Norint sėkmingai valdyti projektą, labai svarbu suprasti suinteresuotųjų šalių lūkesčius ir poreikius. Šiame vadovėlyje sužinosite, kaip nustatyti suinteresuotąsias šalis ir įtraukti jų reikalavimus į projekto planavimą. Atsižvelgdami į skirtingas interesų grupes, ne tik sukursite aiškumą, bet ir sumažinsite galimus konfliktus. Pereikime tiesiai prie reikalo ir aptarsime būtinus veiksmus, kurie padės jums atlikti šią svarbią užduotį.
Pagrindinės įžvalgos
- Suinteresuotosios šalys - tai visi, kurie daro įtaką projektui arba kuriems projektas daro poveikį.
- Kruopščiai nustačius suinteresuotąsias šalis, galima geriau bendrauti ir sumažinti konfliktus.
- Suinteresuotųjų šalių lūkesčius turėtumėte pranešti skaidriai ir reguliariai.
Žingsnis po žingsnio suinteresuotųjų šalių analizės vadovas
1 žingsnis: Nustatykite suinteresuotąsias šalis
Pirmasis suinteresuotųjų šalių analizės žingsnis - nustatyti visas susijusias suinteresuotąsias šalis. Tai apima tiek vidaus, tiek išorės suinteresuotąsias šalis. Pagalvokite, kurie žmonės ir organizacijos yra vienaip ar kitaip susiję su jūsų projektu. Pradėkite nuo savo gaminio ar paslaugos ir pereikite prie įvairių gamybos proceso etapų.
Pavyzdžiui, apsvarstykite, kas yra tiesioginiai jūsų produkto vartotojai, pavyzdžiui, pardavimo skyriaus nariai arba logistikos partneriai. Tokio produkto, kaip gaivusis gėrimas, atveju galėtumėte nustatyti pirkėjus prekybos centre, prekybos centro vadovą ir parduotuvės darbuotojus. Tačiau tai anaiptol ne visi suinteresuotieji subjektai, kurie gali būti įtraukti į procesą.
Taip pat pagalvokite apie internetinių klientų, kurie perka jūsų internetinėje parduotuvėje, poreikius. Taip pat apsvarstykite vidaus suinteresuotąsias šalis, pavyzdžiui, darbuotojus, kurie įmonėje yra atsakingi už produkto pakavimą ar rinkodarą. Visos šios suinteresuotosios šalys vaidina svarbų vaidmenį jūsų projekte.
2 žingsnis: Suskirstykite suinteresuotąsias šalis
Sudarius suinteresuotųjų šalių sąrašą, kitas žingsnis - jas suklasifikuoti. Svarbu suskirstyti suinteresuotąsias šalis pagal jų įtaką ir suinteresuotumą projektu. Naudokite paprastą matricą, kad nustatytumėte, kuriai kategorijai priklauso kiekviena suinteresuotoji šalis.
Klasifikuoti galima į keturias pagrindines kategorijas:
- Didelė įtaka, didelis susidomėjimas
- Didelė įtaka, mažas susidomėjimas
- Maža įtaka, didelis susidomėjimas
- Maža įtaka, mažas interesas
Šis skirstymas į kategorijas leidžia nustatyti prioritetus, kaip bendrauti ir sąveikauti su įvairiomis suinteresuotosiomis šalimis.
3 žingsnis: išanalizuokite suinteresuotųjų šalių lūkesčius
Kitame žingsnyje turėtumėte išanalizuoti nustatytų suinteresuotųjų šalių lūkesčius ir poreikius. Kodėl jie domisi jūsų projektu? Ko jie tikisi iš jūsų? Svarbu nustatyti ir suprasti suinteresuotųjų šalių prioritetus, kad galėtumėte į juos reaguoti.
Sukurkite dokumentą, kuriame surašysite svarbiausius kiekvienos suinteresuotosios šalies lūkesčius. Tai gali būti gaminio kokybė, tvarumas, sąžininga kaina arba panaši informacija apie gaminį. Mūsų pavyzdyje aplinkosaugos institucija gali reikalauti, kad visos pakuotės būtų ekologiškos. Į šį punktą tikrai reikėtų atsižvelgti.
4 veiksmas: Sukurkite komunikacijos strategiją
Nustačius suinteresuotąsias šalis ir jų lūkesčius, laikas parengti komunikacijos strategiją. Čia svarbu nuspręsti, kaip ir kada norite bendrauti su suinteresuotosiomis šalimis, kad jos būtų veiksmingai informuojamos apie projekto eigą.
Pavyzdžiui, galite planuoti reguliarų atnaujinimą elektroniniu paštu, rengti informacinius renginius ar net susitikimus akis į akį. Priklausomai nuo suinteresuotųjų šalių kategorijos, bendravimas gali būti organizuojamas skirtingai: Pagrindinės didelę įtaką turinčios suinteresuotosios šalys turėtų būti reguliariai informuojamos apie visus pokyčius, o mažiau įtakingoms suinteresuotosioms šalims gali pakakti bendro pobūdžio naujienų.
5 žingsnis: Gaukite grįžtamąjį ryšį ir atlikite pakeitimus
Paskutinis šio proceso žingsnis - nuolat rinkti suinteresuotųjų šalių atsiliepimus ir prireikus atlikti koregavimus. Vykdant projektą suinteresuotosios šalys gali turėti naujų poreikių arba pakeisti savo lūkesčius. Todėl labai svarbu išlikti lanksčiam ir prireikus pritaikyti projekto planus prie šių reikalavimų.
Grįžtamąjį ryšį galima gauti įvairiais būdais, įskaitant apklausas, tiesioginius susitikimus arba grįžtamojo ryšio formas. Įsitikinkite, kad suinteresuotosios šalys jaučiasi išgirstos ir kad į jų lūkesčius žiūrima rimtai. Atviras bendravimas gali padėti anksti atpažinti galimus konfliktus.
Santrauka - Suinteresuotųjų šalių analizė projektų valdyme: išsamios instrukcijos
Išsamios suinteresuotųjų šalių analizės atlikimas yra pagrindinė sėkmingo projekto valdymo sąlyga. Nustatydami ir suskirstydami suinteresuotąsias šalis į kategorijas bei suprasdami jų lūkesčius, galėsite parengti pagrįstas bendravimo strategijas. Grįžtamasis ryšys yra raktas į tai, kad įgyvendinant projektą išliktumėte lankstūs.
Dažniausiai užduodami klausimai
Kokį vaidmenį projektuose atlieka suinteresuotosios šalys?Suinteresuotosios šalys tiesiogiai arba netiesiogiai daro įtaką projekto eigai ir rezultatams.
Kaip nustatyti tinkamus suinteresuotuosius subjektus? Sudarykite sąrašą pagal produkto svarbą, įtaką ir interesus.
Ką turėčiau įtraukti į savo komunikacijos strategiją?Reguliariai atnaujinamus duomenis, grįžtamojo ryšio mechanizmus ir komunikacijos kanalus, pavyzdžiui, el. paštą ir susitikimus.
Kiek lankstus turiu būti bendraudamas su suinteresuotosiomis šalimis?Visada būkite atviras lūkesčių pokyčiams ir prireikus pritaikykite savo požiūrį.
Kaip dažnai turėčiau prašyti grįžtamojo ryšio?Patartina reguliariai gauti grįžtamąjį ryšį, kad suinteresuotosios šalys jaustųsi išgirstos ir būtų galima atlikti pakeitimus.
