Excel ir daudzpusīgs rīks, ko var izmantot ne tikai datu analīzei, bet arī dažādu darblapu datu pārvaldīšanai un salīdzināšanai. Šajā rokasgrāmatā uzzināsiet, kā efektīvi salīdzināt un apvienot vairāku Excel failu un darblapu saturu. Tas ir īpaši svarīgi interfeisa vidē, kur dažādus elementus rediģē vairāki darbinieki, lai saglabātu skaidru pārskatu par darba laiku vai citiem datiem.
Galvenie secinājumi
- Jūs varat apvienot Excel failus, lai iegūtu labāku pārskatu.
- Jānodrošina datu aizsardzība, ja dažādi darbinieki uztur datus atsevišķos failos.
- Excel kopīgošanas un salīdzināšanas funkcijas ļauj ietaupīt laiku un droši pārvaldīt datus.
Soli pa solim
Izveidojiet avota failu
Sāciet, izveidojot Excel failu, kurā uzskaitītas darbinieku darba stundas. Iekļaujiet attiecīgo informāciju, piemēram, darbinieku vārdus un atbilstošās darba stundas. Šis fails vēlāk kalpos kā centrālais pārskats. Dodieties uz "File" (Failu) un pēc tam uz "Save as" (Saglabāt kā), lai saglabātu šo failu savā piemēru mapē.
Izveidojiet atsevišķus darbinieku failus
Tagad izveidojiet atsevišķus Excel failus katram pārskatā uzskaitītajam darbiniekam. Jūs varat saglabāt oriģinālo failu un pēc tam izveidot kopiju katram darbiniekam, noklikšķinot uz Saglabāt kā. Pārliecinieties, ka faili ir attiecīgi nosaukti, lai būtu skaidrs, kuram darbiniekam kurš fails ir.
Autorizācija un datu aizsardzība
Jums jānodrošina, lai katrs darbinieks varētu piekļūt tikai saviem datiem. Lai to izdarītu, dodieties uz izvēlni "Check" (Pārbaudīt) Excel mapē un aktivizējiet autorizācijas opciju atsevišķiem lietotājiem. Tas nodrošina, ka dati tiek glabāti saskaņā ar datu aizsardzības noteikumiem.
Salīdziniet darbgrāmatas
Kad visi darbinieki ir ievadījuši savu darba laiku savās attiecīgajās datnēs, varat apvienot šīs datnes, lai tās pārskatītu. To var izdarīt, izmantojot funkciju "Salīdzināt darbgrāmatas", kuru var atrast arī izvēlnē "Pārbaude". Šī funkcija automātiski pārnes visus attiecīgos datus uz pārskatu.
Automātiska atjaunināšana
Tiklīdz esat izpildījis salīdzināšanas funkciju, Excel automātiski pārbauda, vai darbinieku failos ir veiktas izmaiņas, un pārnes tās uz pārskatu. Tas sniedz jums pilnīgu pārskatu par visiem darba laikiem iespējami īsākā laikā.
Izmaiņu reģistrēšana
Jums vajadzētu izmantot arī reģistrēšanas funkciju, lai izsekotu, kad un kādas izmaiņas tika veiktas. Šī funkcija dokumentē katru darba žurnālos veikto izmaiņu, lai jūs varētu ātri konsultēties kļūdu gadījumā.
Žurnāla pielāgošana
Lai izsauktu izmaiņu žurnālu, atveriet izvēlnes opciju "Izmaiņu izsekošana". Šeit varat reģistrēt visas izmaiņas jaunā izklājlapā, lai gūtu labāku pārskatu un veiktu organizatoriskus pielāgojumus.
Kopsavilkums
Šajā rokasgrāmatā jūs uzzinājāt, kā efektīvi salīdzināt un apvienot dažādas Excel darblapas. Iestatot autorizācijas un reģistrēšanu, jūs varat nodrošināt datu drošību un vienlaikus palielināt darba efektivitāti. Šīs prasmes ir īpaši noderīgas kontrolinga un pārdošanas nodaļām, lai saglabātu pārskatu un optimizētu darba plūsmu.
Biežāk uzdotie jautājumi
Kā nodrošināt, lai darbinieki redzētu tikai savus datus?Izmantojiet koplietošanas iespējas programmā Excel, lai piešķirtu īpašas lietotāju tiesības un tādējādi ierobežotu piekļuvi noteiktiem datiem.
Kas notiek, ja darbinieks neiesniedz savu datni? Pārskats tiek atjaunināts, tiklīdz datne ir iesniegta, pateicoties Excel salīdzināšanas funkcijai.
Vai es varu izmantot arī vecākas Excel versijas? Minētās funkcijas var nebūt pieejamas visās Excel versijās. Pārliecinieties, ka izmantojat vismaz Excel 2016 vai jaunāku versiju, lai varētu izmantot visas aprakstītās funkcijas.
Kā ir ar datu drošību, augšupielādējot failus mākonī? Datu aizsardzība ir svarīga. Ja vēlaties augšupielādēt failus mākonī, jāpārliecinās, ka visi darbinieki piekrīt šai procedūrai. Kā alternatīvu varat pārvaldīt failus lokāli.
