Gerai parengtas komunikacijos planas yra esminis projekto sėkmės pagrindas. Jei nėra aiškiai apibrėžtų komunikacijos kanalų ir metodų, greitai gali kilti nesusipratimų ir prarasti informaciją. Šiame vadove sužinosite, kaip parengti veiksmingą projekto komunikacijos planą. Išanalizuosime įvairias suinteresuotąsias šalis ir parinksime tinkamus komunikacijos metodus, kad visi dalyviai visada būtų gerai informuoti.
Pagrindinės išvados
- Rengiant komunikacijos planą reikėtų atsižvelgti į visas susijusias suinteresuotąsias šalis.
- Skirtingoms suinteresuotosioms šalims reikia skirtingų komunikacijos metodų.
- Elektroniniai laiškai ir asmeniniai susitikimai dažnai yra veiksmingiausios priemonės.
Žingsnis po žingsnio vadovas
1 žingsnis: Nustatykite suinteresuotąsias šalis
Prieš pradėdami rengti komunikacijos planą, pirmiausia turite nustatyti visas susijusias suinteresuotąsias šalis. Kas dalyvauja jūsų projekte? Tai ne tik komandos nariai, bet ir klientai, užsakovai ir galbūt išorės partneriai. Įsitikinkite, kad sudarėte išsamų sąrašą.
2 žingsnis: paskirkite komunikacijos metodus
Svarbu parinkti kiekvienam suinteresuotajam subjektui tinkamą bendravimo metodą. Pagalvokite, kaip geriausiai pasiekti atskiras grupes. Pavyzdžiui, į klientus pageidautina kreiptis elektroniniu paštu ir per ryšius su visuomene. Įrodyta, kad šie metodai yra tinkamiausi efektyviam informacijos perdavimui.
3 žingsnis: Nustatykite komunikacijos tipą
Kiekvienai suinteresuotai šaliai reikia skirtingos informacijos. Pardavėjams reikia išsamių pristatymų ir būsenos ataskaitų, o IT dažnai pakanka apie esamą padėtį informuoti elektroniniu paštu. Aiškiai nurodykite, kam reikia kokios informacijos ir kokia forma. Tai padės tikslingai kontroliuoti komunikacijos srautą.
4 žingsnis: Sukurkite komunikacijos planą
Dabar sukurkite aiškiai struktūrizuotą komunikacijos planą. Į jį turėtų būti įtraukti visi nustatyti suinteresuotieji subjektai ir atitinkami komunikacijos būdai, įskaitant komunikacijos dažnumą. Nustatykite, kaip dažnai ir kokia forma bus teikiama informacija.
5 žingsnis: įgyvendinimas ir pritaikymas
Sukūrę komunikacijos planą, įgyvendinkite jį praktiškai. Svarbu išlikti lankstiems. Jei suprasite, kad kuris nors metodas neduoda norimo efekto arba suinteresuotoji šalis išreiškia kitokius pageidavimus, atitinkamai pakoreguokite savo planą. Lankstumas yra raktas į sėkmę.
Apibendrinimas
Gerai apgalvotas komunikacijos planas labai palengvina bendradarbiavimą projekte. Tikslinė komunikacija ir suinteresuotųjų šalių poreikiams pritaikyta komunikacija užtikrina, kad visi būtų informuoti ir informuoti. Pasinaudokite šiuo vadovu, kad sukurtumėte savo komunikacijos planą ir atsižvelgtumėte į individualius suinteresuotųjų šalių poreikius.
Dažniausiai užduodami klausimai
Kiek svarbus yra komunikacijos planas?Komunikacijos planas yra labai svarbus projekto sėkmei, nes suteikia aiškumo ir skaidrumo.
Kokias suinteresuotąsias šalis turėčiau įtraukti?Turėtų būti įtrauktos visos svarbios grupės, pavyzdžiui, klientai, komandos nariai, klientai ir išorės partneriai.
Kokie komunikacijos metodai yra geriausi? el. laiškai, asmeniniai susitikimai, būklės ataskaitos ir pristatymai dažnai yra labai veiksmingi, priklausomai nuo suinteresuotųjų šalių grupės.
Kaip dažnai turėčiau bendrauti? Dažnumas priklauso nuo suinteresuotųjų šalių poreikių; vieniems reikia kasdienių atnaujinimų, kiti gali išsiversti su kassavaitine informacija.
Kas atsitinka, jei suinteresuotoji šalis nėra informuojama? Gali kilti nesusipratimų ir vėlavimų, dėl kurių kyla pavojus projekto sėkmei.
