Projektų valdymui reikia tikslaus planavimo, kad būtų užtikrintas projektų veiksmingumas ir sėkmė. Svarbiausias žingsnis čia - veiksmingai įvertinti kiekvienos užduoties trukmę ir paskirstyti reikiamus išteklius. Šiame vadove sužinosite, kaip optimizuoti projekto terminus ir paskirstyti išteklius.
Pagrindinės išvados
- Į laiko sąmatą įtraukite visas suinteresuotąsias šalis.
- Atsižvelkite į teisinius ir organizacinius rezervus.
- Aiškiai paskirstykite išteklius ir suplanuokite persidengiančias užduotis.
- Sukurkite skaitmeninį kalendorių užduotims paskirstyti.
Žingsnis po žingsnio vadovas
1. Įvertinkite užduočių trukmę
Norint užfiksuoti bendrą projekto trukmę, svarbu realiai įvertinti kiekvienos užduoties apimtį. Kad išvengtumėte klaidingų vertinimų, gaukite įverčių iš visų projekte dalyvaujančių asmenų. Pavyzdžiui, iš pradžių gali būti apskaičiuota, kad dizainas užtruks dvi savaites, tačiau grafikos dizainerė gali pakomentuoti, kad jai reikia keturių savaičių. Būtinai pasitarkite su visais komandos nariais, kad gautumėte tikslią sąmatą.
2. Numatykite teisines priežastis ir atsargines ribas
Be užduočių įvertinimo, taip pat reikia atsižvelgti į organizacinį ir teisinį stabilumą. Pavyzdžiui, jei reikalingas institucijos leidimas, tai gali pailginti projekto trukmę. Svarbu suplanuoti laiko rezervą, kad būtų galima absorbuoti bet kokį vėlavimą. Prieš baigdami rengti galutinius planus visada turėtumėte žinoti, kad nenumatyti veiksniai gali turėti įtakos terminams.
3. paskirstykite išteklius
Baigus rengti tvarkaraštį, kitas žingsnis - paskirstyti išteklius. Apsvarstykite, kas už kokias užduotis atsakingas, ir suplanuokite reikiamus išteklius. Taip pat turite apsvarstyti kiekvieno asmens valandos kainą ir išsiaiškinti susitarimus dėl viršvalandžių. Įsitikinkite, kad darbuotojai vienu metu nedalyvauja atliekant dvi užduotis, kad išvengtumėte dubliavimosi ir būtino papildomo darbo.
4. sukurkite kalendorių
Remdamiesi numatytomis užduotimis ir skirtais ištekliais, turėtumėte sukurti kalendorių. Visų užduočių ir terminų įvedimas į centrinį, geriausia skaitmeninį, kalendorių leidžia komandai greitai peržiūrėti visą svarbią informaciją. Tai padidina skaidrumą ir pagerina bendravimą komandoje.
5. Įveskite informaciją į kalendorių
Užtikrinkite, kad informacija kalendoriuje būtų prieinama visiems komandos nariams, kad jie bet kada galėtų stebėti pažangą. Internetinė platforma leidžia komandos nariams lengvai įvesti pakeitimus ir būti informuotiems. Taip planavimas tampa ne tik efektyvus, bet ir lankstus.
Apibendrinimas
Šiame vadove sužinojote, kaip realiai įvertinti kiekvienos projekto užduoties trukmę, atsižvelgti į teisinius rezervus ir veiksmingai paskirstyti išteklius. Turėdami kruopščiai sudarytą kalendorių, dabar turite reikiamą pagrindą sėkmingam projekto planavimui.
Dažniausiai užduodami klausimai
Kaip į planavimo procesą įtraukti visus komandos narius? Paprašykite visų dalyvaujančiųjų pateikti savo įverčius ir patirtį. Atsižvelkite į jų pastabas.
Ką daryti, jei terminai sutampa? įsitikinkite, kad užduočių pasiskirstymas yra aiškus ir nėra konfliktų dėl išteklių.
Kiek svarbus skaitmeninis kalendorius? skaitmeninis kalendorius užtikrina skaidrumą ir leidžia visiems komandos nariams greitai pasiekti informaciją.
