Excel izmantošana uzņēmuma datu pārvaldībai var būt ļoti noderīga, jo īpaši finanšu analīzēs. Šajā rokasgrāmatā uzzināsiet, kā Excel programmā izmantot starpsummu funkciju, lai automātiski aprēķinātu starpsummas pārdošanas sarakstā. Jo īpaši mēs parādīsim, kā pārskatāmi attēlot ceturkšņa skaitļus un izcelt tos krāsā.
Galvenie rezultāti
- Daļēja rezultāta funkcija ļauj viegli aprēķināt starpsummas atbilstoši noteiktiem kritērijiem, piemēram, ceturkšņiem.
- Jūs varat ievērojami uzlabot analīžu pārskatāmību, sagrupējot datus.
- Lai vizuāli izceltu svarīgus rezultātus, var izmantot nosacīto formatēšanu.
Soli pa solim
1. Atveriet pārdošanas sarakstu
Sāciet, atverot savu pārdošanas sarakstu programmā Excel. Jums ir nepieciešams fails, kurā ir visi attiecīgie dati, piemēram, mēneši, pārdošanas apjomi, peļņa un klienti.
2. Izvēlieties attiecīgo datu diapazonu.
Mēneši, pārdošanas apjomi, peļņa un ceturkšņi ir uzskaitīti ceturkšņu sarakstā. Tagad atlasiet diapazonu, kuru vēlaties izmantot starpsummu aprēķināšanai, piemēram, ceturkšņu vērtības.
3. Piemērojiet daļēja rezultāta funkciju
Lai izmantotu daļējo rezultātu funkciju, izvēlnes joslā atveriet cilni "Dati" un sameklējiet sadaļu "Sadalījums". Tur atradīsiet opciju "Daļējs rezultāts". Noklikšķiniet uz tās, lai atvērtu attiecīgo izvēlni.
4. Grupēt pēc ceturkšņa
Tagad ir jānorāda, ka grupēšanai jābūt pēc ceturkšņa. Kā grupēšanas kritēriju izvēlieties "Ceturksnis". Tas nozīmē, ka visas vērtības, kas pieder vienam ceturksnim, tiks sagrupētas kopā.
5. iestatiet kopsummas izmantošanu
Jums arī tiks lūgts izvēlēties aprēķina funkciju. Izvēlieties "Kopā", lai saskaitītu gan peļņu, gan pārdošanas apjomu par katru ceturksni. Apstipriniet šos ierakstus ar "OK".
6. pārbaudiet rezultātus
Noklikšķinot uz "OK", redzēsiet aprēķinātās starpsummas par katru ceturksni, tostarp apgrozījuma un peļņas kopsummas. Tas sniedz jums ātru pārskatu par finansiālo situāciju.
7. Vizualizējiet rezultātus
Lai ceturkšņa rezultātus padarītu vizuāli pievilcīgākus, jums ir iespēja tos izcelt krāsā. Izvēlieties attiecīgās šūnas un dodieties uz cilni "Sākums". Izvēlieties iespēju "Nosacītais formatējums".
8. Pielāgojiet nosacīto formatējumu
Šeit jums ir iespēja izveidot jaunu formatēšanas noteikumu. Izvēlieties opciju "Izmantot formulu, lai noteiktu formatējamās šūnas". Ievadiet formulu, kas izceļ rezultātus atbilstoši kritērijiem.
9. definēt formatēšanu
Izvēlieties vēlamo formatējumu (piemēram, oranža fona krāsa), lai izceltu tikko pielāgotos rezultātus. Noklikšķiniet uz "OK", lai piemērotu jauno formatējumu.
10. Pielāgojiet galīgo displeju
Ja vēlaties, varat izcelt kopējo rezultātu, formatējot to treknrakstā. Tas uzlabo lasāmību un pievērš uzmanību svarīgākajiem galvenajiem skaitļiem.
Apkopojums
Šajā rokasgrāmatā esat iemācījušies, kā Excel programmā izmantot daļēja rezultāta funkciju, lai izveidotu automātiskas starpsummas pārdošanas datiem. Jūs varat sagrupēt ceturkšņa vērtības, aprēķināt kopsummas un formatēt tās vizuāli pievilcīgā veidā, lai rezultātus attēlotu skaidri un kodolīgi.
Biežāk uzdotie jautājumi
Kā es varu aktivizēt daļējo rezultātu funkciju?Daļējo rezultātu funkciju var atrast cilnē "Dati" sadaļā "Sadalījums".
Kas notiek, ja es grupēju pēc mēneša? Grupējot pēc mēneša, tiek iegūta tikai viena rinda katram mēnesim, kas nenodrošina vēlamās starpsummas.
Vai es varu jebkurā laikā mainīt starpsummu formatējumu? Jā, nosacīto formatējumu var pielāgot jebkurā laikā, lai uzsvērtu vai mainītu rezultātus.
Vai starpsummas ir jāatjaunina manuāli? Nē, starpsummas tiek atjauninātas automātiski, kad mainās pamatā esošie dati.
Kā labāk izcelt svarīgākos rezultātus?Varat izmantot nosacīto formatēšanu, lai mainītu krāsu vai fonta lielumu, tādējādi uzlabojot redzamību.
