kiekvienam projektui įgyvendinti reikia nustatyti aiškų terminą. Turite užtikrinti, kad visos užduotys būtų atliktos per nustatytą laiką. Pavyzdžiui, jei produktas turi būti pristatytas rugpjūčio 3 d., atitinkama pakuotė turi būti užbaigta laiku.
8 Biudžeto sudarymas ir finansavimas
Projektui paprastai skiriamas biudžetas, kurio būtina laikytis, nors tam tikrais atvejais pagrįstai galima svarstyti apie nukrypimus. Gerai apibrėžtas biudžetas leidžia teisingai paskirstyti turimus išteklius ir išvengti klaidų, kurios gali sukelti finansinių problemų.
9 Suinteresuotųjų šalių valdymas
Projektas visada turi suinteresuotųjų šalių - grupių ar asmenų, kurie yra suinteresuoti projektu arba kuriems daro įtaką jo rezultatai. Tai ne tik darbuotojai, bet ir klientai, tiekėjai ir investuotojai. Todėl vykdydami projektą turite apsvarstyti, kaip suinteresuotosios šalys dalyvauja ir kokie yra jų lūkesčiai.
10 Projekto vadovo vaidmuo
Projekto vadovui tenka pagrindinis vaidmuo visame projekto procese. Jis užtikrina, kad visos užduotys būtų koordinuojamos ir atliktos laiku. Projekto vadovas taip pat yra atsakingas už visos svarbios informacijos apie projekto eigą, sėkmę ir iššūkius perdavimą.
Apibendrinimas
Aiškus apibrėžimas yra bet kokio sėkmingo projekto pagrindas. Projektas yra laikinas ir unikalus, jam reikia konkrečių išteklių ir aiškaus tikslo. Svarbus vaidmuo tenka suinteresuotosioms šalims, o projekto vadovas užtikrina, kad visi projekto aspektai būtų suderinti.
Dažniausiai užduodami klausimai
Kokia yra projekto apibrėžtis? Projektas - tai laikinas siekis sukurti unikalų produktą, paslaugą ar rezultatą.
Kodėl svarbūs laiko apribojimai? Laiko apribojimais užtikrinama, kad projektas būtų įgyvendinamas efektyviai ir turėtų aiškius tikslus.
Kokie yra pagrindiniai projekto ištekliai? pagrindiniai projekto ištekliai yra biudžetas, medžiagos ir žmonės.
Kaip atpažįstate sėkmingą projektą?sėkmingas projektas pasiekia nustatytus tikslus per nustatytą laiką ir biudžetą.
Kas yra suinteresuotosios šalys?Suinteresuotosios šalys - tai grupės arba asmenys, kurie yra suinteresuoti projektu arba kuriems turi įtakos jo rezultatai.
