Jei jau atlikote pirmąją projekto valdymo užduotį, dabar sužinosite, kaip veiksmingai išsiaiškinti pagrindinius klausimus, kuriuos reikia išsiaiškinti atliekant projekto užduotį. Šiame vadovėlyje sužinosite pagrindinius dalykus, kuriuos reikia turėti omenyje, kad galėtumėte aiškiai apibrėžti projekto užduotį ir sėkmingai įgyvendinti užduotis.
Pagrindinės išvados
- Apibrėžkite savo projekto tikslą ir strateginę reikšmę
- Išsiaiškinkite atsakomybę ir turimus išteklius.
- Apsvarstykite tikslinę grupę ir konkrečius projekto reikalavimus
- Palaikykite nuolatinį ryšį su suinteresuotosiomis šalimis.
Žingsnis po žingsnio, kaip išsiaiškinti projekto santrauką
Projekto santraukos išsiaiškinimas yra labai svarbus žingsnis siekiant projekto sėkmės. Turėtumėte užduoti keletą klausimų, kad surinktumėte visą reikiamą informaciją.
1. Kodėl projektuojame pakuotę? Pirmasis klausimas, kurį turėtumėte išsiaiškinti, yra tas, kodėl apskritai vykdomas projektas. Tai padės suprasti, kokį strateginį indėlį įneš jūsų projektas. Kokią naudą įmonei duos naujoji pakuotė? Ar ji padidins pardavimus? Šiuo atveju būtina išsiaiškinti su tiesioginiu vadovu arba klientu.
2) Kokio rezultato tikimasi? Toliau turėtumėte išsiaiškinti tiksliai apibrėžtą tikslinę būseną. Kokių rezultatų tikimasi iš projekto? Čia svarbu atsižvelgti į matavimo vienetus, pavyzdžiui, biudžetą, terminus ir konkrečius reikalavimus. Taip pat turite įsitikinti, kad rezultatai yra išmatuojami.
3) Kas yra klientas? Čia svarbu išsiaiškinti atsakomybę. Kas konkrečiai yra klientas? Ar tai jūsų tiesioginis vadovas, kitas skyrius, ar išorinis klientas? Ši informacija turės įtakos tam, kaip valdysite projektą ir kokie reikalavimai gali skirtis.
4) Kas priklauso projekto komandai? Pasidomėkite, kokie ištekliai jums prieinami. Kuriuos komandos narius turėtumėte įtraukti ir kiek? Taip pat apsvarstykite, kokią kvalifikaciją turi komandos nariai.
5) Kiek laiko komandos nariai bus laisvi? Svarbu žinoti, kiek laiko jūsų komandos nariai galės dalyvauti projekte. Ar jų laiką riboja kiti projektai? Tai gali turėti didelę įtaką jūsų laiko planavimui.
6) Kada prasideda projektas? Kitas klausimas - projekto įgyvendinimo laikotarpis. Kada prasideda projektas ir kada turi būti gautas galutinis produktas? Turėtumėte įsitikinti, kad visi būtini veiksmai bus atlikti iki faktinio produkto paleidimo.
7) Koks biudžetas turimas? Biudžetas yra lemiamas projekto valdymo veiksnys. Išsiaiškinkite, koks biudžetas planuojamas jūsų projektui ir ar yra galimybių jį pakoreguoti, jei projektas taptų didesnės apimties, nei tikėtasi.
8. Ar yra kokių nors orientyrų, į kuriuos reikėtų atsižvelgti? Nustatykite, ar yra jau apibrėžtų orientyrų, į kuriuos turėtumėte atsižvelgti projekto eigoje. Jie gali padėti jums stebėti pažangą ir laiku atlikti koregavimus.
9. Kas yra tikslinė auditorija? Tikslinė auditorija yra dar vienas labai svarbus aspektas, į kurį reikia atsižvelgti. Kam turėtų būti skirtas produktas? Tai apima ir personų kūrimą, kad geriau suprastumėte tikslinės grupės interesus ir elgseną.
10) Ar yra konkrečių reikalavimų arba taisyklių? Turite išsiaiškinti, ar yra konkrečių reikalavimų arba taisyklių, kurių reikia laikytis. Tai gali būti, pavyzdžiui, medžiagų naudojimo ar dizaino specifikacijos. Šios specifikacijos daro įtaką kūrybiniam procesui.
11) Kaip turėtų būti organizuojama komunikacija? Nustatykite, kaip dažnai turite teikti ataskaitas suinteresuotosioms šalims ir kokia forma jų tikimasi. Ar turėtų būti rengiami kasdieniai susitikimai, ar pakanka savaitinio bendravimo? Tai svarbu siekiant išvengti nesusipratimų.
12. Ar yra dokumentų rengimo taisyklės? Galiausiai turėtumėte išsiaiškinti, kokie reikalavimai keliami dokumentams. Ar yra konkretūs šablonai, ar leidžiama kurti laisvai? Aiški dokumentacija prisideda prie jūsų projekto atsekamumo.
Apibendrinimas
Projekto užduoties išaiškinimas yra esminis projekto valdymo elementas, užtikrinantis, kad visi dalyvaujantys suprastų aiškius tikslus ir lūkesčius. Tai ne tik padidina efektyvumą, bet ir sumažina nesusipratimų ir klaidų riziką. Atsakę į pirmiau aptartus klausimus, sukursite tvirtą pagrindą savo projekto eigai.
Dažniausiai užduodami klausimai
Kaip sužinoti, ką iš tikrųjų turėčiau pasiekti savo projektu?Pasikalbėkite su savo tiesioginiu vadovu arba klientu ir išsiaiškinkite savo projekto strateginius tikslus.
Ką daryti, jei priimu projektą iš išorės kliento? įsitikinkite, kad aiškiai apibrėžėte trumpą užduotį ir lūkesčius, kad tinkamai suprastumėte reikalavimus.
Kaip dažnai turėčiau pranešti apie savo projekto rezultatus?Tai priklauso nuo jūsų projekto, tačiau paprastai naudinga bendrauti kas savaitę, kad pažanga būtų skaidri.
Kokias priemones galiu naudoti projekto valdymui? yra daugybė priemonių - nuo paprastų "Excel" sąrašų iki profesionalių projektų valdymo programinės įrangos sprendimų, tokių kaip "Trello" ar "Asana".
Ar projekto valdyme tikrai svarbūs pagrindiniai etapai? Taip, pagrindiniai etapai padeda įvertinti pažangą ir užtikrinti, kad laikytumėtės grafiko.
