Gebėjimas aiškiai ir veiksmingai bendrauti yra vienas iš pagrindinių projektų valdymo įgūdžių. Gerai parengto komunikacijos plano svarba dažnai nepakankamai įvertinama. Tačiau nuo jo gali priklausyti, kaip gerai informuojamos projekto suinteresuotosios šalys ir kaip sklandžiai vyksta bendradarbiavimas. Šiame vadove sužinosite, kaip sukurti veiksmingą komunikacijos planą, kad visos suinteresuotosios šalys būtų informuotos apie dabartinę projekto būklę.
Pagrindinės išvados
- Komunikacijos planas padeda nustatyti įvairias suinteresuotąsias šalis ir jų informacijos poreikius.
- Tinkamų komunikacijos priemonių pasirinkimas yra labai svarbus projekto sėkmei.
- Projekto komunikacijos matrica suteikia struktūrizuotą pagrindą veiksmingam planui parengti.
Žingsnis po žingsnio vadovas
1 žingsnis: nustatyti suinteresuotąsias šalis
Pirmiausia reikia apžvelgti projekto suinteresuotąsias šalis. Tai klientai, užsakovai, komandos nariai, tiekėjai ir kitos svarbios grupės. Pagalvokite, kurios grupės dalyvauja konkrečiame jūsų projekte, ir jas pasižymėkite.
2 žingsnis: pasirinkite bendravimo priemones
Kita užduotis - nustatyti kiekvienai suinteresuotųjų šalių grupei tinkamas bendravimo priemones. Apsvarstykite, ar tinka elektroniniai laiškai, asmeniniai susitikimai, prezentacijos ar būsenos ataskaitos. Svarbu, kad naudojamus komunikacijos kanalus pritaikytumėte prie suinteresuotųjų šalių poreikių.
3 žingsnis: išanalizuokite suinteresuotųjų šalių reikalavimus
Kiekviena suinteresuotoji šalis turi skirtingus reikalavimus ir lūkesčius, susijusius su projekto komunikacija. Išanalizuokite, ko reikia kiekvienai suinteresuotai šaliai ir kaip dažnai ji nori gauti informaciją. Tai padės jums patobulinti komunikacijos strategijas ir užtikrinti veiksmingą informacijos srautą.
4 žingsnis: užpildykite projekto komunikacijos matricą
Dabar laukia ypač svarbus pratimas: projekto komunikacijos matrica. Ši matrica padės jums susieti visas suinteresuotąsias šalis, komunikacijos priemones ir komunikacijos dažnumą. Čia įrašykite, kaip norėtumėte informuoti atitinkamas suinteresuotąsias šalis apie projekto būklę.
5 veiksmas: planuokite lankstumą
Svarbu, kad jūsų komunikacijos plane būtų numatytas lankstumas. Kartais dėl netikėtų situacijų ar projekto grafiko pokyčių gali tekti pritaikyti komunikacijos strategijas. Palikite viską atvirą, kad galėtumėte greitai ir veiksmingai reaguoti.
6 žingsnis: Gaukite grįžtamąjį ryšį
Sukūrę komunikacijos planą, turėtumėte surinkti atitinkamų suinteresuotųjų šalių atsiliepimus. Jų atsiliepimai gali padėti pašalinti spragas ir patobulinti planą. Pasinaudokite šia informacija, kad užtikrintumėte, jog jūsų planas būtų naudingas visiems dalyviams.
7 žingsnis: Įgyvendinkite ir reguliariai peržiūrėkite komunikacijos planą
Komunikacijos planas yra toks geras, koks geras yra jo įgyvendinimas. Įgyvendinkite apibrėžtas komunikacijos priemones ir įsitikinkite, kad reguliariai peržiūrite ir koreguojate planą. Kiekvienas komunikacijos planas yra gyvas dokumentas, todėl jį reikėtų koreguoti atsižvelgiant į projekto eigą.
Apibendrinimas
Gerai apgalvotas komunikacijos planas yra sėkmingo projekto valdymo pagrindas. Nustatydami suinteresuotąsias šalis, pasirinkdami tinkamas komunikacijos priemones ir siekdami reguliaraus grįžtamojo ryšio, galite užtikrinti, kad visi projekto dalyviai būtų optimaliai informuoti. Pradėkite rengti komunikacijos planą jau šiandien ir optimizuokite projekto komunikaciją.
