Excel šūnu palīdzības teksti

Palīdzības teksti programmā Excel var palīdzēt palielināt darblapu lietošanas ērtumu. Tos var izmantot, lai padarītu ierakstus šūnās vienkāršākus un skaidrākus, jo īpaši jaunpienācējiem vai jaunajiem darbiniekiem, kuri vēl nav iepazinušies ar veidlapām. Šajā rokasgrāmatā uzzināsiet, kā noteikt palīdzības tekstus noteiktām Excel šūnām un kādas iespējas piedāvā datu validēšana.

Galvenie secinājumi

• Palīgteksti atvieglo datu ievadīšanu šūnās.
• Datu validēšana ļauj ierobežot lietotāja saskarni.
• Ja tiek veikti nepareizi ieraksti, var tikt parādīti kļūdu ziņojumi.

Palīdzības tekstu definēšana

Sāksim ar gada kalendāra atvēršanu, kurā vēlamies ieviest palīdzības tekstus. Izvēlieties šūnas vai rindas, kurām vēlaties izveidot palīdzības tekstu.

Pēc tam pārejiet uz izvēlnes elementu "Dati" un izvēlieties opciju "Datu validēšana". Šajā izvēlnē varat veikt dažādus iestatījumus, lai kontrolētu ierakstus izvēlētajā šūnā.

Tagad varat definēt uzvedni. Tas ir teksts, kas tiek parādīts, kad kāds izvēlas šūnu. Piemēram, jūs varat formulēt šādu pieprasījumu: "Šeit ir norādīts piegādes datums klientam, kas var būt ne vairāk kā 90 dienas nākotnē".

Kad esat izveidojis uzvedni, apstipriniet ierakstus, lai saglabātu iestatījumus.

Ierakstu apstiprināšana

Lai nodrošinātu, ka šūnā tiek ievadīti tikai derīgi dati, jādefinē ievades validēšanas noteikumi. Atkārtoti dodieties uz datu validāciju un izvēlieties iestatījumu "Allow" (atļaut). Šeit varat definēt ievades kritērijus. Izvēlieties "Datums", ja vēlaties, lai tiktu atļauti tikai datumi.

Vēl viens solis ir definēt atļauto laika periodu. Varat norādīt, ka sākuma datums ir "šodien" un beigu datums ir noteikts ne vēlāk kā 90 dienas nākotnē. Tas ļauj jums elastīgi atļaut ierakstus šajā laika posmā.

Pēc izvēles varat konfigurēt arī kļūdu ziņojumus. Šeit varat izvēlēties, vai par nederīgiem ierakstiem tiks parādīts "Stop ziņojums", "Brīdinājums" vai "Informācija". Pārtraukšanas ziņojums novērš nepareizu datu saglabāšanu un pieprasa veikt pareizu ierakstu.

Kļūdu ziņojumi un to apstrāde

Kad esat definējis ievades validāciju un visus konfigurētos kļūdu ziņojumus, izmēģiniet ierakstus. Lai pārbaudītu kļūdas ziņojumu, apzināti ievadiet nederīgu datumu, kas neatbilst norādītajiem kritērijiem.

Ja ieraksts neatbilst kritērijiem, tiks parādīts nepieciešamais kļūdas ziņojums. Kļūdas gadījumā varat informēt lietotāju, ka ir atļauti tikai tādi datumi, kas ir ne vairāk kā 90 dienas uz priekšu.

Ļaujiet lietotājam veikt vēl vienu mēģinājumu. Piemēram, ievadiet pareizu datumu un pārliecinieties, ka palīdzības teksti un ieraksti ir derīgi.

Pielāgot un atcelt iestatījumus

Ja vēlaties pielāgot vai atcelt ievades ierobežojumus vai palīdzības tekstus, jebkurā laikā varat atkārtoti izsaukt datu pārbaudi. Tur varat dzēst esošās atzīmes vai noklikšķiniet uz "Notīrīt visu", lai atiestatītu visus iestatījumus.

Šī elastība ir būtiska, jo īpaši, ja strādājat ar sarežģītām tabulām, kurās nepieciešami daudzi dažādi ieraksti. Palīgteksti atvieglo darbu jums un citiem lietotājiem, jo tie sniedz skaidrus norādījumus par to, kas jāieraksta šūnā.

Kopsavilkums

Palīdzības tekstu definēšana programmā Excel var ievērojami atvieglot datu ievadīšanu šūnās un palīdzēt izvairīties no kļūdām. Izmantojot datu validāciju, jums ir kontrole pār to, kādi dati tiek ievadīti šūnās, un varat konfigurēt kļūdas ziņojumus, lai palīdzētu lietotājam.