Uzmanieties no metadatiem Excel failos: droša apstrāde

Metadati Excel failos var slēpt slēptus riskus, jo īpaši, ja kopīgojat failus vai pievienojat tiem konfidenciālu informāciju. Šī informācija ne vienmēr ir uzreiz redzama, bet to var noplūst, veicot vienkāršas darbības. Ja jūsu mērķis ir nodrošināt, ka konfidenciāli dati netiek nopludināti trešajām personām, ir svarīgi saprast, kas ir metadati un kā tos droši rediģēt vai dzēst.

Galvenās atziņas

• Metadati ir papildu informācija par failu, kas bieži vien satur personisku vai konfidenciālu informāciju.
• Ir vienkāršas metodes, kā no Excel failiem izdzēst personas datus.
• Lai izvairītos no datu aizsardzības pārkāpumiem, ļoti svarīga ir pareiza metadatu apstrāde.

Soli pa solim

Vispirms aplūkosim tukšu Excel izklājlapu. Ja jums ir atvērta tukša izklājlapa, tā var šķist neuzkrītoša, taču aplūkosim to tuvāk.

Excel faila īpašības varat apskatīt, noklikšķinot ar peles labo pogu uz faila ikonas un izvēloties "Īpašības". Tur jāatrod sadaļa "Detalizēta informācija", kurā ir daudz informācijas. Bieži vien jūs atradīsiet aprakstošu tekstu, tagus un pat tā autora vārdu, kurš izveidojis failu.

Īpaša uzmanība jāpievērš pēdējās saglabāšanas un izveides datumiem. Šie dati var atklāt konfidenciālu informāciju, kuru nevēlaties, lai citi redzētu. Ir viegli aizmirst, ka šāda informācija var palikt redzama pat tad, ja fails ir kopīgots.

Ja rediģētu failu nododat savam priekšniekam vai klientam, tajā var tikt iekļauta neērta vai konfidenciāla informācija, piemēram, vecie komentāri vai iepriekšējā autora dati. Lai izvairītos no šādas informācijas, varat to dzēst ar vienu peles klikšķi.

Lai to izdarītu, vēlreiz atveriet Excel failu. Izvēlnē atveriet "File" (Failu) un izvēlieties "Properties" (Īpašības). Dažādās sadaļās jūs atpazīsiet ne tikai faila nosaukumu, bet arī citus metadatus, kurus, iespējams, neesat pamanījis.

Viens no labākajiem veidiem, kā efektīvi noņemt metadatus, ir pārskatīt failu pirms tā saglabāšanas. Neatkarīgi no tā, vai saglabājat failu vai eksportējat to jaunā formātā, piemēram, PDF, pārliecinieties, ka tajā nav iekļauta konfidenciāla informācija.

Ja failu vēlaties saglabāt kā PDF failu, atveriet "File" (Failu) un izvēlieties "Save as" (Saglabāt kā) un pēc tam "PDF" (PDF). Tādējādi tiks izveidots jauns fails, kurā nebūs Excel faila metadatu, ja failu fiziski izdrukāsiet.

Ir arī vēl viena iespēja, kā pirms faila nosūtīšanas notīrīt metadatus. Izvēlnes "Failu" pretrunā "Pārbaudīt darbgrāmatu" varat identificēt un noņemt personalizēto informāciju. Vienkārši noklikšķiniet uz "Pārbaudīt dokumentu", un programmatūra jūs informēs par visiem esošajiem metadatiem un sniegs iespēju tos noņemt.

Kad esat izņēmis visu informāciju, fails atkal ir jānoglabā. Ja pēc tam vēlreiz pārbaudīsiet rekvizītus, redzēsiet, ka visa sensitīvā informācija ir pazudusi.

Ir vērts atzīmēt, ka izveides datums un pēdējās piekļuves datums joprojām būs redzams, jo šī informācija ir daļa no faila. Tomēr, ja vēlaties, lai fails būtu pilnībā anonimizēts, jums nav citas izvēles, kā vien izveidot jaunu failu. Kopējiet saturu jaunā dokumentā.

Pēc tam saglabājiet jauno dokumentu ar citu nosaukumu. Tas nodrošinās, ka jaunajā failā tiks saglabāta tikai vēlamā informācija.

Pārliecinieties, ka šajā failā tiek dzēsti arī autora dati un izveides dati, jo tie parasti tiek kopēti.

Šādā veidā jūs izvairīsieties no metadatu tīkliem, kas varētu būt neērti, jo īpaši profesionālā kontekstā. Kā piemēru var minēt studentus, kuri apmaina vecos materiālus pret jauniem failiem, nepielāgojot metadatus.

Kopsavilkums

Strādājot ar metadatiem Office failos, ir jābūt uzmanīgiem. Lai gan metadati sniedz vērtīgu informāciju par dokumenta radītāju un vēsturi, tie var saturēt arī sensitīvus datus, kurus nevajadzētu izpaust. Lai aizsargātu konfidenciālu saturu un izvairītos no nepatīkamām situācijām, ir svarīgi zināt, kā šo informāciju rediģēt un dzēst.