Automātiska dzimšanas dienu saraksta izveide programmā Excel

Dzimšanas dienu pārvaldība Excel sarakstā var būt ne tikai noderīga, bet arī ļoti efektīva. Kad pēdējo reizi kalendārā ievadījāt pašreizējo datumu un paziņojāt: "Ar dzimšanas dienu!"? Tā vietā, lai manuāli meklētu šo informāciju, varat izmantot Excel, lai automātiski atzīmētu dzimšanas dienas un tās uzskaitītu. Šajā rokasgrāmatā uzzināsiet, kā Excel programmā izmantot vienkāršas formulas un nosacītu formatēšanu, lai uzzinātu, kuri kontakti šodien svin dzimšanas dienu.

Galvenie secinājumi

• Jūs uzzināsiet, kā Excel programmā salīdzināt dzimšanas datumus, izmantojot formulu.
• Nosacījumu formatēšanas izmantošana ļauj izveidot vizuālu attēlojumu.
• Šie paņēmieni palīdzēs jums efektīvāk veikt ikdienas biroja darbu.

Soli pa solim

Solis Nr. 1: Sagatavojiet Excel failu

Vispirms atveriet Excel failu, kurā jau ir kontaktpersonu saraksts un to dzimšanas datumi. Pārliecinieties, ka dati ir skaidrā formātā, piemēram, A slejā ir vārdi, bet B slejā - attiecīgie dzimšanas datumi.

Solis Nr. 2: izprotiet dzimšanas datumu kontekstu

Šajā Excel izklājlapā var būt dažāda informācija, kas palīdzēs jums labāk organizēt dzimšanas datumus. Varētu būt noderīgi saglabāt arī noteiktu kontaktinformāciju, piemēram, adreses un tālruņa numurus, lai nepieciešamības gadījumā varētu piekļūt šai informācijai.

Solis Nr. 3: Izveidojiet vienkāršu testa formulu

Lai noteiktu, vai šodien ir kāda cilvēka dzimšanas diena, sāciet, izveidojot testa formulu. Šī formula saskaņos dzimšanas dienas datu mēneša un dienas vērtības ar pašreizējo datumu. Jums nav jāiekļauj gads, jo tikai mēnesim un dienai ir jābūt vienādiem.

Solis Nr. 4: salīdziniet mēnesi un dienu

Izmantojiet funkciju "TODAY()", lai noskaidrotu pašreizējo mēnesi un dienu. Tādējādi jūsu formulai ir jāsalīdzina dzimšanas datuma mēnesis ar šodienas mēnesi. Lai to izdarītu, izmantojiet funkciju "MONTH()", lai salīdzinātu dzimšanas datuma mēnesi ar pašreizējo mēnesi.

solis: pareizi iestatiet iekavas

Pārliecinieties, ka visas iekavas formulā ir iestatītas pareizi. Katrai jūsu formulas daļai ir jāatrodas pareizajās iekavās, lai Excel varētu izpildīt paziņojumu bez kļūdām. Tas ir svarīgi, lai jūsu salīdzināšanas operācijas tiktu pareizi apstrādātas.

Solis Nr. 6: Dienas salīdzinājumu pabeigšana

Tagad, kad esat sinhronizējuši mēnesi, salīdziniet arī dienas. Pārliecinieties, ka ir sinhronizētas arī dienu vērtības jūsu formulā. Tagad jums ir pilnīgs nosacījums, lai pārbaudītu, vai šodien ir dzimšanas diena vai nav.

Solis Nr. 7: Velciet formulu uz leju

Lai piemērotu formulu visam dzimšanas dienu datumiem, velciet šūnas stūri, kurā atrodas formula, uz leju. Tas ļauj programmai Excel automātiski piemērot salīdzināšanas funkciju visiem saraksta ierakstiem.

Solis 8: Piemērojiet nosacīto formatējumu

Lai vizuāli izceltu dzimšanas dienas, atlasiet visu dzimšanas dienu datu sleju un dodieties uz "Nosacītais formatējums". Izvēlieties iespēju izveidot jaunu noteikumu un ievietojiet iepriekš izveidoto formulu. Iestatiet formatēšanu tā, lai lauki, kuros tika ģenerēta vērtība "True", tiktu aizpildīti zaļā krāsā.

9. solis: Rezultātu pārbaude

Kad esat piemērojis nosacīto formatēšanu, vēlreiz pārbaudiet sarakstu. Tagad jums vajadzētu redzēt, ka šodien svinamās dzimšanas dienas ir izceltas ar zaļu fonu. Tas ļauj ātri atpazīt, kam šajā dienā ir dzimšanas diena.

10. darbība: Atsauksmes un jautājumi

Ja jums ir vēl kādi jautājumi vai problēmas, vienkārši atstājiet komentāru zem videoklipa. Lietotāju atsauksmes ir vērtīgas turpmākajiem uzlabojumiem.

Kopsavilkums

Izmantojot iepriekš izskaidrotos soļus, jūs varat ievērojami vienkāršot dzimšanas dienu pārvaldību programmā Excel. Formulu un nosacītā formatējuma kombinācija nodrošina, ka jums vienmēr ir pārskats par gaidāmajām dzimšanas dienām. Šie rīki atvieglos un padarīs efektīvāku jūsu biroja ikdienu.