Organizacinių schemų kūrimas gali būti labai svarbus daugeliu atvejų - tiek įmonėms, tiek švietimo įstaigoms ar ne pelno organizacijoms. Naudodami "Microsoft Visio" turite galingą įrankį, kuriuo galite ne tik braižyti organizacines diagramas, bet ir importuoti bei eksportuoti duomenis, kad galėtumėte efektyviai jas kurti ir valdyti. Šiame vadove sužinosite, kaip importuoti ir eksportuoti duomenis, kad optimizuotumėte savo organizacines diagramas "Visio" programoje.
Pagrindiniai duomenys
- Galite importuoti ir eksportuoti duomenis, kad galėtumėte kurti organizacines diagramas.
- Formatų šablonai leidžia sukurti patrauklų vizualinį pateikimą.
- Importas vyksta per organizacijos diagramos vedlį ir "Excel" failus.
- Eksportuotus duomenis galima lengvai stebėti ir redaguoti "Excel" programoje.
Žingsnis po žingsnio instrukcijos
Duomenų importavimas
Pradėkite nuo "Excel" skaičiuoklės sukūrimo, kurioje įrašykite darbuotojų ir jų tiesioginių vadovų vardus ir pavardes. Paprasta struktūra galėtų atrodyti taip: Vienas stulpelis skirtas vardui, o kitas - vadovui. Ši lentelė bus pagrindas importuojant į "Visio".
Sukūrę "Excel" failą, atidarykite "Microsoft Visio". Eikite į meniu ir naudokite funkciją "Importas", esančią organizacinės schemos vedlyje. Spustelėkite "Next" (toliau), kad pradėtumėte importo procesą.
Pasirinkite parinktį Importuoti "Excel" failą ir įveskite kelią iki anksčiau sukurto failo. Taip pat galite tiesiog spustelėti "Browse" (Naršyti) ir pasirinkti failą. Svarbu, kad "Excel" failo struktūra būtų sukurta taip, kad "Visio" galėtų atpažinti vardų ir vadovų stulpelius.
Kai nurodysite kelią, dar kartą spustelėkite "Next". Dabar "Visio" perskaitys jūsų "Excel" failo struktūrą ir parodys importuotinų stulpelių apžvalgą.
Jei viskas sukonfigūruota teisingai, patvirtinkite importą spustelėdami "Finish" (baigti). Dabar turėtumėte matyti, kaip organizacijos schemoje automatiškai rodomi ryšiai tarp įvairių darbuotojų.
Duomenų eksportavimas
Sukūrę organizacijos schemą "Visio" programoje, galbūt norėsite eksportuoti duomenis į "Excel" programą, kad galėtumėte atlikti tolesnę analizę arba kurti ataskaitas. Norėdami tai padaryti, eikite į "Visio" failų meniu parinktį "Eksportuoti".
Čia galite nurodyti norimą failo pavadinimą ir saugojimo vietą. Pavyzdžiui, pavadinkite failą "export.xlsx", kad jį būtų lengva atpažinti. Tada spustelėkite "Išsaugoti".
Sėkmingai atlikę eksportą, atidarykite failą "Excel" programoje. Turėtumėte matyti visus eksportuotus duomenis, įskaitant skyrių, el. pašto adresus, telefono numerius ir tiesioginius vadovus. Tai suteikia jums galimybę toliau redaguoti arba analizuoti duomenis.
Organizacijos schemos formatavimas
Norėdami pagerinti organizacijos schemos išvaizdą, galite naudoti įvairius formato šablonus. Visio" siūlo keletą dizaino parinkčių, pavyzdžiui, "Juostos" arba "Monetos" formato šabloną. Pasirinkite patinkantį šabloną ir stebėkite, kaip iš karto atnaujinama organizacijos schema.
Patrauklus vizualinis atvaizdavimas yra ne tik estetiškas, bet ir gali prisidėti prie geresnio suprantamumo ir aiškumo. Nedvejodami eksperimentuokite su turimomis parinktimis, kad rastumėte tobulą jūsų poreikius atitinkantį maketą.
Apibendrinimas
Duomenų importavimas ir eksportavimas "MS Visio" yra galingas būdas efektyviai kurti organizacines schemas. Naudodami "Excel" duomenų saugojimui ir galimybę naudoti stilių lenteles, galite ne tik kurti diagramas, bet ir patraukliai jas pateikti.
Dažniausiai užduodami klausimai
Kaip importuoti duomenis į "Visio"?Duomenis galima importuoti naudojant organizacinių diagramų vedlį ir paruoštą "Excel" skaičiuoklę.
Kas vyksta eksportuojant duomenis į "Excel"?Eksportuojant organizacijos diagramos duomenys išsaugomi "Excel" faile, kurį galima lengvai redaguoti ir analizuoti.
Kokių formatų šablonų galima naudoti "Visio"? Organizacijų diagramų vizualiniam dizainui "Visio" siūlo įvairių formatų šablonų, pavyzdžiui, "diržas" ir "moneta".
