Darba stundu aprēķināšana programmā Excel

Excel ir jaudīgs rīks, kas var palīdzēt efektīvi aprēķināt darba laiku. Īpaši, ja strādājat ar negatīvām stundām un minūtēm, tas var būt sarežģīti. Dažādās operētājsistēmās, piemēram, Windows un Mac, datuma un laika formāti ir atšķirīgi. Tāpēc ir svarīgi izprast pamatus, lai veiktu pareizus aprēķinus. Šajā pamācībā es parādīšu, kā pareizi aprēķināt negatīvos laikus programmā Excel un kādi iestatījumi ir nepieciešami, lai nodrošinātu netraucētu darbību.

Svarīgākie secinājumi

• Excel izmanto atšķirīgus datumu formātus operētājsistēmā Windows un Mac.
• Lai aprēķinātu negatīvās stundas, ļoti svarīgs ir 1904. gada režīms.
• Darbam ar laika formātiem programmā Excel ir nepieciešama pielāgota pieeja.

Soli pa solim

1. Izpratne par Excel datumu formātiem

Lai strādātu ar negatīvām stundām un minūtēm, ir svarīgi izprast dažādos datumu formātus, ko izmanto Excel. Windows un MacOS aprēķina laiku un datumu atšķirīgi. Pēc noklusējuma Excel operētājsistēmā Windows sākas ar datumu 1/1/1900, bet MacOS - ar 1/1/1904. Tas var radīt būtiskas atšķirības.

2. Aktivizējiet 1904. gada režīmu

Lai efektīvi aprēķinātu negatīvus laikus programmā Excel, ir jāaktivizē 1904. gada režīms, jo īpaši pārsūtot datus starp Windows un Mac. Lai to izdarītu, dodieties uz faila opcijām, pēc tam uz "Advanced" un ritiniet līdz sadaļai "Calculate this workbook". Aktivizējiet opciju "Use 1904 values", lai varētu pareizi veikt aprēķinus.

3. Pielāgojiet laika formātu

Pēc tam, kad ir aktivizēts 1904. gada režīms, ir svarīgi pielāgot laika formātus. Noklusējuma laika formāts var radīt neskaidrības programmā Excel, īpaši, ja tiek veikti daudzi aprēķini. Atlasiet atbilstošās šūnas, dodieties uz "Vairāk skaitļu formātu" un iestatiet pielāgotu formātu, kas pareizi attēlo stundas un minūtes.

4. Aprēķiniet darba laiku

Pārliecinieties, ka darba laiks ir attiecīgi reģistrēts. Piemēram, ja darbinieks vienu dienu strādā 8 stundas, bet nākamajā dienā - 8 stundas un 30 minūtes, šo laiku summai jābūt pareizi aprēķinātai. Ievadiet datus šūnās un izmantojiet summu funkciju vai starpību, lai iegūtu kopsummu.

5. Veiciet starpības aprēķinu

Ja vēlaties aprēķināt mērķa un faktiskā laika starpību, varat vienkārši izmantot starpības funkcijas. Ievadiet šūnā mērķa laiku un izmantojiet formulu, lai iegūtu starpību no darba laika. Jūs redzēsiet, ka Excel jums sniegs rezultātu, ja vien formāts ir iestatīts pareizi.

6. Aprēķiniem izmantojiet pielāgotu formātu

Lai aprēķinus padarītu pēc iespējas vienkāršākus, ieteicams izmantot lietotājam pielāgotu formātu. Šis solis nodrošina, ka Excel apstrādā stundas, minūtes un sekundes tā, kā vēlaties. Formatēšanā izmantojiet opciju "Pielāgots" un ievadiet vēlamās laika vērtības.

7. Atpazīt problemātiskās laika vērtības

Var gadīties, ka jūsu aprēķini nenorit tā, kā vēlaties. Šajā gadījumā ir svarīgi pievērst uzmanību konkrētajām vērtībām, kuras izmantojat. Pārbaudiet, vai jūsu dati ir 1900 vai 1904. gada režīmā un vai jūsu iestatījums ir no Windows vai Mac. Tas var būtiski ietekmēt aprēķinus.

8 Turpmākie aprēķini un analīze

Kad esat pareizi iestatījis datus, varat turpināt aprēķinus un analīzes. Ņemiet vērā, ka Excel neļaus noteiktos aprēķinos izmantot negatīvas laika vērtības, ja nebūs iestatīts pareizais formāts. Pārbaudiet dažādus formātus, lai iegūtu vēlamos rezultātus.

9. Datu saglabāšana un glabāšana

Kad esat veicis visus nepieciešamos aprēķinus un pielāgojumus, saglabājiet savu failu. Pārliecinieties, ka fails ir saglabāts atbilstošā Excel formātā, lai nodrošinātu, ka visi iestatījumi un formāti tiek saglabāti pareizi. Tas ir īpaši svarīgi, pārslēdzoties starp operētājsistēmām Windows un Mac.

Kopsavilkums

Šajā pamācībā jūs uzzinājāt, kā pareizi aprēķināt negatīvās stundas un minūtes programmā Excel. Galvenais bija pareizi iestatīt datuma formātu un izmantot 1904. gada režīmu. Izmantojot pareizos formātus un funkcijas, jūs varēsiet veikt efektīvus un precīzus aprēķinus.