Atsisiųsti ir kopijuoti dokumentus "Google" dokumentuose

Norite nukopijuoti arba atsisiųsti dokumentą "Google" dokumentuose, bet nežinote, kaip tai padaryti? Šiame vadove žingsnis po žingsnio supažindinsiu jus su šiuo procesu. Nesvarbu, ar norite išsaugoti dokumentą kolegai, ar asmeniniam naudojimui - čia sužinosite viską, ką reikia žinoti.

Pagrindinės išvados

• Galite lengvai kopijuoti ir pervadinti dokumentus.
• Dokumentus galima atsisiųsti įvairiais formatais, įskaitant "Microsoft Word" ir PDF.
• Dokumentus galima bendrinti ir padaryti prieinamus konkretiems naudotojams.

Dokumento kopijavimas

Norėdami nukopijuoti dokumentą, eikite į meniu juostą ir spustelėkite "Failas". Ten rasite parinktį "Sukurti kopiją", kurią reikia pasirinkti. Atlikus šį veiksmą bus tiesiogiai nukopijuotas esamas dokumentas. Atlikę šį veiksmą, gausite naują dokumentą, kuris pagal numatytuosius nustatymus vadinsis "Kopija [dokumento pavadinimas]". Šį pavadinimą galite iš karto pakeisti, kad jūsų kopijų pavadinimai būtų aiškūs.

Pavyzdžiui: nevadinkite jos "Kopija 1", bet pavadinkite ją pagal paskirtį arba gavėją, pavyzdžiui, "Kopija Fabijonui". Tai padės jums sekti savo failus.

Netgi turite galimybę padaryti kopiją prieinamą konkrečiam naudotojui. Jei turite kelis naudotojus, kiekvienam jų galite suteikti individualią prieigą. Taip lengva valdyti kelias to paties dokumento versijas, o kartu kiekvienas gali redaguoti savo mėgstamą dalį.

Kitame žingsnyje būsite paklausti, kuriame aplanke norite išsaugoti naująjį dokumentą. Galite pasirinkti esamą aplanką arba pavadinti naują aplanką, kurį galėtumėte pavadinti, pavyzdžiui, "Kopijos". Tai ypač naudinga norint tvarkingai sutvarkyti dokumentus.

Tai puiki galimybė, jei prie projektų dirbate su skirtingais žmonėmis, nes galite užtikrinti, kad kiekvienas pasiektų tik jam skirtus failus.

Atsisiųsti dokumentą

Dabar ateina dalis, kurioje galite atsisiųsti dokumentą. Norėdami tai padaryti, grįžkite į meniu "Failas". Jame rasite pasirinktis. Pasirinkite parinktį "Download" (atsisiųsti), kurioje pateikiami įvairūs formatai.

Viena iš labiausiai paplitusių parinkčių - atsisiųsti kaip "Microsoft Word" dokumentą. Jei jūsų tikslas - redaguoti dokumentą ne "Google" dokumentuose, tai puikus pasirinkimas. Sistema išsaugos dokumentą jo pavadinimu - tokiu pačiu, kokiu jį pavadinote "Google" dokumentuose.

Jei neturite "Microsoft Word" programos, vis tiek galite redaguoti dokumentą "Google Docs" arba tiesiog išsaugoti jį internete. Daugeliui naudotojų gali būti privalumas turėti vietinę kopiją, kuria galima lengviau dalytis arba kurią galima redaguoti be interneto ryšio.

Be "Microsoft Word", dokumentą taip pat galite atsisiųsti įvairiais kitais formatais, pavyzdžiui, PDF, "Open Document Format" ar net HTML. Tokia įvairovė užtikrina, kad galėsite pasirinkti kiekvienam reikalavimui tinkamą formatą.

Pavyzdžiui, jei rašote elektroninę knygą, tikslinga dokumentą atsisiųsti HTML formatu. Paprastai siųsdamas tretiesiems asmenims dažnai naudoju PDF formatą, nes jį galima mažiausiai keisti.

Dokumento siuntimas el. paštu

Kita jums prieinama galimybė - siųsti dokumentą el. paštu. Tai taip pat galite padaryti per meniu "Failas". Pasirinkus el. pašto funkciją, atidaromas naujas langas, kuriame galite įrašyti gavėją, pavyzdžiui, mūsų pavyzdyje - "Fabio".

Čia galite pasirinkti, ar dokumentą įterpti tiesiai į el. laišką, ar siųsti jį kaip priedą. Jei visą dokumentą siunčiate kaip priedą, rekomenduoju naudoti PDF formatą. Tokiu būdu gavėjas gaus kopiją, kurios negalės redaguoti.

Tačiau jei gavėjui reikia redaguojamo dokumento, siųskite jį kaip "Word" dokumentą. Bet kokiu atveju galite lanksčiai rinktis šias parinktis.

Santrauka

Šiame vadove sužinojote, kaip kopijuoti, atsisiųsti ir siųsti el. paštu dokumentus naudojant "Google" dokumentus. Procesas paprastas, o dėl galimų skirtingų formatų galite būti tikri, kad jūsų failas atitinka reikalavimus, nesvarbu, ar jis skirtas bendradarbiavimui, ar asmeniniam naudojimui.