Prieš pradedant naują užduotį ar projektą dažnai keliamas klausimas, ar reikalingas projektų valdymas. Yra daug klaidingų įsitikinimų apie tai, kas yra projektas ir kada projektų valdymas iš tikrųjų yra būtinas. Šiame tekste sužinosite apie praktinį kontrolinį sąrašą, kuris padės įvertinti projektų valdymo poreikį. Informacija paimta iš mokomojo vaizdo įrašo ir yra skirta tam, kad galėtumėte ją aiškiai apžvelgti.
Pagrindinės išvados
- Ne kiekvienam projektui reikia išsamių projektų valdymo žinių.
- Kontrolinis sąrašas gali padėti nustatyti, ar projektų valdymas yra aktualus jūsų užduočiai.
- Atsižvelkite į daugelį veiksnių, pavyzdžiui, sudėtingumą, išteklius ir reguliarių susitikimų poreikį.
Žingsnis po žingsnio vadovas
Pradėkime nuo įvairių aspektų, kuriuos turėtumėte apsvarstyti, kad išsiaiškintumėte, ar projektų valdymas reikalingas jūsų konkrečiai užduočiai. Šiame kontroliniame sąraše pateikta dešimt punktų, kurie padės jums priimti pagrįstą sprendimą.
1. Ar užduotis jums nauja?
Pirmiausia turėtumėte apsvarstyti, ar užduotis yra nauja ir nepažįstama. Jei taip, gali būti prasminga užsiimti projektų valdymu. Naujam projektui dažnai reikia planavimo ir koordinavimo, o to iš karto gali nepavykti atlikti. Atidžiai patikrinkite, ar galite pažymėti šį langelį.
2 Ar užduotis yra sudėtinga arba novatoriška?
Čia kalbama apie tai, ar tai yra naujo produkto kūrimas, ar sudėtinga užduotis. Ar uždavinys yra didelis ir neaiškus? Sudėtingiems projektams paprastai reikia daugiau planavimo ir organizavimo. Jei į šį kriterijų galite atsakyti teigiamai, įtraukite jį į kontrolinį sąrašą.
3. Ar projekte dalyvauja skirtingi skyriai?
Jei projekte dalyvauja keli skyriai, tikriausiai reikalingas projekto valdymas. Jei projekte dalyvauja skirtingi komandos nariai ir disciplinos, labai svarbu aiškiai bendrauti ir organizuoti veiklą. Apsvarstykite, ar turėtumėte pažymėti šį langelį.
4. ar dalyvauja išorės asmenys?
Apsvarstykite, ar jūsų projekte dalyvaus išorės darbuotojai arba paslaugų teikėjai. Pavyzdžiui, jei į projektą įtrauksite grafikos dizainerį, reikės atlikti tam tikras koordinavimo užduotis. Tai taip pat byloja apie projekto valdymo poreikį.
5. Ar reikalingi reguliarūs susitikimai?
Ar jūsų komandos nariai yra atsidavę projekto turiniui ir ar jiems reikia reguliarių atnaujinimų ir susitikimų? Kasdienėms užduotims tokie susitikimai nėra būtini, tačiau jei jūsų užduotis sudėtingesnė arba joje dalyvauja kelios suinteresuotosios šalys, reikėtų planuoti reguliarius susitikimus.
6. Ar užduotį reikia prižiūrėti?
Vienas iš esminių klausimų - ar užduotį reikia prižiūrėti. Jei niekas neprisiima atsakomybės už pokyčius ar pažangą, projektas tikriausiai užims daug laiko ir bus neefektyvus. Šį langelį taip pat turėtumėte pažymėti, jei šis punktas taikomas.
7. Ar užduotis užtrunka ilgiau ir ar jai atlikti reikalinga komanda?
Jei užduoties trukmė nustatyta ilgesniam laikotarpiui, gali būti naudinga suburti komandą. Trumpoms užduotims, kurias galima atlikti per dieną, nereikia plataus projekto valdymo. Tačiau vykdant ilgesnės trukmės projektus būtina koordinuoti įvairius aspektus.
8. Ar projektas susijęs su didele finansine rizika?
Ar projektas yra ekonomiškai svarbus įmonei? Didelė finansinė rizika gali būti svarbus signalas, kad reikia pasitelkti projektų valdymą. Šiuo atveju reikia atidžiai apsvarstyti, ar išteklių ir biudžeto tvarkymą turėtų stebėti projekto vadovas.
9. Ar projektas skatina konkurencinį pranašumą?
Jei projektas pasitarnauja įmonės konkurencinei padėčiai stiprinti, čia gali būti verta skirti ypatingą dėmesį projekto valdymui. Projekto vadovas galėtų padėti parengti strategijas, kurios leistų įmonei įgyti pranašumą prieš konkurentus.
10. Kiek punktų pažymėjote?
Galiausiai svarbu pažvelgti, kiek punktų, susijusių su jūsų projektu, galėjote atsakyti teigiamai. Kuo daugiau kriterijų taikoma, tuo didesnė tikimybė, kad jums reikės projekto valdymo. Ši apžvalga padės jums geriau nuspręsti, ar reikia projekto valdymo ir kokiu mastu.
Apibendrinimas
Projektų valdymo poreikio nustatymas yra esminis žingsnis prieš pradedant naują užduotį. Kontrolinis sąrašas padės jums orientuotis. Kuo daugiau punktų tinka, tuo geriau turėtumėte susipažinti su įvairiais projektų valdymo metodais.
Dažniausiai užduodami klausimai
Ar visada reikia projekto valdymo?ne visada, tai labai priklauso nuo sudėtingumo ir susijusių veiksnių.
Kiek punktų turi būti taikoma, kad projekto valdymas būtų būtinas?jei pažymėjote daugiau nei keturis ar penkis punktus, projekto valdymas paprastai yra būtinas.
Kaip naudoti kontrolinį sąrašą? Peržiūrėkite kiekvieną punktą ir įvertinkite, ar jis taikomas jūsų dabartinei užduočiai.
Ar galiu šį kontrolinį sąrašą taikyti kitiems projektams? Taip, kontrolinį sąrašą galima naudoti įvairių tipų projektams.
Kur galiu atsisiųsti kontrolinį sąrašą? Kontrolinį sąrašą galima atsisiųsti PDF formatu iš vaizdo įrašo.
