Datu filtrēšana un šķirošana programmā Excel

Lielu datu apjomu pārvaldība programmā Excel var būt sarežģīta. Jo īpaši, ja vēlaties analizēt vai attēlot tikai noteiktu datu daļu, izklājlapas filtrēšana un šķirošana kļūst par svarīgu prasmi. Šajā pamācībā soli pa solim parādīs, kā filtrēt un šķirot datus programmā Excel, lai strādātu efektīvāk. Neatkarīgi no tā, vai meklējat konkrētas filmas no saraksta vai analizējat datus par konkrētām kategorijām, ar pareizajiem paņēmieniem varat ātri iegūt pārskatu.

Galvenie secinājumi

• Excel ir iebūvētas filtrēšanas un šķirošanas funkcijas, kuras var aktivizēt, lai parādītu mērķtiecīgus datus.
• Filtrēšanas funkcija ļauj parādīt tikai tos datus, kas atbilst noteiktiem kritērijiem, piemēram, pēc žanra vai režisora.
• Pēc filtru piemērošanas tabulas statuss tiek saglabāts, līdz manuāli atiestatāt vai dzēšat filtrus.
• Datu šķirošana uzlabo pārskatāmību un atvieglo informācijas analīzi.

Soli pa solim

1. Atveriet un sagatavojiet tabulu

Lai sāktu darbu, atveriet Excel failu ar filmu sarakstu. Jūs pamanīsiet, ka pirmajā rindā jau ir galvenes. Lai atvieglotu darbu, ieteicams pirmo rindu nostiprināt tā, lai, ritinot, tā vienmēr būtu redzama.

2. Aktivizējiet filtru

Pārejiet uz filtra opcijām. Excel lietojumprogrammas augšējā labajā pusē atradīsiet apgabalu "Atlasīt un filtrēt". Noklikšķiniet uz tās, lai aktivizētu filtra funkcijas. Excel atpazīs virsrakstus un katrā slejā pievienos atbilstošas nolaižamās bultiņas.

3. Datu filtrēšana

Noklikšķiniet uz nolaižamās bultas slejā, kurā vēlaties filtrēt datus. Šeit jūs varat izvēlēties konkrētus kritērijus. Piemēram, ja jūs meklējat tikai filmas "Action", varat atcelt visu pārējo kategoriju atlasi. To var izdarīt, vienkārši atceļot attiecīgo lodziņu atzīmēšanu.

4. Apvienot vairākus filtrus

Lai vēl vairāk sašaurinātu meklēšanu, varat vienlaikus piemērot vairākus filtrus. Pieņemsim, ka vēlaties redzēt visas Stīvena Spīlberga filmas, kas iekļautas žanrā "Animācija". Aktivizējiet atbilstošo filtru režisoram un žanram. Tagad Excel parādīs tikai atbilstošās filmas.

5. Atiestatiet filtru

Ja vēlaties atgriezties pie sākotnējiem datiem, jebkurā laikā varat atiestatīt filtrus. Noklikšķiniet uz nolaižamās bultas un izvēlieties iespēju "Atlasīt visus", lai atjaunotu visu datu redzamību.

6. šķirot datus

Lai palielinātu pārskatāmību, filtrētos datus varat arī šķirot. Vispirms izvēlieties kolonnu, pēc kuras vēlaties šķirot, piemēram, direktors. Atkal izmantojiet nolaižamās bultas, lai datus sakārtotu pēc alfabēta vai pēc cita kritērija.

7 Izmantojiet filtrus un šķirošanu kopā

Kad būsiet izmantojuši gan filtrus, gan šķirošanas funkcijas, redzēsiet daudz pārskatāmāku datu sarakstu. Tagad visām Rolanda Emmeriha filmām vajadzētu būt kopā, tādējādi atvieglojot konkrētu filmu meklēšanu.

8. Saziņa ar koplietojamiem datiem

Atcerieties, ka filtri paliek aktīvi arī tad, ja tabulu saglabājat un to atver kāds cits. Tas var radīt pārpratumus, ja šī persona domā, ka dati ir pazuduši. Tāpēc ir ļoti svarīga skaidra saziņa par filtru statusu.

9 Dzēst vai atkārtoti piemērot filtrus

Jebkurā laikā varat atiestatīt visus filtrus, noklikšķinot uz filtru opcijām un dzēšot filtrus. Vai arī, ja nepieciešams, varat atkārtoti aktivizēt filtrus, lai analizētu datus.

Apkopojums

Datu filtrēšana un šķirošana programmā Excel ir efektīvs veids, kā ātri atrast vajadzīgo informāciju. Izmantojot šos paņēmienus, jūs varat efektīvi meklēt lielās tabulās un parādīt tikai būtiskākos datus. Neatkarīgi no tā, vai strādājat ar filmu sarakstiem vai ikdienas darbā jums ir jāpārvalda liels datu apjoms, izpratne par filtrēšanas un šķirošanas funkcijām ir būtisks solis ceļā uz lielāku efektivitāti.