Ja regulāri nepieciešams drukāt aploksnes - vai nu personīgiem ielūgumiem, vai biznesa korespondencei -, vēlaties, lai šis process būtu pēc iespējas vienkāršāks un efektīvāks. Tā vietā, lai manuāli formatētu katru aploksni, varat izmantot Word pasta apvienošanas funkciju, lai automātiski ģenerētu vairākas aploksnes ar dažādiem saņēmējiem. Šajā rokasgrāmatā uzzināsiet, kā izdrukāt aploksnes un sagatavot tās nosūtīšanai pa pastu.
Galvenie ieguvumi
- Pasta apvienošana programmā Word ļauj automātiski izveidot vairākas aploksnes.
- Jūs varat importēt saņēmēju datus no Excel izklājlapas, lai atvieglotu drukāšanu.
- Word piedāvā dažādas funkcijas, lai pielāgotu adreses formatējumu.
Soli pa solim
Vispirms atveriet tukšu Word dokumentu un pārejiet uz cilni "Pasta sūtījumi". Šeit atradīsiet izvēlnes elementu "Aploksnes".
Noklikšķiniet uz "Envelopes", lai atvērtu aplokšņu un uzlīmju logu. Šajā logā varat ievadīt sūtītāja adresi un saņēmēja adresi. Šajā piemērā parādīts, kā iestatīt pasta apvienošanu vairākiem saņēmējiem.
Jūs vēlaties izdrukāt vairākas aploksnes vienlaicīgi. Lai to izdarītu, dodieties uz opcijām un izvēlieties atbilstošu aplokšņu formātu. Pēc noklusējuma ir iestatīts formāts "DL". Ja vēlaties izmantot citu formātu, varat to pielāgot šeit.
Svarīga ir drukāšanas opcija. Atkarībā no printera modeļa aplokšņu padeves veids var atšķirties. Pirms izmēģinājuma drukāšanas ieteicams kā veidni izmantot vienkāršu A4 formāta lapu, lai redzētu, kā tā tiek padota.
Ja viss ir kārtībā, noklikšķiniet uz "OK", lai pievienotu aploksni dokumentam. Tādējādi tiks izveidots dokuments ar sūtītāja adresi un vietu saņēmēja adresei.
Tagad ir pienācis laiks importēt datus pasta apvienošanai. Jums jau vajadzētu būt sagatavojušam Excel failu ar saņēmēju sarakstu. Šajā failā jāietver atbilstošas kolonnas vārdam, uzvārdam, adresei utt.
Aizveriet Excel izklājlapu un atgriezieties programmā Word. Izvēlieties "Start Mail Merge" un pēc tam "Envelopes". Word jautās, kuru aploksni vēlaties izmantot pasta apvienošanai. Izvēlieties vajadzīgo aploksni.
Pēc tam, kad būsiet noklikšķinājis uz "OK", aploksne tiks parādīta ekrānā. Tagad cilnē "Sūtījumi" atradīsiet arī iespēju izvēlēties saņēmējus.
Šeit varat izveidot jaunu sarakstu vai arī izvēlēties savu Excel izklājlapu. Izvēlieties Excel failu un apstipriniet, kuru tabulu vēlaties izmantot.
Tagad jūsu dokumentā ir pieejami visi saņēmēji. Jūs varat rediģēt saņēmēju sarakstu, lai pārliecinātos, ka visi nepieciešamie dati ir pareizi. Word ļauj arī filtrēt sarakstu vai dzēst dublikātus.
Tagad varat definēt aplokšņu adrešu blokus. Noklikšķiniet uz "Adrešu bloks", lai pielāgotu adreses elementus, kas jānorāda uz katras aploksnes.
Ja jums ir īpašas formatēšanas prasības, piemēram, norādīt valsti tikai starptautiskiem sūtījumiem, varat pielāgot arī šos iestatījumus.
Kad būsiet visu iestatījis, varat redzēt, kā aploksne izskatīsies priekšskatījuma logā. Ja vēlaties veikt izmaiņas, varat viegli pielāgot adrešu izvietojumu.
Varat izveidot drukas failu, noklikšķinot uz "Finish and merge" (Pabeigt un apvienot). Jums ir arī iespēja nosūtīt aploksnes uz e-pastu vai pārnest tās uz jaunu dokumentu.
Tagad redzēsiet, ka Word ir izveidojis katru atsevišķo aploksni. Tagad varat tās nosūtīt uz printeri vai dzēst, ja nepieciešams.
Apkopojot šos soļus, var teikt, ka šajos soļos esat iemācījušies, kā efektīvi drukāt aploksnes vairākiem saņēmējiem, izmantojot Word pasta apvienošanas funkciju.
Kopsavilkums
Izmantojot iepriekš aprakstītos soļus, jūs tagad esat labi sagatavots, lai izveidotu aploksnes programmā Word un sagatavotu tās tiešai nosūtīšanai. Jūs varat viegli strādāt ar lieliem datu apjomiem un īsā laikā izdrukāt daudzas personalizētas aploksnes.
Biežāk uzdotie jautājumi
Kādus formātus varu izvēlēties, drukājot aploksnes programmā Word?Standarta aplokšņu formāti ir DL, C5, C6 un citi izplatīti formāti.
Kā es varu pielāgot saņēmēju sarakstu pasta apvienošanai? Sarakstu var rediģēt programmā Excel, lai nodrošinātu, ka visi attiecīgie dati ir pareizi.
Ko darīt, ja adreses netiek pareizi attēlotas? Pārliecinieties, vai Excel izklājlapas kolonnas ir pareizi nosauktas un vai Word ir pareizi konfigurēti adrešu bloki.
Vai var rediģēt aploksnes pēc pasta apvienošanas? Jā, jūs varat pielāgot ģenerētās aploksnes jaunajā dokumentā pirms to drukāšanas.
Vai es varu nosūtīt aploksnes uz e-pastu?Jā, jūs varat nosūtīt aploksnes arī tieši pa e-pastu, ja Word programmā veicat atbilstošus iestatījumus.
